Evidence pracovní doby z domova

Požadavkem, který si získal nejvíce pozornosti, je evidence pracovní doby zaměstnanců pracujících z domova. Doma zaměstnanec nemá žádné hardwarové zařízení, žádné „píchačky“ na zaznamenání příchodu do práce, odchodu nebo přestávky. Dostupnost docházkového systému vzdáleně přes webové rozhraní či aplikaci je dnes jedním ze základních požadavků na docházkový systém. Standardně se řeší třemi způsoby:

• Virtuální terminál. Nejčastěji je to aplikace nainstalovaná na mobilním zařízení nebo počítači zaměstnance, která má vizuál hardwarového terminálu, shodné ovládání a zaměstnanec ji využívá stejně jako terminál v práci. Výhodou je jeho homogennost. Zaměstnanec je zaškolený a pracuje prakticky s jedním zařízením, není nutné zvykat si na jinou aplikaci. Nevýhodou může být menší komfort používání, protože virtuální terminál často kopíruje možnosti a grafické rozhraní hardwaru, a tím se svým způsobem omezuje. Toto řešení se často používá v provozech, kde se kombinuje práce „modrých límečků“ a „bílých límečků“, avšak pro práci z domova jsou dostupná pravděpodobně lepší řešení.
• Mobilní nebo desktopová aplikace umožňující vzdálenou práci s docházkovým systémem. Samostatné aplikace jsou v případě home-office dobrou volbou, neboť jejich rozhraní není jen virtuální náhradou terminálu. Za menší nevýhodu se dá považovat nutnost instalace aplikace, což znamená mírně sníženou mobilitu. Například pokud zaměstnanec používá při práci z domova soukromý počítač, je nutné si na něj nainstalovat firemní aplikaci docházky, a to nebývá vždy přijato kladně.
• Docházkový systém dostupný přes webový prohlížeč je patrně nejlepší volbou dneška z pohledu mobility. Technologicky dokáže umožnit plnohodnotnou práci s aplikací a funkčnost není limitována, jak tomu bylo u webových prohlížečů v minulosti. Vhodná může být ještě kombinace jednoduché mobilní aplikace pro použití na mobilu a webového rozhraní pro využití na notebooku a stolním počítači.

Všechny zmíněné varianty je možné dobře využít i v kombinovaném, tzv. hybridním provozu, kdy část zaměstnanců pracuje z domova a část v místě výkonu práce – v kanceláři či výrobní hale. Zde se však začíná řešit poměrně nové téma pro docházkový či HR systém, a to jakási kontrola obsazenosti pracovních míst či kanceláří a jejich sdílení. Jde o možnost co nejefektivněji řídit maximální počet zaměstnanců v práci na den, případně detailněji řídit obsazenost kanceláří a zasedaček. Na tuto potřebu mnohé firmy reagovaly rychle a jednoduše tak, že se zaměstnanci zapisují do různých sdílených tabulek. Je jasné, že krátkodobě se takto dá „přežít“, avšak vše nasvědčuje tomu, že pandemický stav potrvá déle a je na místě začít se sdílením pracovních míst či obsazeností kanceláří pracovat koncepčně. Existuje více docházkových a HR systémů, které umožňují sledovat naplněnost místností, dovolují zaměstnancům se přihlásit na daný den na určené pracovní místo. V tomto případě docházkový systém zajišťuje zjednodušenou variantu rezervačního systému, dostatečnou však pro splnění požadavku na komfort nebo logiku rezervací.

Řízení docházky a její plánování na dálku

Čím více se pracuje z domova, tím častěji se vynořuje otázka, jak evidovat docházku vzdáleně a jak umožnit řízení a plánování docházky i pracovních směn mimo pracoviště. Tedy jak spravovat docházku vzdáleně. I v případě směnného provozu v jednodušší výrobě nebo v logistice už systémy umožňují plánování přímo přes webový prohlížeč a není nutné mít nainstalovánu samostatnou aplikaci.

Systém dnes už umí změny automaticky naplánovat i zkontrolovat soulad s legislativou. Ideální je kombinace, kdy systém umožní zaměstnancům flexibilně vyměnit směnu, zároveň přitom zkontroluje všechny náležitosti, jako například povinnou přestávku, přičemž nadřízený je o změně informován, a případně ji ještě potvrdí. Toto všechno už je dnes možné zajistit na dálku. Je však zřejmé, že složitější úkony není praktické provádět v jednoduché mobilní aplikaci, systém musí být buď dostupný přímo přes webový prohlížeč, nebo desktopovou aplikaci.

Potřeba odbourat papír není novinkou

Potřeba odbourání papírových podkladů, žádanek a potvrzení není žádnou novinkou, dnešní doba však tuto potřebu ještě zvýraznila. Standardem je elektronické schvalování dovolených či jiných docházkových žádostí a eNeschopenka, která se v „době covidové“ mimořádně osvědčila. Některé papírové dokumenty žel stále není možné odbourat kvůli legislativě, patří sem třeba doklad o Ošetřování člena rodiny (OČR). Ten stále musí zaměstnanec doložit fyzicky, ale systémy jsou na bezpapírový provoz připravené už dlouhodobě. Zde je naopak velmi vhodná mobilní aplikace, která umožní zaměstnanci ofotit doklad telefonem a automaticky připojit k požadavku. Některé jdou ještě o krok dál a dokážou data z dokladu „vytěžit“ a požadavek do docházky za zaměstnance vytvořit, případně zkontrolovat jeho správnost – tedy shoduje-li se datum návštěvy lékaře zadané v systému s datem na papíře.

Samostatnou kapitolou jsou kontroly docházky na dálku před zpracováním v mzdovém softwaru. Je potřeba zajistit vaší mzdovce výstupy z docházky tak, aby v ideálním případě nemusela chodit do kanceláře (dnes se může stát, že tam ani jít nemůže) a umožnit jí plnohodnotnou kontrolu. Časem se možná tyto i další kontroly posunou o úroveň výš a také kontrola např. z inspektorátu práce bude probíhat vzdáleně. V tom případě je nespornou výhodou mít všechna data digitálně a dostupná na dálku.

Flexibilita a rychlá reakce na legislativní změny

V neposlední řadě tu máme požadavek na vyšší flexibilitu a rychlejší reakci na legislativní změny, které jsou dnes běžně schvalovány ve zrychlených řízeních. Docházkový systém pak na ně musí reagovat téměř ze dne na den. Zde získávají výhodu docházkové systémy spravované přímo dodavateli v cloudovém prostředí. Ti totiž umí aktualizaci na svůj systém nasadit efektivněji než v případě „stand alone“ aplikací instalovaných někde přímo ve vašem prostředí.

Dosud se požadavky klientů na systémy měnily konstantně a pomalu. Pandemie urychlila procesy, které se sice očekávaly, ale předpokládalo se, že bude dostatek času se na ně připravit. Jedno je jisté. Tato doba nás raketovou rychlostí požene vpřed k technologiím a pracovním procesům, které odbourají zbytečnou práci. Výhodou je, že na vývoj musí pružně reagovat i samosprávy změnou legislativy, která pokrok velmi často a zbytečně brzdila. Dívejte se na to tedy pozitivně. Jako zákazníci máte k dispozici různé možnosti pro každou specifickou oblast byznysu. Stačí si jen ujasnit vaše priority.

Viktor Mečiar Autor článku je ředitelem společnosti TULIP Solutions.