facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEMS 10/2023 , IT právo

IT smlouvy z pohledu dodavatele

Jan Tomíšek, David Sláma


Dodávky IT řešení jsou často nároč­né a náklad­né pro­jek­ty, čemuž odpo­ví­dá i slo­ži­tost smluv, podle kterých se takové dodáv­ky rea­li­zu­jí. Přes vysoké nákla­dy a znač­nou míru rizik pro obě smluvní strany se v praxi často setkáváme se smlouvami nepříliš kvalitními. Důsledkem je značné nebezpečí, že celý projekt skončí nezdarem a citelnými výdaji v dlouhém soudním sporu. Tento text představuje základní body, kterým by měl dodavatel věnovat pozornost ve svých smlouvách na dodávku IT řešení či při posuzování návrhu smluv zákazníků.


Předmět a účel smlouvy

Základní součástí každé smlouvy je vymezení, co má být dodáno (předmět), ale mnohdy se hodí také specifikovat, co je cílem objed­na­te­le (účel). Předmět a účel smlouvy často bývá zaměňován, pří­pad­ně účel není uveden, ale zejména u složitějších projektů je vhod­né specifikaci obou částí plnění věnovat dostatek pozornosti. Dobře popsaný účel smlouvy může pomoci v interpretaci sporných či jinak nejasných smluvních ustanovení nebo třeba při akceptaci plnění.

Vymezení předmětu IT smlouvy není až tak právnická, jako spíše technická otázka. Často bývá předmět specifikován formou technického popisu řešení v přílohách smlouvy. Podrobné specifikace mnohdy obsahují architekturu řešení, popisy integračních rozhraní a vazeb, dekompozici řešení na jednotlivé dílčí moduly apod. To vše může značně přispět k tomu, aby dodavatel měl jasno, co dodává, a objednatel dostal, co chce.

Praktickým způsobem vymezení předmětu smlouvy mohou být jednotlivé požadavky, případně tzv. user stories. Jde o dílčí konkrétní sdělení, která v souhrnu popisují požadované vlastnosti dodávky. Příkladem může být: „HR modul bude umožňovat vygenerování pracovní smlouvy podle zadaného vzoru a vložených údajů o nastupujícím zaměstnanci.“ nebo (formou user story): „Jako HR manažer potřebuji mít možnost v HR modulu vygenerovat pracovní smlouvu podle zadaného vzoru a vložených údajů o nastupujícím zaměstnanci.“.

Takto formulované požadavky jsou vhodné nejen pro jasnou specifikaci plnění, ale mohou dobře posloužit jako akceptační kritéria. V rámci akceptačního řízení objednatel může snadno požadavky porovnat s dodaným řešením a ověřit, že je toto v souladu s jeho potřebami. Dodavatel naplnění takovýchto akceptačních kritérií také může kontrolovat v rámci vývoje, což přispívá k předvídatelnosti výsledku akceptačního řízení.

Dodací a platební milníky

Neméně důležitá je specifikace, kdy má být plnění dodáno a kdy zákazník co zaplatí. Vhodnou součástí smluv je podrobný harmonogram plnění, ve kterém jsou zachyceny jednotlivé fáze projektu, dodávané součásti plnění, ale také platební milníky. Zejména u delších projektů je pro dodavatele výhodné, aby celá platba nečekala až na akceptaci celého plnění, ale platby byly rozloženy po dobu trvání projektu.

Na druhou stranu i objednatelé mnohdy využívají různé nástroje, jak platby ve smlouvách upravit výhodněji pro sebe. Jednou z takových možností je zádržné: část platby z každého milníku není vyplacena v rámci daného milníku, ale až například po uplynutí určité doby od dokončení celého projektu. Podmínkou vyplacení je pak zpravidla to, že dodavatel odstraní veškeré podstatné vady, které se v řešení za danou dobu projeví. Jde o motivační nástroj, aby dodavatel dodal řešení bez chyb, resp. jej uvedl do plně provozovatelného stavu, a je na dodavateli, aby dobře zvážil ekonomické dopady odložení části plateb.

Práva duševního vlastnictví

Zejména ve smlouvách na dodávku softwaru jsou ujednání o právech duševního vlastnictví jedny z nejdůležitějších v celé smlouvě, a to pro obě smluvní strany. Zjednodušeně jde o nastavení podmínek, za kterých bude objednatel moci užívat dodaný software (a jiné předměty práv duševního vlastnictví, jako např. dokumentaci, databáze, ochranné známky, know-how…).

Objednatelé mají často zájem obdržet maximální rozsah práv, což může znamenat požadavek na postoupení práva výkonu majetkových autorských práv. Jde o specifický režim, který lze aplikovat na zaměstnanecká autorská díla, tj. autorská díla zhotovená pro dodavatele jeho zaměstnanci, případně u softwaru osobami v obdobném postavení. Postoupení práv však znamená, že dodavatel již nebude moci s dotčenými autorskými díly dále nakládat, např. je poskytovat jiným zákazníkům, užívat pro interní účely apod. Obdobně funguje také výhradní výlučná licence – výhradní znamená, že předmět licence dodavatel nesmí poskytnout třetí straně, výlučná zase, že sám dodavatel již nemůže předmět licence užít.

I značně restriktivní licenční režimy však mohou mít své opodstatnění, především u softwaru zhotovovaného na míru konkrétnímu zákazníkovi, přičemž takový silně customizovaný software by měl minimální využití jinde na trhu. Pokud by naopak řešení bylo využitelné pro jiné zákazníky a objednatel požadoval postoupení práv či výhradní licenci, měl by dodavatel při stanovení ceny zohlednit, že řešení jiným zákazníkům nabídnout nemůže.

Kromě jiného však dodavatel musí myslet na to, že nikdo nemůže poskytnout více práv, než sám má. Znamená to, že dodavatel musí mít povědomí o vlastních oprávněních vůči plnění, které poskytuje objednateli. Dodávaný software obsahuje řadu dílčích součástí, při­čemž mnohdy může jít o kousky proprietárního či open-source soft­waru, k němuž nevykonává práva dodavatel. Smlouvy často obsahují ustanovení o odpovědnosti dodavatele za právní vady plnění, což je právě případ, kdy by dodavatel použil plnění bez dostatečných oprávnění. To může objednateli přinést značné škody, které následně bude po dodavateli vymáhat. Dodavatel by měl proto vždy mít přesný přehled, co je obsahem plnění, které poskytuje objednateli.

Odpovědnost za faktické vady

Vedle zmíněných právních vad se mohou v plnění objevit také faktické vady – v případě softwaru je časté, že dodané řešení vykazuje z pohledu zákazníka větší či menší nedostatky, protože i sebepřesnější specifikaci mohou smluvní strany vykládat různě. Část nedostatků odhalí akceptace a smlouva by měla obsahovat postup a lhůty pro jejich odstranění v rámci akceptačního řízení. Jiná situace je však s vadami, které se objeví později.

V některých případech je spolu se smlouvou na dodání softwaru uzavřena servisní smlouva, tj. smlouva, na základě které dodavatel dále poskytuje k softwaru služby provozu, podpory a rozvoje. Odstraňování vad softwaru pak nemusí být řešeno formou záruky, ale místo toho se aplikuje dohoda o úrovni služeb (SLA) v servisní smlouvě.

Ta by měla především stanovit režim podpory, tj. dobu, ve které bude dodavatel reagovat na vady a řešit je, kategorizaci vad a doby odezvy a řešení pro jednotlivé kategorie vad. Neméně důležitou náležitostí je dohoda na způsobu komunikace a hlášení vad. U komplexnějších řešení je obvyklé rozdělení podpory na několik úrovní, přičemž základní úroveň mohou poskytovat specificky vyškolení pracovníci objednatele, což snižuje nároky na kapacity dodavatele a cenu služeb.

Pokud není SLA sjednáno, je vhodné upravit režim oprav vad po dodání řešení alespoň jednoduchou formou záruky. Mělo by být sjednáno, od kdy záruka běží, jak dlouho, jak objednatel může hlásit vady a jaká je lhůta pro jejich odstranění.

Další ujednání

Mezi další části smlouvy, na které by měl dodavatel myslet, jsou smluvní sankce a odpovědnost za újmu. Pokuty jsou běžnou součástí smluv a dodavatelé obvykle věnují velkou pozornost jejich výši a povinnostem, které jsou pokutami utvrzeny. Již ne tak často se však dostatek pozornosti věnuje dohodě o limitaci výše smluvních pokut a odpovědnosti za způsobenou újmu. V praxi se lze setkat s velkým rozpětím limitací, obecně lze ale konstatovat, že vcelku obvyklá je limitace do hodnoty plnění, případně u smluv na pravidelná plnění do výše hodnoty plnění za 12 měsíců.

U komplexních projektů se lze také setkat s detailní úpravou projektového řízení. Vhodná smluvní ujednání mohou ušetřit spoustu starostí a sporů. Smlouva může ustanovit řídicí výbor projektu a definovat jeho složení, pravomoci, četnost setkávání či komunikaci. Řídicí výbor během realizace projektu při vhodné smluvní úpravě bude předcházet sporům či je řešit, čímž značně přispěje ke zdárné realizaci projektu.

Shrnutí

Uvedené smluvní aspekty jsou podle našeho názoru jedny z nejvýznamnějších, byť někdy přehlížených, a každý dodavatel by se na ně měl zaměřit. V každém případě vždy doporučujeme spolupracovat se specializovanými advokáty již na přípravě či revizi smlouvy – správné nastavení smlouvy ušetří velké množství budoucích starostí a nákladů. Jakmile nastane problém, může už být na poradu s odborníky pozdě.

Jan Tomíšek Mgr. et Mgr. Ing. Jan Tomíšek, CIPP/E
Autor článku je advokátem a partnerem ROWAN LEGAL. Věnuje se softwarovému právu, elektronickému podepisování a identifikaci, kybernetické bezpečnosti, ochraně osobních údajů a ochraně spotřebitele. Mimo oblast IT se specializuje na přípravu legislativy a stavební právo. Vedle působení v advokacii je externím doktorandem na Ústavu práva a technologií Právnické fakulty Masarykovy univerzity.
David Sláma Mgr. David Sláma
David je advokát v advokátní kanceláři ROWAN LEGAL. Věnuje se oblasti práva ICT, duševního vlastnictví či ochrany osobních údajů, a to s přesahem do veřejného sektoru.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Mějte reálná očekávání a nepřeceňujte síly!

IT Systems 1-2/2024V prvním letošním vydání IT Systems narazíte hned několikrát na téma umělé inteligence. Nezajímá nás ovšem, jak hezké obrázky už dokáže AI vygenerovat. Zabýváme se raději uplatněním AI v oblasti e-commerce a logistiky. Podíváme se také, jak AI mění zákaznické linky a jak dokáže zvýšit produktivitu zaměstnanců a zrychlit interní procesy.