Základní předpoklady efektivního řešení

Správné nastavení IS je jedním ze základních předpokladů pro fungování a optimální využití IS pro řízení procesu údržby a zároveň hlavním mezníkem. Správné nastavení posouvá IS od zbytečně investovaných prostředků ke kvalitnímu nástroji, který přináší zefektivnění, zpřehlednění a optimalizaci procesu údržby.

Dodavatel IS proto musí spolu se softwarovým vybavením poskytnout nezbytné know-how pro jeho nastavení a konfiguraci IS. Dobrý dodavatel se nesnaží uživateli vnutit procesy, které jsou „natvrdo“ v IS, ale musí spolu s uživatelem hledat nejlepší variantu, nejvhodnější postup tak, aby výsledkem byl IS, který je svými funkcemi, prostředím a způsobem ovládání přínosem a ne zátěží pro své uživatele. Na druhé straně i IS musí být dostatečně flexibilní, aby se uměl ve správné míře přizpůsobit procesu údržby v podniku, a musí být dostatečně robustní, aby pokryl všechny oblasti, které se budou od něho vyžadovat.

I poté ale zůstává otázkou, zda jsou informace evidované v IS dostupné správným lidem, ve správném čase a ve správné formě a zda náklady na jejich získání nepřevyšují přínos z jejich používání.

Systém musí sloužit údržbě a ne údržba systému

Co je limitujícím prvkem využívání IS při řízení údržby? Data evidovaná v systému IS musí poskytovat dostatek informací pro proces údržby na každé úrovni řízení – IS musí fungovat pro údržbáře, ne údržbář pro IS.

Data evidovaná v IS můžeme rozdělit podle způsobu využití na:

• Data pro statistické vyhodnocování
• Data pro řízení procesu údržby
• Operativní data využívaná přímo v procesu údržby

Statistická data jsou využívaná v delších časových intervalech, na rozdíl od dat pro řízení procesu a dat využívaných přímo v procesu údržby, která je potřebné dostat do IS v reálném čase – tedy tehdy, když má jejich využití opodstatnění:

• Řídící pracovník nedokáže operativně reagovat na změny požadavků při procesu údržby, pokud nemá informace o aktuálním stavu rozpracovanosti úloh údržby, stavu požadavků na údržbu a stavu zdrojů pro údržbu.
• Výkonný pracovník údržby (údržbář) potřebuje mít přístup k aktuálním přiřazeným úlohám, historickým datům zařízení, na kterých vykonává výkon údržby, dokumentaci zařízení, přehledu o stavu materiálových zdrojů potřebných k výkonu údržby, apod.

Data evidovaná v IS, jejich struktura, kvalita a dostupnost v čase mají tedy jednoznačný vliv na způsob, jakým se IS v podniku využívá. I v případě, že máme kvalitní IS, se v případě nevhodně zvolené struktury dat můžeme dostat do stavu, při kterém je v IS evidované množství údajů, které jsou sice pravdivé, ale nepodstatné. Sběr údajů z procesu údržby je v takovém případě velmi komplikovaný a časově náročný, čímž zatěžuje údržbáře vysokou dávkou administrativní práce a sám údržbář bývá přesvědčený, že tato evidence nemá smysl. Přičemž se snaží si ji zjednodušit – většinou na úkor kvality evidovaných dat. Analyzovat potřebnou strukturu dat v jednotlivých etapách procesu údržby je proto jedním z nezbytných kroků při optimalizaci využívání IS při řízení údržby.

Kromě struktury dat je velmi důležitá i jejich dostupnost v čase. Každý pracovník v procesu údržby by měl mít k dispozici odpovídající data, na základě kterých usměrňuje svoji činnost. Data by měla být ve vhodné formě a obsahovat jen relevantní informace.

Kvalita evidovaných údajů úzce souvisí s předcházejícími atributy (strukturou a dostupností). Pokud pracovník, který data do IS eviduje, není přesvědčený o jejich využitelnosti (struktura) a nevidí přidanou hodnotu jejich evidence pro svou budoucí práci (dostupnost), není motivovaný ke korektnímu plnění evidence.

Jak tedy optimalizovat využívání IS při řízení údržby? Tím, že poskytneme data správným lidem, ve správném čase, ve správné formě a v odpovídající kvalitě.

Ing. Martin Vrana Autor článku je procesním analytikem pro EAM ve společnosti INSEKO, a. s.