Vstup ČR do EU přinesl problémy i tržby

Se společností Gaston se mohou nejen čeští zákazníci setkat na pultech obchodů například ve formě konzervovaného ovoce, zeleniny a rybích výrobků značek Giana, Marina či Kaiser Franz Josef. Gaston však exkluzivně zastupuje také jiné evropské výrobce. Nejvýznamnější změnou v posledních letech byl pro firmu vstup České republiky do Evropské unie, kdy skokově (o více než 35 procent) vzrostly tržby, ale kdy bylo také třeba v souladu s evropskou legislativou implementovat nové funkce informačního systému. Tou nejpodstatnější byla zpětná dohledatelnost výrobních šarží potravinářského zboží na úroveň jednotlivých palet. Už tehdy se ale naplno projevily nedostatky staršího informačního systému a nové funkce tak musely být řešeny provizorním, samostatným systémem.

Podmínkou byla nezávislost na dodavateli

Po vstupu ČR do EU a raketovém nárůstu tržeb tak bylo třeba najít nové řešení. Firma se rozhodla najít takový informační systém, který bude umožňovat v maximální míře individuální úpravy na míru společnosti a zároveň změnu implementačního partnera bez nutnosti změny celého systému. Po dlouhém výběru a zvažování jednotlivých nabídek nakonec zvítězil Microsoft Dynamics NAV a implementační partner CCV Informační systémy. Implementace systému trvala téměř rok. Během této doby proběhla detailní procesní analýza i optimalizace logistiky a řízení skladových zásob. Po roce se pak systém rozběhl na ostro a prakticky jediný problém, který se po spuštění systému vyskytl, spočíval v lidském faktoru. Například skladníci si totiž museli zvyknout, že pokud je systém pošle pro paletu o dvě uličky dál, musí skutečně vyskladnit tuto paletu, aby vše fungovalo, jak má. Systém vyskladňování měl přitom vždycky svůj důvod – ať již se jednalo o zohlednění data expirace nebo třeba rezervaci dané palety pro jiného zákazníka.

Doprava a obalové saldo – speciální modul na míru

V souvislosti s expanzí na domácím i zahraničním trhu došlo k identifikaci potřeby optimalizace další části logistického řetězce – dopravy a obalového salda. Důvody byly jednoznačné. Náklady na dopravu pochopitelně tvoří nemalou část celkových nákladů společnosti Gaston na pořízení a prodej zboží. Obaly (takřka výhradně palety) pak představují značný objem zásob i ve finančním vyjádření. Navíc drtivá většina obalů se nachází mimo centrální sklad (u dopravců, zákazníků, dodavatelů), protože je s nimi převáženo zboží.
Doprava zboží je v Gastonu zajišťována výhradně externími smluvními přepravci. Manažeři společnosti předpokládali, že optimalizací dopravy mohou dosáhnout významných nákladových úspor (za současného zachování schopnosti dodávat zboží v požadovaném čase, což je u velkých obchodních řetězců podmiňováno i smluvně pod sankcí). Cílem bylo rovněž získat správné informace o dopravních nákladech k jednotlivým zákazníkům vzhledem k objemům a hmotnostem dodaného zboží, což jsou velmi významná data při vyjednávání s obchodními řetězci o cenách a dodávkách.
Od začátku vývoje modulu Doprava a obalové saldo bylo zřejmé, že se jedná o relativně samostatné agendy, které jsou v určitých styčných bodech provázány a mají společné kontroly a výstupy. Doprava byla navržena jako parametrická komplexní úloha s číselníky, které definují dopravce, jejich přepravní kapacity a služby, auta a řidiče. Všechny číselníky zahrnují i vazbu na smluvní fakturační údaje (ceny) a podklady pro mýto (emisní skupiny a nápravy). Dále byl navržen číselník obvyklých závozových tras s již detailně předdefinovanými podklady pro komplexní výpočet ceny. Pro konečnou fázi fakturace přepravních nákladů pak vznikl samostatný číselník pro efektivní a detailní rozpočet dle sledovaných kriterií.
Logistická část dopravy byla koncepčně začleněna do celkového řídicího panelu v aplikaci řízeného skladu, který sleduje a řídí objednávky zákazníků od jejich vzniku až po ukončení jejich expedice a odvoz zboží. Výhodou tohoto řešení je fakt, že řízení expedice probíhá v souladu s naplánovanými a zajištěnými přepravními kapacitami a nedochází k hromadění zboží v expedičních zónách, kde čeká na odvoz. V případě potřeby je pak možné operativně měnit přepravce nebo jeho auta, popřípadě dotěžovat nebo odtěžovat náklad o některé objednávky. Podle stavu realizovaných odvozů zboží je i on-line přehled o volných kapacitách na expediční ploše skladu. Pro dopravu na neřízených skladech a speciální dopravní požadavky vznikla samostatná aplikace, která využívá shodných číselníků, ale není propojena na řídicí panel řízeného skladu. Přesto dokáže plnit shodné požadavky na objednávku a realizaci přepravy.
Další fází vývoje pak prošel standardní fakturační a evidenční modul, do kterého byly začleněny kontrolní a rozpočtové funkce pro efektivní zpracování dokladů od dopravců a sledování jejich kvality a správnosti včetně přiznání dopravních bonusů.
U obalů se podstatně aktualizovala původní zjednodušená úloha, rozšíření se týkalo detailního sledování vydaných a přijatých palet dopravců, agendy přijatých paletových voucherů od zákazníků a celkové restrukturalizace sledování paletového hospodářství na řízených i neřízených skladech. Systém tak nyní umožňuje sledovat on-line stavy ve všech těchto segmentech a řídit je dle potřeby tak, aby nedocházelo ke zbytečným nákupům, ztrátám z prodlení nebo nesrovnalostem s dopravci a jejich řidiči.

Přínosy nového modulu

Management společnosti Gaston si nejvíce cení přínosu společného a jednotného zpracování dat a dokladů pro centrálu i hlavní řízený sklad, který je geograficky vzdálen, a předávání podkladů tak působilo problémy. V rámci celé firmy pak došlo ke sjednocení procesů. Posílením kontrolní činnosti se zamezilo neoprávněným nákladům ve fakturaci a zlepšila se vyjednávací pozice obchodníků, kteří znají reálné náklady jednotlivých zákazníků. V oblasti palet se pak výrazně zamezilo jejich reálným ztrátám u dopravců, zákazníků i na skladech.

Řešení business intelligence za jeden den

V rámci rozvoje informačního systému se Gaston rozhodl loni v červenci nasadit také specializované řešení pro business intelligence BI4Dynamics, které společnost CCV Informační systémy zvládla implementovat během jediného dne. Nový informační systém tak začal významně pomáhat managementu při řízení podniku. „Dokážeme teď lépe sledovat poptávku trhu a odbourat nadbytečné zásoby. Pro naši společnost je velmi důležité mít dokonalý přehled o nákupu, prodeji, a zejména zásobách, které s využitím správných, přehledných a okamžitě dostupných informací můžeme lépe optimalizovat,“ uvedla Yvona Štěrbová, ekonomická ředitelka společnosti Gaston.

Ušetřili jsme dvacet procent skladového prostoru

S nasazením Microsoft Dynamics NAV došlo ve společnosti Gaston k několika podstatným a příjemným změnám. Tou nejsnáze kvantifikovatelnou byla úspora skladového prostoru, který si Gaston pronajímá od externích dodavatelů. Díky optimalizaci řízení zásob se během tří let podařilo zmenšit potřebný skladový prostor o celých dvacet procent, a to i přesto, že tržby společnosti vzrostly o 12,5 procenta. Kromě toho se také zlepšilo finanční řízení, díky čemuž bylo možné snížit úvěrové zatížení společnosti, což je pro tento typ podnikání velice důležité. Za největší přínos však management považuje fakt, že systém je stabilní a spolehlivý, a to i v tom slova smyslu, že firma v každém okamžiku ví o každé jedné konzervě, ať již je na lodi na Filipínách, v kamionu v Peru, nebo třeba na cestě do skladu obchodního domu v Brně. Obchodníci tak při jednání se zákazníky vždy pracují s aktuálními a správnými údaji, a pokud zákazník potřebuje například konzervovaný ananas, může mu obchodník ihned říci, kdy a kolik mu je schopen ananasu dodat a jaké bude mít datum expirace.