Společnost Cígler Software buduje pro své ekonomické systémy Money pozici na českém trhu od roku 1990. Výsledkem je mimo jiné fakt, že předchůdce hodnoceného řešení, Money S3, má dnes v České republice a na Slovensku více jak šedesát tisíc instalací, převážně v segmentu menších a středně velkých společností. Podívejme se nyní podrobněji na jeho následovníka – systém Money S5, který vstoupil na český trh koncem loňského roku.

Jak vzniká nový informační systém

Nová verze S5 se od Money S3 diametrálně liší. Změnily se jak používané technologie pro její vývoj, tak způsob implementace. Na rozdíl od Money S3, který je typickým "krabicovým" softwarem, byla verze S5 od počátku navrhovaná jako systém šitý na míru, a tudíž určený k implementaci. Informační systém Money S5 je tedy možné nasadit nejen v komplexním, ale také v omezeném rozsahu (např. pro řízení skladového hospodářství), což u Money S3 nebylo možné. V současné době Money S5 úspěšně používá přes padesát zákazníků (Alex Pneu, Consulta Invest, GT účetnictví, Madel CZ, Starling a další).
Záměrem společnosti Cígler Software bylo vytvořit nový informační systém, který si udrží delší dobu technickou i morální vyspělost. Proto se již od počátků jeho vývoje v roce 2005 spojila s Microsoftem. Architektura a datový model Money S5 vznikaly za přímé účasti odborníků z vývojářského centra Microsoftu u Kodaně. V roce 2006 proběhly první zkušební implementace. V květnu 2007 zvítězil produkt Money S5 v soutěži Microsoft Awards 2007 v kategorii Technology Awards.

Nastavení a komunikace v systému

Pro Money S5 je typická široká parametrizovatelnost, přičemž některé z parametrů se nastavují při implementaci, některé jsou součástí národního řešení. V současné době je k dispozici česká a slovenská legislativa. Legislativní lokalizace je uživatelsky neveřejná a je věcí interního nastavení, zda se např. zálohová faktura vystavuje s nebo bez DPH.
Systém S5 existuje v německé, anglické, české a slovenské mutaci. Tyto verze jsou určené především pro zahraniční vlastníky firem, podnikající podle zmíněných legislativ. Systém dokáže automaticky rozlišovat, jestli se má faktura tisknout německy nebo česky, totéž platí u názvů či popisu zboží apod. Jazyková podpora je integrována do jádra systému, s výjimkou tiskových sestav – existuje vždy národní sada tiskových sestav v daném jazyce. U modulů připravovaných na míru je primárním jazykem čeština s možností dalších jazykových lokalizací.

Vše pro uživatele

Koncepce informačního systému Money S5 důsledně respektuje zásadu uživatelské přívětivosti. Základní, tzv. Aktivní pracovní plocha Money S5, je převzata z již u zákazníků osvědčené verze S3 a vylepšena o nové možnosti. Pracovní plocha je rozdělena na pracovní část, kde uživatel přímo pracuje, Navigátor a Menu. Jejich vzhled a způsob ovládání je postaven na principu MS Outlook. Navigátor lze volitelně zapínat, zpřístupnění nabídek v Menu či Navigátoru je dáno přístupovými právy.
Grafické rozhraní informačního systému S5 umožňuje jak editaci údajů přímo na kartě dokladu, tak i volitelné zobrazení seznamu v režimu Detailů, které ukazují podrobnosti konkrétního řádku přehledové tabulky tak, aby nebylo třeba pokaždé doklad otevírat a zavírat. Dále podporuje současnou práci na více dokladech nebo záznamech. Jednoduché Detaily, jako jsou položky faktury, zaúčtování, úhrady, odpočtené zálohy apod., jsou standardní záležitosti dodávané se systémem.
Uživatelé v režimu Detailů jistě ocení i přehled navazujících dokladů, který umožní snadno dohledat posloupnost vzniku dokladu (např. faktura byla vytvořena na základě objednávky a z faktury pak vznikl skladový doklad), historii akcí s dokladem, připojené dokumenty apod. Ostatní pohledy jsou předmětem implementace a otázkou schopností partnera. Detail může obsahovat prakticky jakékoliv informace, včetně údajů z úplně jiných modulů. Příkladem může být adresář zákazníků, kde v detailu je obsah karty adresáře. K němu lze na míru vytvořit záložku, zobrazující historii vztahu s daným zákazníkem, která obsahuje proměnné podle představ zákazníka.


Aktivní pracovní plocha Money S5

Jak vyhledávat a pracovat s daty

Filtry jsou v systému naprogramovány obecně a vztahují se vždy ke konkrétnímu seznamu. Při implementaci se v kódu dají dále upravit. Do filtrů je možné zasáhnout až na úrovni SQL dotazu, pokud to dovolují přístupová práva. Pro vyhledávání informací lze v systému použít dva typy filtrování a dva systémy vyhledávání. Podmínkou přitom není předchozí setřídění sloupce. Filtry jsou v systému rozdělené podle množství kritérií na jednoduché a pokročilé, ke každému seznamu lze trvale vytvořit libovolné množství obou typů.
Jednoduchý (rychlý) filtr, známý z Money S3, je v systému již předdefinován a uživatel pouze zvolí podmínky, které platí vždy současně – např. číslo účtu začíná na číslo 6 a současně je aktuální stav větší než nula či libovolná jiná částka. Pokročilý filtr se svou kvalitou vyrovná filtrům z vyspělých ERP systémů a je určen zkušeným uživatelům. Zde se proměnné zadávají a podmínky filtru lze nejen sčítat, ale dá se mezi nimi definovat i logická podmínka NEBO.

Účetnictví, správa majetku a controlling

Money S5 pokrývá řízení ekonomiky podniku, a to v oblastech účetnictví, správy majetku a controllingu nad ním. Controlling zahrnuje proměnné nastavené nad jednotlivé části systému, tzv. primární účty (obvykle analytické účty z účtového rozvrhu), které je účetní schopna zadat přímo na karty dodavatelů nebo odběratelů a pak je může sledovat. Stejně tak se jedná o bankovní účty a pokladny, které lze takto rozlišit a nemusí se vytvářet speciální předkontace na zaúčtování. Podobně se dají nastavit jednotlivé typy či skupiny dokladů. Součástí oblasti ekonomiky S5 je i speciální modul Majetek. Zahrnuje běžný i leasingový majetek, odpisy a odpisové plány či odpisy podle spotřeby. Systém je také připraven na vykazování a odepisování podle IFRS standardů, které umožňují více odpisových plánů.
Systém S5 je podstatně rozšířen o cizí měny, které obsahují přepočty mezi jednotlivými měnami a denominace. Nabízí také aparát pro hromadnou práci s doklady, např. filtrování adres pro pravidelné měsíční vystavení faktur na stejnou částku. Money S5 má zakomponován i systém upozornění na neplatiče, na překročení kreditu zákazníka nebo kreditu po splatnosti apod. Součástí standardu S5 jsou také přednastavené sestavy.
Money S5 obsahuje napevno nastavené controllingové proměnné. Jedná se např. o číselníky (region, kraj, produktové klíče atp.), které umožňují vyhodnocovat teritoriální aktivity, prodejce či zásoby. Dále jsou v systému k dispozici tři volné controllingové dimenze, nazvané činnosti, zakázky a střediska, které se "táhnou" všemi doklady v systému od objednávek až po účetní knihu. Názvosloví a proměnné dimenzí je možné samozřejmě změnit a použít na cokoliv.


Položka katalogu – karta

Logistika a sklady

Skladové hospodářství, včetně nákupní a prodejní logistiky, zahrnuje v Money S5 tři úrovně. První úroveň reprezentuje položka (karta) katalogu obsahující veškeré informace o zboží nebo službě. Položka katalogu představuje výchozí záznam pro logistiku, podle které se nakupuje nebo prodává. Do objednávky a faktury pak lze zadat ručně položku, která neexistuje v žádném ceníku.


GUI (Záložky a Detaily)
Z hlediska vlastností a zaúčtování musí mít každá karta definovaný typ – buď představuje zboží, které lze skladovat (jednoduchá karta, výrobek nebo obal) nebo je virtuální (služba, sada, komplet nebo poplatek). Sada je karta složená z jiných položek katalogu, skladovatelných i virtuálních, jednoduchých i složených, nemá však vlastní zásobu. Cena sady se přitom rovná součtu prodejních cen jednotlivých komponent. Komplet je podobný sadě, pouze má vlastní cenu (typicky „bundle“). Výrobek má vlastní zásobu i cenu. Obal je opakovatelně použitelný produkt, držený v majetku podniku, který se připojuje k jiným kartám jako příslušenství.


Rezervace zboží
Každá položka katalogu může dále mít kartu zásoby, a to podle toho, zda se skladuje nebo neskladuje. Každá položka také může mít jednu nebo více ceníkových karet. Seznam katalogu zobrazuje detaily ke kartám, např. dodavatele, složení, počet zboží na jednotlivých skladech, ceníkové ceny, rezervace atp. Kartu lze uživatelsky upravit např. propojením na produkt třetí strany, ze kterého se budou načítat data, a to bez nutnosti programování. Na kartě katalogu je možno zadat i alternativy neboli náhrady zboží. Systém také dokáže nabídnout jiné zboží za to, které není skladem. I k jednoduché kartě nebo službě lze přidat příslušenství, zahrnující automaticky dodávané věci, jako je bonus, dárek ke zboží nebo také odpad nebo obaly. Je možné zvolit, zda příslušenství ovlivňuje cenu či ne. Obaly lze vést rovněž na speciální skladové kartě. Záložka složení reprezentuje kusovník, a je připravena na vazby pro výrobu.

Čárové kódy

Na kartách katalogu je možné vést více čárových kódů, protože zásoby zboží lze evidovat pod různými čárovými kódy různých dodavatelů. Při vyhledávání zboží se používají zařízení typu čtečka čárového kódu, kdy se hledá v jejich seznamu, a následně se odkáže na konkrétní katalog. Pokud zařízení najde více katalogů, nabídne výběr. Problematika čárových kódů se běžně řeší u počítačových firem prodávajících hardware. Zde je potřeba zajistit výměnu interního kódu výrobce za vlastní kód prodejce.
Kromě seznamu vlastních čárových kódů může velkoobchod vyžadovat seznam svých katalogů – vlastních názvů zboží vytištěných na faktuře a dodacím listu. Velkoobchod navíc může mít několik poboček a každá může opět vyžadovat své kódy, názvy, ceníky. Zboží je tak dodáváno pod různými vlastními čárovými kódy a katalogy pro různé odběratele. Jiné použití téhož představuje prodej zboží s českým názvem do zahraničí. V systému lze nastavit i takovou podrobnost, kdy každý odběratel má svůj vlastní formulář, přes který zboží prodává. Systém dokáže tedy zabezpečit nastavení a tisk správného kódu a názvu tak, aby se o to nemusel nikdo starat. Zde totiž dochází ke ztrátě času a vzniká nejvíce chyb.

Ceníky a centrální nákup

Logistika Money S5 nabízí také funkcionalitu pro nákupní i prodejní ceníky, jejichž počet není žádným způsobem omezen. Ceníky lze navázat např. na konkrétní velkosklady, které mají velký počet dodavatelů a odběrateli jsou velké řetězce. U zboží je možné definovat parametry dodavatele, tzn. standardní nákupní cenu, množstevní slevy a další podmínky (doba dodání), logistické proměnné, jako jsou čárové kódy apod. Těchto proměnných může být u jednoho zboží pro daného dodavatele neomezený počet. Totéž lze použít pro stranu odběratele, kdy se zadá cena zboží pro konkrétní řetězec s čárovými kódy, nalepenými na vyhrazeném místě, jak je to vyžadováno. V rámci dokladu lze tyto informace zadat i v digitální podobě. Ceníky se dají nachystat dopředu včetně nastavení data platnosti, např. pro potřebu sezónních slev. K požadovanému datu se tak zboží automaticky přecení a není to třeba sledovat.
Centrální nákup je ošetřen přístupovými právy a schvalovacími mechanismy. Hodnocení dodavatelů je jednoúčelově obsaženo ve vertikále pro autoservisy. Obecně ale zatím není v systému zakomponováno, a do budoucna jeho vývoj Cígler Software předpokládá ponechat na implementačních partnerech s potřebnou podporou v jádru systému. Oblast logistiky lze dále rozvinout pomocí navázání na specializovaná řešení typu SRM (supplier relationship management) či CRM. V současnosti je systém propojen na Microsoft Dynamics CRM.


Karta ceníku zboží

Technologické aspekty

Money S5 je standardní klient/server aplikací. Klient má přitom dvě vrstvy – aplikační a prezentační. Jedná se tedy o tlustého klienta ve speciálním režimu, neboli simulaci tenkého klienta, kdy jsou data posílána v optimalizované formě. Prezentační vrstva také umožňuje přípravu implementace vlastních karet a dalších komponent. Money S5 potřebuje pro svůj chod Microsoft.NET Framework 3.0 a Microsoft SQL Server ve verzích 2005 a vyšší, které zahrnují důležité funkce pro optimalizaci. Zda zákazník zvolí verzi Workgroup, Standard nebo Enterprise, není pro provoz systému podstatné. Verze Express je určena spíše pro vyzkoušení, protože její rychlost je omezena např. velikostí databáze či paměti.
Použití operačního systému serveru se odvíjí od verze Microsoft SQL. Minimálně je požadován systém MS Windows 2003 Server. Pro klientskou stanici pak operační systémy MS Windows XP nebo Vista, podporující Microsoft.NET Framework 3.0. Současná průměrná instalace Money S5 má deset souběžně pracujících uživatelů. Zákazník, který uvažuje o pořízení Money S5, se může pohybovat od jednoho do cca 50 současně pracujících uživatelů a počtu stanic by měla odpovídat i nasazená verze SQL serveru. Společnost Cígler Software je přitom schopna zajistit licence MS SQL Serveru za velmi nízké částky – od 2.000 Kč za stanici v tzv. Microsoft Royalty programu.
Money S5 umožňuje dva režimy práce, a to na lokální a vzdálené síti. Systém lze tedy provozovat proti MS SQL Serveru i třeba přes GPRS kartu bez Terminal Serveru na druhé straně. Veškeré operace v Money S5 byly od počátku optimalizovány na velikost přenesených dat. Vzhledem k masovému rozšíření internetu a optimalizaci přenosu dat není v Money S5 dostupná podpora off-line poboček a provoz je vždy on-line.

Pořízení a implementace systému

Zákazníci mohou systém Money S5 buď koupit, nebo si ho pronajmout. Typický klient Money S5, který využívá systém s přibližně deseti uživateli, zaplatí za systém řádově dvě stě až tři sta tisíc korun. Outsourcing systému je určen spíše pro větší společnosti, které z jakýchkoliv důvodů upřednostňují tento způsob provozu systému.
Zákazník může volit implementační a servisní služby buď přímo od společnosti Cígler Software, nebo od implementačního partnera, který může být blíže jeho lokalitě či poskytovat nadstandardní služby. Výrobce systému přitom garantuje dohled a vstup do případných konfliktních vztahů, které by mohly vzniknout při komunikaci zákazníka s partnerem.
Pokud systém S5 implementuje společnost Cígler Software, poskytuje záruku na systém a produkt. V případě implementace partnery je smluvně záruka rozdělena na partnera a výrobce softwaru. Partneři mají k dispozici standardní servisní smlouvu Cígler Software, mohou si však se zákazníkem uzavřít zvláštní podmínky – např. příplatky za zásahy do tří hodin. Každý klient má tedy možnost zvolit servisní smlouvu, kde je individuálně nastavený počet hodin a paušální sazba. Cena za hodinu práce je taktéž věcí partnera a není striktně určena. SLA (Service Level Agreement) je tedy dodatek k servisní smlouvě.

Servisní služby a aktualizace systému

Servis k systému Money S5 zajišťuje zvolený implementační partner. Zákazník platí servisní poplatek (maintenance) ve výši 15 procent z ceny licence ročně, a to od okamžiku převzetí systému. V ceně je zahrnut např. přímý telefonní kontakt na servisního pracovníka, automatická webová aktualizace nebo zasílání CD. Pokud uživatel nezaplatí servisní poplatek, systém sice zůstane nadále v chodu, neumožní ale aktualizaci.
Aktualizace Money S5 včetně změny tabulek funguje podobně jako u operačního systému Windows – prostřednictvím automatické aktualizace. Pokud replikační server zjistí, že je vydaná nová verze na webu, podívá se, zda zákazník uhradil Aktualizaci, a automaticky stáhne aktualizační soubor z webu. Po stažení a odsouhlasení se provede replikace, automaticky se aktualizují všechny stanice a systém zůstává nadále v chodu.
Školení zaměstnanců zákazníka pro Money S5 bývá standardně již součástí a v ceně implementace, popř. je možné si jej kdykoliv objednat – a to ať už jako standardně pořádané kurzy, či individuální školení „na míru“.

Autorka je šéfredaktorkou portálu CVIS.CZ a odbornou asistentkou Fakulty managementu a ekonomiky Univerzity Tomáše Bati ve Zlíně.