Každé zboží má svůj doklad

A každá firma má svůj informační systém, jenž doklady ke zboží generuje. Tento jednoduchý příměr pouze zjednodušeně přibližuje nerozlučnou trojici, jejíž míra provázanosti určuje vnitrofiremní efektivitu. Praxe je pak složitější, zboží provází životním cyklem často až desítky dokladů, o jejichž generování se starají různé účetní, podnikové ERP či skladové WMS systémy. V rámci jedné samostatné společnosti je většinou oběh dokladů řešen poměrně efektivně interním propojením jednotlivých systémů. Jak ovšem řešit komunikaci mezi rozdílnými a nesourodými systémy různých subjektů v rámci celého prodejního řetězce?

Způsobů, jak systémy propojit, existuje několik. Prvním je ruční přepisování vytištěných dokladů. To s sebou ovšem přináší značnou chybovost, časovou prodlevu a vysoké náklady na lidské zdroje. Druhým je speciální, na míru dělané (proprietární) propojení dvou jednotlivých systémů, případně zasílání exportovaných dat e-mailem. Pokud je třeba propojit více protistran, případně při změně obchodního partnera, ukazuje se tato varianta jako zbytečně nákladná a neefektivní. Navíc je zpravidla řešeno pouze samotné propojení, a ne procesní schéma toku dokladů. Proto praxe ukazuje, že tou nejvhodnější variantou je využití právě EDI (electronic data interchange), kdy si podniky vyměňují doklady ve formě strukturovaných zpráv podle jasně daných schémat – standardů.

Strukturovaně a unifikovaně

Elektronická výměna dat (EDI) je desítkami let vyzkoušený a aktuálně nejpoužívanější způsob realizace obchodních transakcí v oblasti FMCG na světě a akceleraci jeho zavádění zažívají i firmy v Česku a na Slovensku. Důvody jsou nasnadě. Ekonomickou nejistotou motivované obchodní subjekty vyžadují efektivnější vzájemnou komunikaci. EDI se pak pro řadu firem stává významným pomocníkem.

To ostatně potvrdil i rozsáhlý podzimní průzkum mezi 299 respondenty s rozhodovacím vlivem na logistiku z oboru FMCG. Logističtí manažeři mezi bolestmi logistiky svých firem na prvním místě označili jasnou nadpoloviční většinou (63 %) právě problém s propojitelností jednotlivých IT systémů. „Logistický manažer velice často zápasí s několika proprietárními systémy a různými rozhraními protistran. Taková firma nejen tone v množství zadávání informací a vykazování, ale zejména jí schází přehled a okamžitá dosledovatelnost zboží,“ říká David Reichel ze společnosti CCV Informační systémy, jenž průzkum realizovala.

EDI není jenom elektronická faktura

Když se řekne elektronizace obchodních dokladů, většina z nás si představí fakturu v PDF, případně jiný formát umožňující alespoň automatické načtení podnikovým systémem. Pokud se ovšem bavíme o EDI ve své plnohodnotné podobě, získáváme diametrálně odlišný kvantitativní i kvalitativní přesah.

Dobrou představu o tom, jak širokou oblast klasické EDI pokrývá, si uděláme při odhalení počtu zpráv, které obchodní komunikaci pokrývají. Standard EANCOM jich nabízí více než čtyřicet, v praxi se v České republice využívá více než patnáct, přičemž rozsah jejich implementace u zákazníků stále roste. Zatímco dříve tvořily téměř sto procent celkového objemu komunikace zprávy objednávka (ORDERS) a faktura (INVOIC), dnes už tyto zprávy tvoří pouze něco málo přes polovinu celkového objemu přenášených zpráv.

Moderní řetězce totiž až na výjimky dokáží nyní využívat EDI velice efektivně a komunikují takto s většinou svých dodavatelů. A postupně zavádějí stále další typy nových zpráv. Kromě zmiňovaných objednávek a faktur jsou dnes běžné také příjemky (RECADV) a dodací listy (DESADV), a v posledním půlroce se národní subset rozšířil také o vratku (RETANN). Snahou je maximální automatizace obchodních procesů při zohlednění vazeb na vnitrofiremní procesy, datová integrace s podnikovými informačními systémy typu ERP a CRM a v neposlední řadě zapojení co největšího počtu, v ideálním případě všech, obchodních partnerů.

Dá se říct, že prakticky všichni významní velcí obchodníci z moderního a dnes už i tradičního trhu EDI používají, neboť jsou si vědomi jeho přínosů. Ti nejlepší (jako Makro, Ahold, Globus, Tesco) se pak snaží o stoprocentní pokrytí svých dodavatelů. „Bez zboží v regálu není prodej. Jeho dostupnost je z velké míry závislá na správném toku informací o zboží mezi partnery. Vzhledem k tomu, že považujeme tento parametr za jeden z klíčových faktorů úspěchu ve vztahu k našim zákazníkům, rozvíjíme vlastní nástroj pro jeho sledování. Díky tomu jsme schopni neustále kontrolovat jak samotnou dostupnost zboží, tak i finanční dopady výpadků, které přináší ztráty všem zúčastněným stranám. V dnešní době proto pružnost komunikace a věrohodná data hrají klíčovou roli,“ vysvětluje Barbora Cikánková, logistics and supply chain professional společnosti Makro Cash & Carry / Metro Group.

Zprávou o krok napřed

Jakým způsobem elektronická výměna dokladů prostřednictvím EDI funguje v praxi, si můžeme ukázat na příkladu společnosti Ahold. Ta v současnosti využívá v komunikaci se svými dodavateli osm různých zpráv.

Pokud se Ahold rozhodne objednat zboží, zasílá směrem k dodavateli zprávu typu ORDERS (objednávka), kde definuje požadovaný počet, místo určení a termín dodání. Jakmile dodavatel či jeho logistický operátor zboží přiveze do skladu Aholdu a je fyzicky převzato, směřuje zpět k dodavateli tzv. avízo o příjmu zboží (EDI zpráva RECADV, tzv. příjemka). Ten má tímto ihned k dispozici informace, jak proběhl příjem zboží. Zda Ahold převzal celou dodávku, případně jen její část a kterou.

V případě, že se zboží z určitého specifikovaného důvodu vrací zpět, posílá Ahold dodavateli zprávu typu RETANN (vratka). Ta posléze slouží jako podklad pro následné dobropisování. Celý proces pokračuje tím, že dodavatel na základě potvrzení o příjmu zboží zasílá Aholdu prostřednictvím zprávy INVOIC elektronickou fakturu. U ní Ahold nejprve automaticky zkontroluje elektronický podpis a o jeho správnosti protistranu informuje zprávou AUTACK. Následuje formální kontrola faktury jako daňového a obchodního dokladu. O výsledku této kontroly je dodavatel informován EDI zprávou APERAK.

Benefity motivací k dalším implementacím

Pokud si uvědomíme, že doba výměny jednotlivých dokladů mezi subjekty se počítá v řádech sekund, maximálně minut při garanci bezchybnosti a plné integrace do vnitrofiremních systémů, pak jsou výhody takového řešení nesporné, a společnosti proto rozsah integrace neustále rozšiřují o další užitečné zprávy.

I Ahold plánuje další zprávy, a to typu DESADV a COMDIS. První z nich, DESADV, tedy avízo o odeslání zboží, zašle dodavatel před fyzickou dodávkou zboží a tím umožní Aholdu včasnou přípravu na proces samotného přijetí. Zpráva typicky obsahuje informace o přesném počtu a způsobu balení. Zpráva typu COMDIS pak dále prohloubí elektronický proces zpracování faktury. Ta je automaticky kontrolována na obsahovou správnost, tedy ceny zboží, fakturované množství, obchodní podmínky atd. Zpráva COMDIS (obchodní námitka) pak dodavateli výsledek této kontroly, například požadavek na dobropis, zašle.

Výmluvně osvětluje výhody řešení Kamila Pospíšilová, která má ve společnosti Ahold EDI komunikaci na českém a slovenském trhu na starost: „Zpráva DESADV je pro nás důležitá, protože nám umožní rychleji přijmout zboží a snadněji odhalit nesrovnalosti v dodávkách. Zavedení COMDISu pak povede k úsporám při likvidaci faktur. COMDIS bude mít zároveň výhody pro dodavatele, protože ti rychleji zjistí, že jsme zpracovali jejich doklad. Tato informace má velký dopad na cash flow a na plánování dalších úhrad. Dále pokud na faktuře evidujeme rozdílné hodnoty, tak nám zároveň umožní provést i částečnou úhradu a touto zprávou informovat dodavatele. Nemělo by tedy již docházet k tomu, že nebude uhrazena celá faktura kvůli tomu, že obsahuje chybu jen v jedné drobné položce.“

Přínos i pro logistického providera

EDI není ovšem pouze výsadou dodavatelů a odběratelů. Svou pozitivní roli hraje i v případě logistických providerů (LSP). Ukázat si to můžeme třeba na komunikaci společnosti Alimpex Food se svými uložiteli. Ten dodává na trh výrobky českých mlékáren, ve svém portfoliu má však i vlastní značky a kromě toho působí i jako poskytovatel logistických a distribučních služeb například pro Bel Sýry Česko či Müller Milch. Veškerá vzájemná komunikace mezi Alimpex Food a jeho zákazníky probíhá pouze elektronicky a strukturovaně přes EDI. Jeho zákazníci pak s pomocí EDI komunikují s obchodními řetězci.

EDI komunikace pokrývá veškeré logistické procesy, které mohou při komunikaci mezi poskytovatelem logistických služeb a jeho zákazníkem nastat. V každém časovém okamžiku a při jakékoli logistické operaci mají společnosti Bel Sýry Česko i Müller Milch dokonalý přehled o svém zboží. Každý den jim Alimpex Food posílá přehled zásob a zástupci obou společností tak přesně vědí, co je na skladu, v jakém stavu a do kdy zboží vydrží (GSL – garantovaná doba použitelnosti). Bel Sýry Česko i Müller Milch mají rovněž k dispozici detailní informace o aktuální prodejní situaci každého jednotlivého výrobku. Nejenže vědí, jak se které zboží prodává, ale získávají i zpětnou vazbu pro svoji výrobu a budoucí prodej.

„Po zavedení EDI máme dokonalý přehled o našem zboží a víme prakticky v každém okamžiku, co se s ním děje. Díky tomu můžeme operativně řešit požadavky našich odběratelů prostřednictvím společnosti Alimpex Food, která má od nás přesné informace potřebné k vykonávání jednotlivých logistických operací,“ říká Ondřej Veselý, logistic manager CEE, Bel Sýry Česko.

Jeho slova pak doplňuje Jaroslav Falta, manažer IS a člen dozorčí rady, Alimpex Food: „Přínos zavedení EDI je možno vnímat ve dvou rovinách. Tou první jsou pozitiva pro nás jako logistického operátora. Zde bych vyzdvihl zejména absolutní přehled o více než devíti stech položkách výrobků, kterými disponujeme. Druhou, neméně důležitou rovinou je pak rychlá, spolehlivá a efektivní komunikace s našimi zákazníky a zásadní zlepšení celé řady služeb, které jim poskytujeme.“

Dostupné pro všechny

Přínosy z každodenního provozu EDI jsou více než zřejmé. Ovšem otázkou vždy bylo a bude za jakou cenu. Pozitivním budiž zjištění, že i zde jde EDI s dobou a je několika subjekty nabízeno i prostřednictvím modelu software jako služba (SaaS). To s sebou kromě redukce vstupních nákladů přináší i další výhody, například překlady jednotlivých formátů od různých zúčastněných stran, datové kontroly a kompletace, důvěryhodnou archivaci či garanci legislativního souladu. A to s sebou zákonitě přináší zřetelný nárůst EDI uživatelů.

Služeb největšího tuzemského konsolidačního a clearingového centra EDI Orion tak využívá více než tisíc společností a aktuálně zde dochází k měsíčnímu přenosu zhruba dvou milionů strukturovaných zpráv. Uživatelem této služby je i Plzeňský Prazdroj, který představuje z hlediska objemu komunikace vůbec největšího dodavatele do retailu na tuzemském trhu. „Plzeňský Prazdroj vzhledem k prodejním objemům a zároveň k počtu obchodních partnerů klade obrovský důraz na kvalitu a úroveň služeb spojených s výměnou elektronických dokladů. Rychlá a spolehlivá komunikace s našimi zákazníky a dodavateli prostřednictvím formátu EDI je zcela klíčová jak z finančního, tak logistického hlediska,“ říká Pavel Pučelík, sales systems manager společnosti Plzeňský Prazdroj.

Obecné směřování firem k outsourcovaným službám pak potvrzuje David Reichel ze společnosti CCV Informační systémy, která je provozovatelem služby EDI Orion: „Vnímáme, že se zákazníci bez ohledu na velikost firmy přestali bránit uceleným outsourcovaným či cloudovým řešením, kdy neinvestují do vlastnictví aplikace, ale získávají službu s přidanou hodnotou při minimalizaci nákladů na správu EDI komunikace.“

Václav Kotyk
Autor je šéfredaktorem informačního portálu EdiZone.cz, který se na oblast elektronické výměny dat v obchodním styku specializuje.