Personální informační systémy pro malé organizace i korporace

Řízení lidských zdrojů (HRM – Human Resource Management) patří k podpůrným procesům každé organizace. Některé z nich jej řídí prostřednictvím vlastního informačního systému (HRIS - Human Resources Information Systems). Jiné celý proces odsunou k externímu poskytovateli, nebo alespoň využijí outsourcingu pro zpracování mzdové agendy. Mnoho firem využívá možností některého z cloudových řešení, která jsou právě v oblasti řízení lidských zdrojů velmi rozšířená.

Rozsah pokrytí informačním systémem se výrazně liší podle typu a velikosti organizace, odvětví i schopnosti umět HRIS v této oblasti efektivně využít. Např. malé a středně velké tuzemské výrobní a obchodní firmy si často vystačí jen se základním zpracováním mezd, jednoduchou personální evidencí, popř. aplikacemi určenými k řízení některých důležitých operativních činností, jako jsou výpočty a výkazy služebních cest. Nadnárodní koncerny nebo vyspělé IT společnosti, které kladou velký důraz na realizaci všech důležitých subprocesů HRM, jsou pak schopny využít všechny moduly HRIS, včetně těch, které jsou určeny pro talent management. Na nejvyšší stupeň personálního řízení pak přecházejí zejména podniky, pro něž je systematická práce s vlastními lidmi nezbytná k udržení konkurenceschopnosti.

Na českém i slovenském trhu s personálními informačními systémy mají všechny typy organizací opravdu z čeho vybírat. Dodavatelé specializující se na vývoj aplikací pro tuto oblast, jako jsou například společnosti Vema, KS – program nebo Elanor, vytvořili za poslední dvě dekády ucelená modulární řešení, která jsou schopna pokrýt všechny, i vysoce specifické požadavky na řízení lidských zdrojů. A jako jedni z prvních také začali již před mnoha lety uplatňovat nyní velmi populární cloudový model poskytování aplikací formou pronájmu. Detailně propracovanou funkcionalitu, velmi úzce integrovanou na ostatní moduly, poskytují také globálně dodávaná ERP řešení. SAP S/4HANA nebo IFS Applications plně pokrývají HRM a propojují ho s ostatními součástmi systému, mj. také prostřednictvím workflow a DMS, které jsou uživatelům těchto ERP řešení k dispozici nad jakýmkoliv objektem. Silné jsou v této oblasti také některé tuzemské systémy, zejména pak Helios Green.

Moderní HRIS a jeho architektura

Moderní HRIS je možné rozdělit do tří hlavních funkčních oblastí. Jsou jimi samotné jádro HRIS, personální řízení zaměstnanců a talent management.

Hlavními součástmi jádra jsou personalistika, řízení mzdové agendy, komunikace s Českou správou sociálního zabezpečení (v SR Sociálnou pojisťovnou), zdravotními pojišťovnami a bankami a zaměstnanecký samoobslužný systém (tzv. personální samoobsluha). Všechny uvedené součásti jsou velmi důležité pro vedení personální agendy v každé organizaci. Proto také každý nový vstup či každá změna údajů musí být pečlivě zaznamenána do systému.

Personalistika je zaměřena na personální evidenci, do níž patří evidence uchazečů, zaměstnanců a agenturních pracovníků. S personální evidencí úzce souvisí evidence zákonných prohlídek a školení a přehled kvalifikačních dokladů a požadavků. K nim personalisté obvykle požadují varovná hlášení (alerty), která by upozorňovala na vypršení lhůt prohlídek a osvědčení a samozřejmě také příslušné reporty, popřípadě navázání generovaného plánu pro absolvování školení do daného termínu.

K řízení mzdové agendy neodmyslitelně patří podklady pro výpočet mzdy, jako jsou srážky ze mzdy, nárok na dovolenou, stravenky apod. Zpracování mezd obsahuje evidenci mezd zaměstnanců, příplatky a jiné formy odměňování. Výpočet a zaúčtování probíhá automaticky ve vazbě na docházku.

Komunikace s Českou správou sociálního zabezpečení (popř. Sociálnou pojisťovňou) a zdravotními pojišťovnami je vykonávána automaticky prostřednictvím internetu. K výměně dat se často používá XML, popř. jiné specifické formáty. Již zmíněná personální samoobsluha umožňuje zaměstnancům zobrazovat a měnit své základní personální údaje popřípadě zadávat žádosti o dovolenou, služební cestu apod. Na rozdíl od ostatních součástí jádra není ještě personální samoobsluha zcela běžnou součástí HRIS v českých a slovenských organizacích.

Personální řízení zaměstnanců

Personální řízení může mít více součástí, než jen ty, které zmíníme v následujícím textu. Patří sem plánování mzdových prostředků, zejména pak návrh jejich rozpočtu. Dále se jedná o systemizaci pracovních pozic, která zahrnuje definice pracovních míst a pozic a jejich popisy včetně možnosti vygenerování grafického zobrazení a tisku příslušných právních dokumentů (pracovní smlouva, dohoda atd.). Je nezbytné, aby byla provázána do dalších personálních agend, jako jsou lékařské prohlídky, plánování školení, pomůcky, osobní ochranné pracovní prostředky (OOPP), zodpovědnosti, kvalifikace atd. Nezbytné je rovněž propojení na evidenci majetku, aby bylo možné u každého zaměstnance sledovat, které věci má zapůjčené a které musí vrátit v případě rozvázání pracovního poměru.

Do personálního řízení patří také identity management, který slouží k úpravě informací o zaměstnancích. Ti mohou být zařazováni do skupin nebo organizačních jednotek, k čemuž se často používá propojení na databázi Active Directory.

Evidenci a zpracování docházky sice patří do personálního řízení zaměstnanců, systémově je ale obvykle součástí docházkového systému, který nemusí být integrální součástí celého HRIS. Tato agenda zahrnuje evidenci kalendářů, směnnosti a plánování nepřítomnosti. Patří sem také různé modely pracovní doby, správa příchodu, odchodu, přesčasů, příspěvků na stravování a dovolených. Docházka by měla být propojena společně s ostatními agendami jádra HRIS (jde zejména o mzdy) přímo na terminály, čímž je, kromě jiného, možné automaticky importovat a spravovat údaje o všech zaměstnancích.

Obr. 1: Dodavatelé HRIS v segmentu školských zařízení v ČR

Obr. 2: Dodavatelé HRIS v segmentu školských zařízení v SR

Cestovní příkazy, dovolené a stravování

Cestovní příkazy, ač spadají do personálního řízení zaměstnanců, jsou často řízeny speciálním modulem nebo softwarem třetí strany. Prvním klíčovým procesem je zpracování žádostí o služební cestu. Dále proces pokračuje vydáním zálohy v odpovídající měně, zajištěním letenek, ubytování atd. Na něj pak navazuje proces vyúčtování služebních cest a samozřejmě reporting poskytující přehled o nákladech na tuzemské a zahraniční cesty dle různých členění, popř. přehled o zaplacených pojistkách na cesty apod. Podstatné pro efektivní využití HRIS je jeho provázanost na uvedenou agendu tak, aby bylo možné sledovat služební cesty vůči odpracované době zadané v docházkovém systému a nároku na stravné.

Důležitou součástí personální řízení je také plánování dovolených a přehled jejich čerpání. Pro vedoucí pracovníky je důležité, aby měli k dispozici takovéto přehledy a mohli plánovat práci pro celý tým, který řídí. V neposlední řadě sem patří stravovací systém, který bývá systémové opět spíše součástí docházky. Stravovací systém může být i velmi náročný na customizace, například, používá-li organizace speciální objednávkový systém zahrnující třeba burzu stravy apod.).

Talent Management

Moderní HRIS kromě obvyklých modulů obsahuje funkcionalitu určenou pro tzv. Talent Management. Ten však nebývá ve firmách často poptáván, maximálně jsou z něj využívány jen některé součásti. talent management pokrývá zejména výběr, vzdělávání, plánování kariéry a odměňování zaměstnanců se zaměřením na řízení jejich výkonnosti.

Získávání nadaných zaměstnanců zahrnuje shromažďování a konsolidaci požadavků na nové zaměstnance přes celou organizaci a zvláště napomáhá při procesu jejich přijímání (organizace výběrových řízení, vstupní pohovory, výběr z vlastních zdrojů atd.).

Výběrová řízení zajišťují přehled o minulých, aktuálně probíhajících a budoucích výběrových řízení i s jejich výsledky. Součástí je také registr uchazečů, s nímž lze pracovat i do budoucna, popřípadě ho personalista může využít při napojení na sociální sítě, jako je např. LinkedIn. Firmy tuto agendu stále častěji spravují externě, např. prostřednictvím služby Teamio. Tato služba zajišťuje uchovávání životopisů, automatizaci odpovědí a další náležitosti včetně zabezpečení soukromí podle nařízení GDPR.

Personální rozvoj a vzdělávání

Personální rozvoj zaměstnanců slouží k pravidelnému hodnocení výkonnosti, nastavení parametrů, managementu kompetencí, definování pracovních postupů a sebehodnocení zaměstnanců. Stěžejní součástí této fáze je proces vzdělávání. Vzdělávání, školení a výcvik zaměstnanců je jednou z nejdůležitějších a zároveň často podceňovaných součástí řízení lidských zdrojů. Příslušná funkcionalita HRIS se používá mj. ke sledování plnění kvalifikačních požadavků, plánování vzdělávacích akcí, evidenci a vyhodnocování vzdělávacích akcí včetně jejich nákladovosti, evidenci osvědčení, certifikátů a jiných kvalifikačních dokladů, k administraci lektorů a správě kurzů pro samostudium.

Důležitou vlastností, která ze vzdělávacího procesu činí stěžejní součást personálního informačního systému, je úroveň integrace celého řešení. Jsou-li jednotlivé aplikace schopny mezi sebou úzce komunikovat, pak může být vzdělávání nedílnou součástí např. systemizace pracovních míst. Typický proces talent managementu pak může vypadat takto: Všechny uvedené činnosti bývají ve vyspělých HRIS vysoce automatizované.

Zaměstnanec je přijat do pracovního poměru a poté zařazen na systemizovanou pozici. Ta ale vyžaduje konkrétní typ vzdělání nebo školení (typicky na bezpečnost a ochranu zdraví při práci). Do vzdělávání v HRIS je pak automaticky přiřazen požadavek na příslušný kurz, jehož by se měl dotyčný zúčastnit, a zároveň jsou termíny kurzu zaplánovány do pracovních kalendářů. Po uskutečnění vzdělávací akce a získání požadovaného certifikátu se údaj o zvýšení kvalifikace automaticky přenese do personální evidence v systému a přiřadí se k danému zaměstnanci. Nakonec dojde k výpočtu nákladů na dané školení. Jestliže má zaměstnanec ve smlouvě dohodnuto, že v případě rozvázání pracovního poměru tyto náklady zaplatí, pak systém umožní tyto položky dohledat a předložit k úhradě.

Řízení kariér, plánování vývoje organizace a odměňování

Nedílnou součástí Talent Managementu je řízení kariér. To je v rámci HRIS chápáno jako zaměstnancem řízený proces, který v systému podporují tvorba kariérních scénářů a jejich uživatelské vyhledávání, spolupráce s odborným poradcem (mentorem), nástroje pro porovnávání pracovních zařazení a kariérní upozornění. Plánování pracovních postupů obsahuje modelování pracovních týmů, plány, postupové řetězce, vyhledání a porovnávání vhodných kandidátů.

Navazujícím procesem je hodnocení zaměstnanců. Obvykle zahrnuje první sebehodnocení zaměstnance, následně hodnocení nadřízeným a navazující kroky v odměňování, změně pracovní pozice, rozsahu kompetencí apod. Tento proces slouží k nastavování cílů a vyhodnocování jejich plnění, často i formou KPI, například u obchodníků. Při provázání HRIS na manažerský informační systém se tak součástí strategického řízení stávají kariérní plány zaměstnanců. HRIS integrovaný na MIS pak umožňuje hierarchicky rozkládat výkonnostní cíle organizace na cíle pracovních týmů i jednotlivých lidí. Vhodným konceptem pro řízení této struktury cílů a ukazatelů je Balanced Scorecard.

Řízení výkonnosti pak navazuje na management odměňování, který spočívá v realizaci kompenzačních plánů, zařazování pracovníků do globálních pobídkových plánů, přidělování bonusů pro podnikové úseky, cílové odměn a dalších benefitů.

Obr. 3: Dodavatelé HRIS v segmentu státních nemocnic v ČR

Obr. 4: Dodavatelé HRIS v segmentu státních nemocnic v SR

Způsoby přístupu

Všechny výše uvedené části HRIS jsou plně či částečně automatizované, přičemž jejich správu řídí pracovníci personálního oddělení. Ti, obvykle prostřednictvím technologie tenkého nebo tlustého klienta, mohou na základě rolí a přístupových práv pořizovat a měnit data ve všech částech HRIS. Při využívání HRIS se stále více různých úloh přesouvá od personalistů na manažery a technicko-hospodářské pracovníky. Těm samozřejmě postačí pouze omezený počet funkcí, pro jejichž využití by bylo zbytečné vytvářet novou aplikaci nebo modifikovat tu stávající. Proto se často využívá možností webového portálu. Moderní HRIS mají k dispozici tzv. zaměstnanecký portál, který je součástí personální samoobsluhy.

Přístup na webový portál personální samoobsluhy je samozřejmě autentizovaný, takže zaměstnanci mají přístup pouze ke svým údajům, anebo k informacím svého týmu. Podstatné pro využití webového portálu je jednoduchost a přehlednost příslušné osobní stránky s jasným standardizovaným rozhraním, aby nebylo nutné k jejímu používání žádné rozsáhlé školení.

Technologie HRIS

V minulosti i v současné době je stále běžné, že je HRIS používán na vlastním serveru umístěném v organizaci (on-premise, in-house). U takto používaných HRIS vyvstává problém především s distribucí nových verzí (update i upgrade). Některé organizace navíc preferují možnost odsunout tuto agendu buď jako celek nebo alespoň prostřednictvím cloudového řešení (on-demand) z toho důvodu, aby měly jistotu, že citlivé údaje o zaměstnancích a především jejich odměňování nezneužije někdo z vnitřního prostředí firmy.

Dalším důvodem pro outsourcing v podobě cloudu je bezesporu úspora nákladů. Pro aplikaci provozované v modelu SaaS (Software as a Service) je uživatel (resp. skupina uživatelů jedné organizace) předplatitelem přístupu k požadovaným funkcím. Víceklientská architektura umožňuje, že několik různých uživatelských skupin sdílí stejnou fyzickou instanci aplikace HRIS. Přestože každá skupina uživatelů (tenant) sdílí fyzické prostředky systému s ostatními, má k dispozici svou vlastní logickou instanci. Data jsou pak sdílena pouze mezi uživateli v rámci uživatelské skupiny a nikoliv napříč celým HRIS, k němuž přistupuje více různých uživatelských skupin, resp. organizací.

Využití víceklientské architektury má více různých přínosů. Kromě nižších nákladů na provoz umožňuje tato architektura horizontální škálování, tedy navyšování kapacity dle potřeb organizace. Aby aplikace HRIS zvládla provoz s větší zátěží, lze ji posílit přidáním dalších virtuálních serverů a použít je jako nástroj pro optimalizaci zatížení. Na každém virtuálním serveru pak může běžet samostatná fyzická instance HRIS. Libovolný uživatelský požadavek může být naplněn v jakékoliv instanci. Systém ale funguje jako jedna logická instance, aniž by to nějak ovlivnilo jednotlivé uživatele.

Implementace HRIS

Ať už plánujeme provoz HRIS v cloudu nebo na vlastních serverech, neobejdeme se bez jeho implementace. Někteří dodavatelé se sice brání úpravám HRIS a snaží se ho prodávat jako "krabicové řešení", to však nemusí mnohým zákazníkům, zvláště ze středně velkých podniků a korporací, zcela vyhovovat.

Pro cloudové řešení je typická jeho flexibilita, která je mj. dána možností rozsáhlých parametrických změn. Požadovaná úprava je pak okamžitě dostupná všem uživatelům. Příkladem takové parametrické změny může být změna sazby zdanění či změna výše odpočitatelné položky, kde stačí změnit příslušnou hodnotu, která se ihned projeví do všech uživatelských přístupů k aplikaci. Někteří zákazníci požadují rozsáhlejší úpravy, při nichž je nutné aplikaci customizovat podle specifických potřeb. Upravují se tak např. datové struktury, vzhled aplikace nebo výstupní sestavy. Při nutnosti nasadit rozsáhle customizovaný HRIS lze využít přednastavené cloudové řešení, které nevyužívá víceklientskou architekturu. Některé výhody však zůstávají zachovány, jako je například horizontální škálování nebo úspory spojené s upgrady. Celkové náklady na vlastnictví (TCO - Total Costs of Ownership) mohou být příznivě snižovány korelací se skutečnými potřebami zákazníka, z dlouhodobého hlediska však mohou být výrazně vyšší. Velmi záleží na vyjednání podmínek smluvního vztahu.

Kromě parametrizace a customizace je třeba počítat také s lokalizací HRIS, který musí splňovat platnou legislativu dané země. Tato podmínka nemusí být vždy zcela automaticky splněna, někteří dodavatelé totiž zajišťují legislativní podporu jen pro některé součásti HRIS a nikoliv kompletně pro celé řešení (např. v oblasti docházky). Dále je třeba zabývat se integrací s ostatními komponentami podnikového informačního systému a často i v rámci samotného HRIS, pokud ho tvoří součásti od různých poskytovatelů nebo pokud je některá z jeho částí zajišťována jako služba a ostatní nikoliv. V neposlední řadě je třeba vypořádat se s požadavkem na personalizaci aplikace. Jde o způsob, jímž si uživatelé mohou individualizovat své rozhraní systému. Tuto možnost poskytují spíše pokročilá řešení, a to včetně exportu takových nastavení podle konkrétních parametrů.

Legislativní požadavky na HRIS a rozdíly mezi zeměmi

Díky rozvíjející se informatizaci společnosti jsou stále více dostupné možnosti komunikace a výměny dat s organizacemi veřejné, státní správy a samosprávy i komerčními subjekty, jako jsou např. zdravotní pojišťovny. V současnosti je taková komunikace povinná například pro podávání předepsaných formulářů podle předpisu č. 582/1991 Sbírky zákonů ČR, § 123e, jako např. Evidenční list důchodového pojištění, popsaný v § 39 zákona č. 582/1991 Sb.

Provázání HRIS na příslušné organizace veřejné, státní správy a samosprávy je velmi citlivá a zcela nezbytná záležitost. Na podobném principu fungují i další požadavky na zpracovávání dat v HRIS a jejich odesílání příslušným orgánům, ať už jde o odvody z mezd, statistické sestavy apod. HRIS však hraje důležitou úlohu také při automatizaci příslušných zpracování a výpočtů, kontrole chybovosti zvláště pak v organizacích s velkým počtem zaměstnanců.

Legislativní požadavky a rozdíly mezi zeměmi jsou v mnohých případech kritickým faktorem při pořízení a implementaci HRIS. Například slovenský zákoník práce, konkrétně § 152 Stravovanie zamestnancov, uvádí: „Zamestnávateľ je povinný zabezpečovať zamestnancom vo všetkých zmenách stravovanie zodpovedajúce zásadám správnej výživy priamo na pracoviskách alebo v ich blízkosti“. I z tohoto důvodu musí slovenští dodavatelé automaticky zahrnovat funkcionalitu umožňující výpočet stravného do jádra HRIS, protože jeho nezabezpečením by se automaticky vyřadili z výběrových řízení. Naopak dodavatelé HRIS v ČR tuto funkcionalitu poskytují většinou jen na vyžádání.

Dodavatelé HRIS v segmentu školských zařízení a státních nemocnic

V letech 2016 a 2017 uskutečnila společnost CVIS Consulting pro své klienty výzkum HRIS ve vybraných organizacích veřejné, státní správy a samosprávy v České i Slovenské republice. Grafy, které jsou součástí tohoto článku, ukazují podíly jednotlivých dodavatelů HRIS v segmentu školských zařízení a segmentu státních nemocnic, a to pro každou zemi zvlášť. Sběr dat byl realizován formou kvantitativního dotazování na základě zákona o svobodném přístupu k informacím ve znění pozdějších předpisů. Výsledky byly ověřovány kvalitativním dotazováním a namátkovou kontrolou doručených údajů. Celkový počet zkoumaných organizací v segmentu školských zařízení je 249 (ČR) a 43 (SR). Ze segmentu státních nemocnic poskytlo údaje celkem 104 (ČR) a 74 (SR) organizací.