Práce spojená s vykazováním a vyhodnocováním služebních cest sice nepatří k těm nejnáročnějším firemním agendám, je však sledovaná díky legislativě, která nenechává mnoho prostoru k improvizaci. Často to také bývají především výkazy pracovních cest, které auditoři či finanční úřady velmi rádi kontrolují. Pracovním cestám se tak věnuje značné množství času a energie. Aktuálně je však snahou firem věnovat se především svému hlavnímu předmětu podnikání (core bussiness) a provozní či podpůrné procesy si co nejvíce ulehčit.

Na následujících řádcích bychom vám chtěli představit způsob, kterým lze u agendy služebních cest trávit co nejméně času a přitom mít všechny informace a výstupy podrobně zpracované. Využijeme k tomu funkčnosti moderních webových aplikací (portálů), které jsou na českém trhu již dobře dostupné.

Praxe pracovních cest ve firmách

V mnohých firmách se agenda služebních cest již nezpracovává celá manuálně – písemná žádost o schválení pracovní cesty, předtištěný formulář absolvované pracovní cesty, schválení a vyúčtování s fyzickým podpisem, založení dokumentů do šanonů… Tato papírová evidence je v různé míře nahrazována zaznamenáváním do formulářů v informačních systémech (nebo také do aplikace MS Excel).

Co však stále mírně pokulhává v agendách pracovních cest, je kontinuita jednotlivých kroků a nezávislost na čase a místě jejich zpracování.

Zaměstnanec vyplní v systému návrh na pracovní cestu a ta se objeví nadřízenému jako položka v seznamu všech cest ke schválení. Je to ale on sám (nadřízený), kdo hlídá, zda do seznamu nějaké nové cesty přibyly a zda už není na jejich schválení pozdě. Poté zaměstnanec vyplní v systému formulář zprávy z pracovní cesty a fyzicky přinese kolegyni z ekonomického oddělení lístek za parkování či fakturu za ubytování. Někdy se do její pracovní přítomnosti trefí, jindy ho zastaví klika zamčených dveří.

Upozorňování, žádosti o schválení do termínu i posílání naskenovaných dokladů lze částečně vyřešit e-mailovou komunikací mezi zaměstnanci navzájem. Stále však tuto činnost řídí lidský faktor. Člověk, který si musí jednotlivé kroky sám pohlídat. A co teprve čas strávený prohledáváním šanonů a starých e-mailů při kontrole z úřadu či návštěvě auditora…

Nové aplikace přináší mnohá vylepšení

Moderní portály nabízí svým uživatelům usnadnění všech činností spojených s přípravou, schvalováním, průběhem i vyúčtováním pracovních cest. Pracovníci mohou všechny kroky a činnosti spojené s agendou služebních cest provádět přímo v aplikaci, která za ně navíc pohlídá, aby bylo vše uděláno včas, plynule a v návaznosti na jiné činnosti.

Podpora různých scénářů schvalování a přípravy pracovních cest je další zajímavou funkčností. Uživatel může využít buď jedno- nebo vícekrokové schvalování, upozorňování na termíny, akce a činnosti. Vybrat si, zda chce být upozorněn na blížící se termín, na aktuální nebo na zmeškaný termín apod. Upozornění si může nechat zaslat e-mailem nebo zobrazit na dashboard, aplikace pro komunikaci přes smartphone jsou již také poměrně dostupné.

Ke každému formuláři o pracovní cestě lze také přiložit různé elektronické dokumenty (přílohu) a vyřešit tak například uchování dokladů o výdajích. Samozřejmostí jsou pro většinu aplikací tuzemské i zahraniční destinace a hravě se poradí také s legislativními nástrahami například u dvoudenní služební cesty. Ve spolupráci s moduly pro docházku je dokonce možné odlišit dobu pracovní činnosti od doby osobního volna a sledovat tak saldo přesčasových hodin i během pracovních cest.

Firmy už mají často jiný systém či modul, ve kterém evidují údaje využitelné pro zpracovávání služebních cest (např. osobní údaje o zaměstnancích, evidence vozidel atd.). V takovém případě je možné tato data využít a vyhnout se tak dvojí evidenci nebo případným chybám a nesrovnalostem.

Nové aplikace pro pracovní cesty dobře zvládají připojení k jiným systémům i bez programových úprav – díky datovým pumpám (např. přenos výsledků zpracování služebních cest do účetních modulů či aplikací nebo přenos do mzdových modulů při proplácení cestovních náhrad přes mzdu).

Výhody webového prostředí pro cestující zaměstnance

Moderní webové aplikace díky svým vlastnostem nabízí mnoho dříve nemyslitelných funkčností. Jejich uživatelé mohou využívat všech výhod spojených s vlastnostmi internetu – nejsou limitování časem, nemusí docházet do kanceláře nebo jiného místa, na počítač se neinstaluje žádný software, aktualizace a servis jsou mnohem snadnější apod. Obzvlášť ve společnostech, kde zaměstnanci jezdí na služební cesty skoro denně, jsou tyto možnosti téměř nepostradatelné. Z webové agendy pracovních cest profitují nejen samotní uživatelé, ale také celá společnost, pro kterou je uspořený čas zaměstnanců ušetřenými náklady – pohonné hmoty, mzdové náklady, provoz kancelářských prostor apod. Díky webovému rozhraní, automatizovaným činnostem a elektronickému schvalování či vyúčtování nabízí aplikace také možnost významně zredukovat množství papírové dokumentace.

Závěrem

Komfortních funkčností, které poskytují webové aplikace pro agendu služebních cest, je spousta a všechny je v článku popsat nelze. Každý spolehlivý dodavatel podobných aplikací vám jejich možnosti rád představí v pohodlí vaší společnosti a na konkrétních případech i datech. Během vzájemné diskuse lze také zjistit mnoho o zajištění dalšího rozvoje aplikace a o možnostech zákaznických úprav.

Jindřich Petrák
Autor pracuje v oddělení pro personální systémy ve společnosti PC Help.