Bezpečnost dat na cloudu

Z cloudového řešení má totiž stále velké množství firem strach. Nejčastější obava se týká zabezpečení dat. Je ale nutné si uvědomit, že cloudové řešení představuje paradoxně velmi často bezpečnější variantu systému. Přitom se jedná o zcela bezpečné řešení, které je navíc mnohdy daleko bezpečnější, než když mají firmy data uložena na svých počítačích a serverech. Data v cloudu jsou chráněna před krádeží, nežádoucím únikem i napadení virem, protože jsou uložena na vysoce zabezpečených serverech v datových centrech externího dodavatele, který je zpravidla držitelem bezpečnostních certifikátů.

Řešení v cloudu eliminuje i riziko ztráty dat z důvodu poškození či zničení hardwaru. V datových centrech probíhá pravidelné zálohování a tyto zálohy jsou pak umístěny na více alokovaných serverech. A komunikace s datovými centry je samozřejmě šifrovaná. Obdobné zabezpečení využívá zpravidla například internetové bankovnictví. Navíc za případný únik dat je zodpovědný poskytovatel služby, který je z hlediska GDPR zpracovatelem osobních údajů. Uživatel, resp. zákazník je v případě cloudových služeb správcem, který za únik informací nezodpovídá.

Nulová investice do hardwaru

Další nespornou výhodou je, že zákazník nemusí mít svůj vlastní hardware pro uchovávání dat i provoz systému, nemusí reagovat na potřebu navyšování výkonu serverů i jejich kapacit, netrápí se zajištěním kompatibility s novými technologiemi a nestará se ani o síťovou infrastrukturu. S tím se pak pojí i úspora nákladů na správce této sítě. Vstupní náklady při zavedení nového systému jsou díky tomu minimální. Software poskytovaný jako služba navíc nevstupuje do majetku firmy a je přívětivější z hlediska cashflow.

Aktualizace a licence

Docházkový systém v cloudu má oproti starším řešením s instalací ještě jednu velkou výhodu. Tou je skutečnost, že mají všichni uživatelé ve svém zařízení vždy aktuální verzi systému a dostanou se do něj bez nutnosti instalace jakýchkoli programů. Zákazník není zpravidla omezen ani počtem licencí či přístupů, takže neřeší otázku, z jakých a z kolika zařízení bude potřebovat do systému přistupovat on i jeho zaměstnanci, a tím také šetří dodatečné náklady za nákup dalších licencí.

U systémů, které jsou řešeny jako responzivní webová aplikace, má uživatel navíc přístup k informacím o jeho docházce kdekoli, kdykoli a z jakéhokoli zařízení. Výhodou cloudového řešení je tak přístupnost systému nejen například z odloučených pracovišť, ale i z domova, ze služební cesty nebo i z dovolené.

Díky webové aplikaci může mít přístup ke své docházce opravdu každý zaměstnanec. Na základě individuálního nastavení práv si mohou uživatelé svou docházku a zůstatek fondů nejen prohlížet, ale někteří i upravovat či schvalovat. Prostřednictvím docházkových systémů lze dnes také žádat o dovolenou. Systém pak odešle notifikaci kompetentní osobě a její odpověď se pak zaznamená zaměstnanci do přehledu. Vhodný docházkový systém tak může napomoci zjednodušení mnoha vnitrofiremních procesů, do kterých jsou zapojeni všichni zaměstnanci.

Proč mít docházkový systém?

Docházkové systémy dnes tedy neslouží pouze k evidenci příchodů a odchodů na pracoviště. S proměnou pracovního trhu se rozšiřuje i trend, kdy jsou firmy ke svým zaměstnancům benevolentní a nepovažují za nutné docházku evidovat. Jedná se ale o povinnost danou zákonem a je proto nutné evidenci vést.

Kromě evidence by měl docházkový systém práci s docházkou vždy usnadnit a zpřehlednit. Taky by měl zajistit lepší dohledatelnost a jasné určení kompetencí při schvalování všech náležitostí okolo docházky.

Zaměstnavatel navíc eviduje u zaměstnanců velké množství dalších informací, které s docházkou souvisí. Jsou jimi například nárok na dovolenou, počet již vyčerpaných dní dovolené, fond pro sickdays, návštěvy lékaře a další. To vše je taky možné jednoduše evidovat v docházkovém systému, který automaticky každý měsíc data přepočítá.

Informace evidované na jednom místě lze pak snadno použít pro další potřeby firmy, třeba pro různé statistiky, grafické zobrazení nebo vytvoření tiskových sestav, které pomohou analyzovat jiná vnitrofiremní data.

Zaměstnavatel může díky systému převést také kompetence pro schvalování docházky třeba na střední management, který je za řadové zaměstnance a jejich docházku, schvalování dovolené, plánování směn a bezproblémový chod svého pracoviště zodpovědný. K pracovníkovi, který zpracovává docházku pro mzdy, se tak dostanou již zkontrolovaná a schválená data, což může výrazně ušetřit nejen čas, ale třeba i náklady na mzdovou účetní.

Vedení, management, nebo kdokoli, kdo má nastavena příslušná práva, může navíc sledovat aktuální přítomnost zaměstnanců v práci. Může tak mít po ruce vždy aktuální přehled o tom, kdo zrovna čerpá dovolenou, kdo je na služební cestě nebo kdo pracuje zrovna na homeoffice. To často pomáhá urychlit komunikaci ve firmách nebo předcházet nedorozuměním.

Zaznamenávání příchodů a odchodů v nových systémech

Vzhledem k proměně způsobu a místa výkonu práce se změnily i požadavky na způsob zadávání dat do systému. I na nové docházkové systémy lze ale stále napojit docházkové či přístupové čtečky snímající čipy, karty nebo biometrické parametry. Moderní hardware umí navíc na displeji zobrazovat i některé další informace z docházkových systémů.

U cloudových řešení si ale může zaměstnanec většinou pípat příchody a odchody taky přímo v systému, z jakémkoli zařízení díky softwarové čtečce. Moderní docházkový systém by měl dnes umožňovat zaevidování začátku a konce pracovní doby i mimo pracoviště, ať už při práci na homeoffice, služební cestě nebo i na odloučeném pracovišti.

Softwarové čtečky lze navíc často nastavit tak, aby vždy požadovaly potvrzení GPS lokace. To umožní kontrolu, kde se pracovník při zahájení a konci své pracovní doby nachází. Firmy tuto funkci oceňují především u obchodních zástupců, kteří cestují často po celé republice. Ale i u jiných zaměstnanců chce zaměstnavatel sledovat GPS polohu, například u montážníků. Ti často evidují zahájení pracovní doby dříve, než se vůbec dostaví na místo montáže.

Komunikace s dalšími systémy

Nutné je ještě zmínit, že pokud chce firma využívat docházkový systém na maximum, měla by docházka umožňovat také napojení na jiné systémy. Zcela běžným požadavkem je napojení na mzdové systémy nebo export dat do předdefinovaných formátů určených pro import. Vhodné je taky otevřené REST API, díky čemuž je možné na moderní docházkový systém napojit jakékoli jiné programy, do kterých se data budou propisovat a se kterými je pak dále možné pracovat.

Mezi další zcela běžné požadavky patří třeba komunikace docházkového systému s ERP - podnikovými informačními systémy, s Google kalendářem a dalšími. Ani to by neměl být u vámi vybraného docházkového systému problémem. Moderní docházkové systémy v cloudu by mělo být možné přizpůsobit individuálním potřebám firem a investice do nich by měla přinést úsporu.

Systém by mělo být možné nastavit jako velmi benevolentní, aby sloužil primárně pro zjednodušení administrativy spojené s evidencí docházky. Na druhou stranu lze i nové systémy využívat jako nástroj pro pečlivou kontrolu svých zaměstnanců, jejich přítomnosti na pracovišti, čerpání přestávek a kontroly přesčasů.

V ceně služby by měl zákazník vždy dostat i technickou podporu a garanci dalšího vývoje aplikace. A ten by měl reflektovat požadavky zákazníků, proměny legislativy, změny na pracovním trhu i stále nové technologie.

Michal Hochman Autor článku je produktový manažer společnosti Iresoft, která vyvíjí a dodává docházkový systém Alveno.