Hlavní strana -> Zprávy
HRM/HCM - Řízení lidských zdrojů, Aktuality -> Analýzy - Včera

Jaký docházkový systém vybrat?

Podle čeho se rozhoduje moderní firma

-PR-

Možností, jak dnes sledovat docházku zaměstnanců, je spousta. Od systémů, které zaznamenají každý příchod a odchod, až po řešení, která zaměstnanci skoro ani nevnímají. Záleží jen na potřebách a prioritách vaší firmy. Jaké jsou ty vaše?


První otázka zní: máte volnou pracovní dobu, nebo potřebujete přesně evidovat příchody a odchody z pracoviště? Volnější režim má stále více firem. Týká se nejen pracovní doby, ale i místa, odkud zaměstnanci pracují. V mnoha odvětvích už dávno neplatí, že člověk ráno projde kolem píchacích hodin, zaznamená příchod, odchod a přestávky. Uvolnění pravidel je typické hlavně pro kancelářské profese, které chtějí přilákat mladou generaci. Ta si cení volnosti a flexibility. Patří sem IT firmy, marketingové agentury, poradenské společnosti a další kancelářské obory. Naopak v továrnách, skladech nebo obchodech jsou fyzické terminály stále standardem. I když i retail dnes často přechází na jiné formy evidence docházky.

Jakmile máte jasno, zda chcete fyzickou nebo cloudovou evidenci, můžete se zaměřit na další vlastnosti docházkového systému.

Online evidence pro hybridní práci

Umožňujete zaměstnancům kombinovat práci z kanceláře a z domova? V takovém případě vám klasické terminály budou k ničemu. Nedají vám informaci o tom, kolik hodin lidé opravdu odpracovali. Vhodnější je online docházkový systém, do kterého se zaměstnanci přihlásí odkudkoliv a zaznamenají si jak pracovní dobu, tak absence.
Hybridní režim je hlavně o důvěře a flexibilitě. Dobrý online systém ale zároveň umožní dodržet všechny zákonné povinnosti, aby byl spokojený zaměstnanec, vedení i inspekce práce a dodržela se litera zákona. Ať už člověk pracuje z kanceláře, nebo s notebookem na pláži v Belize, pořád musíte zajistit, aby si mohl správně zaznamenat pracovní dobu a volno podle českého zákoníku práce.

Co by měl umět dobrý online systém

  • V první řadě být v souladu s legislativou ČR  a EU a automaticky soulad kontrolovat.
  • Mít plnohodnotnou mobilní verzi nebo rovnou aplikaci.
  • Podporovat různé režimy - plánování směn, přesčasů nebo částečných úvazků.
  • Umožňovat exporty pro mzdové programy nebo přímé propojení se mzdami.
  • Integraci s firemními kalendáři a e-maily.
  • Jazykové mutace - kromě češtiny a angličtiny potěší třeba slovenština nebo ukrajinština.
  • Přehledné reporty v reálném čase pro HR, automatický výpočet nároků.
  • Rozumná cena - jednoduché funkce nepřeplácejte, ale úplně zdarma systémy často znamenají, že spoustu práce udělá ručně HR tým.
  • GPS lokalizace - vhodná pro firmy s lidmi v terénu, řidiče nebo stavebnictví.
  • Moderní a přehledné rozhraní, možnost přizpůsobení vzhledu, delegování schvalování dovolené na tým, když je manažer mimo kancelář  a další uživatelské vychytávky.

Extra funkce navíc

Zajímejte se i o to, co systém umí nad rámec sledování docházky. Mnohé dnes obsahují HR moduly pro evidenci benefitů, pracovních cest nebo smluvní dokumentace. Pro zaměstnance je výhodné, když může řešit více věcí v jednom prostředí.

Terminály a „pípačky“

Na co se zaměřit v případě, že potřebujete „pípače“? Klasikou jsou terminály s kartami - osvědčené, ale vyžadují instalaci, údržbu a řešení problémů se ztracenými nebo poškozenými kartami. Alternativou jsou moderní biometrická zařízení, která se dají umístit na stěnu nebo kdekoliv v kanceláři. Fungují na otisk prstu, sken dlaně, obličeje nebo sítnice. U nás už je také dodává několik firem. Jen je potřeba myslet na to, že biometrická data spadají do zvláštní kategorie osobních údajů. Před zavedením si proto ověřte s právním oddělením, jestli a za jakých podmínek můžete tyto údaje ve firmě sbírat.

Jak začít vybírat?

Rozhodnutí mezi online systémem a fyzickými terminály je jedním z prvních kroků. Pak následují další požadavky a výběr konkrétních funkcí. Nabídek je na trhu spousta, proto si nejprve ujasněte, co od docházkového systému opravdu potřebujete.