Vývoj stavu informačních technologií v závislosti na vývoji firmy zahrnuje řadu stadií, jejichž přechody jsou víceméně skokové. Od krabic s doklady, které nosíme k externí paní účetní, a lístečků na stole pokročíme do vyššího stadia rozhodnutím o pořízení informačních technologií vlastních. V tomto stadiu postupně nakupujeme rozličná krabicová řešení pro základní agendy (účetnictví, fakturace, sklady), pronajímáme si různé cloudové aplikace pro agendy dílčí (CRM, Správa dokumentů, Řízení projektů...) a vytváříme důmyslné tabulky v Excelu pro agendy specifické.

Toto objevitelské a malebně různorodé stadium však obvykle také jednou skončí, náš informatický kůň doběhne do cíle a zpěněný zemře. Tehdy nastane čas pořídit si komplexní ERP systém.

Na rozdíl od Dakotů často odmítáme vidět mrtvého koně. Zkusme tedy identifikovat příznaky, které by nás k uvědomění potřeby vyššího stadia měly dovést.

Příznak první – integrita informací

Prvním příznakem mrtvého koně v podobě informačního systémů je, když se objevují rozpory mezi evidovanými údaji a realitou. Např. údaje v účetnictví se liší od údajů v primárních systémech či od údajů získaných při fyzické inventuře. Týká se to například zmetků ve výrobě, kdy se informace o nich občas do účetnictví nedostane, nebo materiálu ve skladu, kdy se zapomene fyzicky vydaný materiál účetně odepsat atd. Tento nesoulad se samozřejmě promítá do celkových finančních analýz, které z účetnictví získáváme, znesnadňuje či docela znemožňuje přesný controlling a manažerská rozhodování se začínají ocitat „na vodě“. K těmto chybám dochází jednak vinou nekonzistentních či nedostatečně funkčních informačních systémů, jednak chybou obsluhujícího personálu, jenž nemá ve stávajících informačních systémech dostatečnou podporu, ale také jako důsledek rozdílné metodiky používané pro účetnictví a pro primární procesy firmy. V technologicky a programově nesourodém prostředí lze těžko aplikovat procesní řízení a díky jeho absenci se údaje často poztrácejí či zkreslí.

Podobným varovným příznakem je, když se údaje vykázané v jednotlivých měsících liší od celkově realizovaných. Příkladem může být situace, kdy v následujícím měsíci je zrušena objednávka z měsíce předchozího, či je na ni dodatečně poskytnuta sleva, což se už ve zpětném výkazu nijak neprojeví. Jsou-li přitom obchodníci odměňováni podle výše objednávek v daném měsíci, může tato disproporce přinášet neopodstatněné náklady, nemluvě opět o zkreslujícím pohledu na skutečnou výkonnost firmy.

Varováním by mělo také být, když se údaje udávané normou liší od dosahované skutečnosti. Například:

• celková spotřeba materiálu neodpovídá normované spotřebě odpovídající produkci. Kam se poděl? Ztratil se? Plýtváme? Máme špatné normy? Bez podpory ze strany IS se obtížně hledá správná odpověď.
• plán projektu je z hlediska mzdových nákladů významně přešvihnut. Jsou na projektu skutečně jen relevantní mzdové náklady? Byl plán korektní? Flákali se účastníci? Kdo to ví…?

Příznak druhý – sdílení informací

Co je slyšet ve firmách, kde vázne předávání informací mezi lidmi? „To mi nikdo neřekl“, „Já ti to přece říkal“, „Nevím, jak se to (že se to) dělá“, „Celý den tu lítám a nic jsem pořádně neudělal“, „Kdo to má na starosti?, „Já za to nemůžu“... Důsledkem nepřesného „putování“ informací už není „jen“ nepříjemný zmatek, ale vážnější chyby ve vztahu / v dodávkách k zákazníkovi (dodá se něco jiného, v jiném balení, v jiné kvalitě, v jiném termínu…), a tudíž i ohrožení dobré pověsti firmy. Vinou neustálého dohadování a nedostatečného dořešení odpovědnosti za problémové situace se atmosféra ve firmě naklání k nervozitě a vzájemné nedůvěře.

Příznak třetí – rozsah a dostupnost informací

Firmu pochopitelně brzdí, pokud je některé informace obtížné a/nebo nemožné přehledným způsobem evidovat a tudíž použitelným způsobem vyhodnocovat. Jedná se například o záznam, z čeho se vyrobil reklamovaný výrobek (z které dodávky materiálu, od jakého dodavatele, jaké šarže...). Nebo co si minule objednal daný zákazník, jaká specifika požadoval a jaký z toho byl ekonomický profit.

Příznak čtvrtý – bezpečnost

Ztráta nebo zneužití informací může firmu významně poškodit. Proto je třeba uvážit následující rizika:

• Nebezpečí ztráty informací – jak pečlivě a často a kam se archivují data (např. Excelové tabulky)? Jak snadné je nedopatřením přepsat a uložit mylné údaje či smazat soubor? To se snad stalo už každému z nás, otázka je, jaký důsledek to kdy má.
• Nebezpečí zneužití – některá data představují konkurenční výhodu. Jak máme chráněny citlivé informace? Kdo k nim má přístup a jak je sledováno, kdo s nimi kdy nakládal?

Jestliže cítíme potřebu klást tyto otázky a odpověď na ně nás neuspokojuje, je na čase uvažovat o jiném řešení.

Příznak pátý – technická nedostatečnost

Mrtvého koně lze v případě informačních systémů rozpoznat také podle toho, že současné řešení firmu technicky omezuje v dalším rozvoji. Neumožní nám elektronicky (a tedy automatizovaně) komunikovat se státní správou, s dodavateli a odběrateli, nelze do něj integrovat řešení postavená na vyšších technologiích (e-shop, čárový kód), neumožňuje přístup z mobilních zařízení atd. V takovém případě vnímáme nutnost přechodu na komplexní ERP systém jako technicky nutné zlo. I zde ovšem platí, že všechno zlé je pro něco dobré.

Příznak šestý – informace jako konkurenční výhoda

Je třeba konat, pokud ve firmě cítíme, že bez lepší informační podpory se nemůžeme dál zlepšovat. Neumíme například poskytnout zákazníkovi lepší službu, jejíž součástí je:

• rychlejší a kvalitnější komunikace – například při sestavení cenové nabídky, která vyžaduje koordinaci několika oddělení, informovanost o stavu rozpracované dodávky, pružná reakce na změnu zákazníkova přání,
• personalizace vztahu – kvalitní CRM systém propojený s ekonomickou agendou a obchodním modulem poskytuje komplexní přehled o zákazníkovi, jeho „hodnotě“ pro firmu a podklad pro jednání,
• rychlejší a sofistikovanější dodávky – průběžně doplňované skladové zásoby díky dokonalému přehledu, případně propojení informačních systémů s ostatními účastníky dodavatelsko-odběratelského řetězce, možnost zákaznických specifik v dodávce (individuální balení, značení, odlišnost v detailech – barevnost, povrchová úprava...) apod.

Je také třeba sesednout z mrtvého koně, když jsme přetíženi operativou na úkor koncepčních činností (marketing, plánování, inovace). Ztrácíme hodně času a energie řešením běžných situací, duplicitním evidováním informací v různých formátech, hledáním informací, komunikací s kolegy. Přesné a konzistentní informace by nám přitom umožnily věnovat se konstruktivním a perspektivním pracem. Přesná a řízená organizace práce, jejímž důsledkem bude plynulý tok zakázky firmou (obecně plynulý chod všech firemních procesů) by nám umožnila snížit náklady a tedy zvýšit zisk.

Shrnutí

Všechny výše uvedené příznaky indikují potřebu přechodu ke komplexnímu, integrovanému ERP systému. Tato potřeba/nutnost je obvykle důsledkem přirozeného a chvályhodného vývoje firmy (růst počtu zakázek, nové produkty, nová technologie výroby, pobočky, nové prodejní / distribuční kanály…), ale například i zostřujícího se tlaku konkurence (zvyšování kvality, snižování cen), tlaku vlastníků na vyšší zisk, nebo zvyšujících se nároků státní správy (bohužel).

V každém případě firmu čeká nelehké rozhodnutí, nesnadný výběr informačního systému a ještě méně snadný přechod. Jak postupovat a čemu se vyhnout, to je téma na jiný článek. Pro tentokrát si dovolím jen připomenout zásadu, že nově pořízený kůň by vás měl nést dlouho, poslušně, tam, kam chcete vy, nikoli on, a časem možná i do krajů, o nichž dnes třeba ani nevíme.

Ing. Jaroslav Janda Autor článku je ředitelem společnosti BM Servis s.r.o.