facebook LinkedIN LinkedIN - follow
Exkluzivní partner sekce
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
Navisys
ERP systémy I , ERP systémy

Jak dobře zavést a převzít nový informační systém



UnicornPředpokladem pro řádné fungování informačního systému v každém podniku je správné nastavení a vykonávání procesů jeho správy. Se zavedením nového informačního systému do produkčního prostředí, tedy ostrého provozu, je proto spjata celá řada aspektů. A právě na ně se zaměříme v tomto článku.


Výroba informačního systému probíhá formou projektů při dodržení dohodnuté kvality, kvantity, termínu a rozpočtu. Oproti tomu jeho správa v produkčním provozu je řešena liniově jako dlouhodobá činnost. Procesy výroby informačního systému a procesy jeho správy jsou rozdílné, je tedy nutné současně se zavedením softwaru do produkčního provozu řešit také jeho převzetí z projektu do liniové, provozní správy.

Výroba informačního systému

Výrobu, tedy realizaci informačního systému dělíme na dvě části: projekční a implementační (obr. 1). Při projekci jsou sesbírány a analyzovány požadavky klienta a je stanoven způsob jejich realizace. Ve fázi implementace je systém na základě výstupů projekce implementován a následně zaveden do provozu. Zadání je dokument, který popisuje záměr podniku pro výrobu informačního systému. Jde o konceptuální návrh řešení a realizace systému ve smyslu rozsahu funkčností, termínů dodání a rozpočtu. Zadání má strukturovaný obsah s důrazem na vizualizaci navrhovaných procesů (high-level obrázky, pracovní postupy atd.). Již v rámci tohoto dokumentu jsou identifikována věcná, technologická a provozní rizika a musí být stanoven způsob jejich eliminace, nebo snížení jejich dopadu. Je nutné si tedy uvědomit, že již při tvorbě zadání musíme řešit nároky spojené nejenom s požadovanými business funkcemi, ale také požadavky definující možnosti zavedení a provozování informačního systému.

Obr. 1: Výroba informačního systému

Obr. 1: Výroba informačního systému

Projekce

V části projekce vzniká detailní specifikace požadovaných funkcí informačního systému a je stanoven způsob jejich realizace. Jsou vytvořeny veškeré potřebné modely business procesů, funkčností a zpracování a uložení dat. Jednotlivé funkčnosti jsou kategorizovány a je stanovena architektura systému, která je pomocí prototypu prověřena. Dále je zpracován časový plán a detailní rozpočet implementace po jednotlivých položkách.

Úvodní studie

Úvodní studie je klíčový dokument pro navazující části realizace řešení. Vychází z odsouhlaseného zadání, zpřesňuje cíle projektového záměru, popisuje návrh business procesů a pracovních postupů, určuje rozsah systému ve formě seznamu funkcí, integračních požadavků a architektonických a provozních omezení. Součástí úvodní studie je také seznam architektonických a provozních omezení, seznam rizik, harmonogram realizace, detailní plán a rozpočet pro technický projekt. Při vytváření úvodní studie postupujeme tak, abychom si společně se zadavatelem a následně i provozovatelem informačního systému vysvětlili věcné a technické řešení. Spolupráce s provozovatelem nám umožňuje definovat omezení a vhodné postupy související se zavedením systému do produkčního provozu, samozřejmě s respektováním potřeb zadavatele a technických možností.

Technický projekt

Dokument popisující detailní funkční a technický návrh implementace, návrh odpovídá rozsahu a potřebám odsouhlaseným v úvodní studii a je ověřen prototypem. Prototyp informačního systému je klíčový výstup technické části, neboť se jedná o ukázku, kde jsou se zadavatelem ověřeny vybrané funkčnosti, vzhled a další technické vlastnosti. V rámci technického návrhu je stanoven datový model, architektura řešení, infrastruktura, standardy a návrhy uživatelského prostředí a je vytvořena sada technické dokumentace. Jsou stanoveny plány a strategie:

  • vývoje modulů a částí informačního systému,
  • testování,
  • systémové integrace,
  • zavedení,
  • provozu a správy.

Na konci fáze technického projektu je vytvořen detailní plán a rozpočet pro implementační část.

Implementace

V této části probíhá vlastní realizace a zavedení informačního systému do provozu, a to vše dle technického projektu.

Konstrukce

Do této fáze vstupují jasně vymezené specifikace funkčností a technologického způsobu jejich realizace. Ve fázi konstrukce je vytvořen informační systém určený k zavedení do produkčního provozu. Vytvořený systém je integrován s okolím, řádně otestován a zdokumentován. Současně vznikají dokumenty pro školení, uživatelská dokumentace, provozní dokumentace a je stanoven plán a rozpočet pro fázi zavedení do produkčního provozu.

Zavedení

Cílem fáze zavedení je umožnit používání všemi oprávněnými uživateli podle stanovené úrovně podpory, definované v dokumentu service level agreement (SLA – smlouva mezi poskytovatelem a odběratelem ICT služeb). Informační systém je ve fázi zavedení ověřenými postupy z fáze konstrukce nainstalován do produkčního provozu. Pro eliminaci rizik spojených s nasazením do produkčního provozu je nutné naplánovat a připravit:

  • migrační plán,
  • pilotní režim,
  • postup převzetí.

Migrační plán

Migrační plán je dokument, který detailně popisuje všechny kroky zavedení informačního systému (technickým pojmenováním migrace nebo též roll-out) do produkčního provozu. Současně také definuje možnosti a postupy návratových scénářů (tzv. roll-back), včetně zajištění zdrojů pro migraci. Cílem migrace je provést nasazení do produkčního provozu, tedy spustit informační systém pro všechny oprávněné uživatele. Podle komplexnosti nasazovaného systému je však nutné počítat i s případy, kdy může během migrace dojít k neplánovaným technickým problémům. Proto je nutné instalaci rozdělit do jednotlivých fází. Pro tyto fáze musí mít připraven návratový postup, abychom se mohli vrátit do předchozího stavu, od kterého po vyřešení technických problémů můžeme dále pokračovat v instalaci a dokončení migrace. Přípravou návratových scénařů (roll-back) si zajistíme možnost znovu opakovat fázi zavedení.

Migrací je vždy pověřena osoba (nebo více osob, záleží na složitosti), která celou migraci řídí, koordinuje a postupuje dle migračního plánu. Migrační plán obvykle obsahuje kapitoly popisující kroky migrace (roll-out plan), dopady do okolních aplikací a systémů, návratové scénáře (roll-back plan), komunikační plán včetně seznamu účastníků migrace, sadu akceptačních testů během migrace a po ní, stanovený pomigrační režim, seznam rizik migrace včetně jejich návrhu mitigace, krizovou komisi (osoby rozhodující o řešení problémů při migraci) a go/no-go migrační komisi (osoby rozhodující o akceptaci migrace). Migrační plán eliminuje rizika, neboť je dopředu před samotnou migrací známo, co a kdy se má během migrace provést pro úspěšné provedení instalace.

Pilotní režim

Před zavedením informačního systému do rutinního produkčního provozu je z důvodu eliminace rizik spojených s ověřením funkčností, zajištěním stability v ostrém provozu, dodržením domluvených parametrů a dalších rizik zaveden tzv. pilotní režim. Obvykle je tedy nový systém nejprve spuštěn v pilotním režimu (část produkčního prostředí), tj. na vybrané skupině uživatelů a dat tak, aby došlo k eliminaci všech rizik souvisejících s jeho spuštěním pro všechny oprávněné uživatele. Při instalaci systému do pilotního režimu si ověříme migrační postupy včetně návratových postupů, čímž minimalizujeme možná rizika produkční migrace. Součástí pilotního režimu je samozřejmě ověření funkcí a získáváme také možnost ověřit výkonnostní parametry. Pilotní režim eliminuje rizika spojená s migrací do produkce, protože umožňuje prověřit instalační a návratové postupy.

Postup převzetí

ICT funkci nebo službu, v našem případě v podobě informačního systému, uživatel vnímá a hodnotí na základě používání v provozu. Cílem převzetí informačního systému z projektu do liniové, provozní správy je zajištění efektivního provozu včetně správy a dlouhodobého rozvoje systému na základě požadavků dle SLA (obr. 2). Aby pracovníci provozu získali schopnost zajistit dlouhodobě efektivní správu informačního systému, je nutné před ukončením projektu řešit následující činnosti:

  • převzetí znalostí o informačním systému (převzetí a prostudování dokumentace, školení administrace, zajištění konzultací s pracovníky projektu po převzetí),
  • seznam známých chyb a jejich řešení,
  • seznam řešených chyb v testech,
  • akceptační protokoly testů,
  • akceptace pilotního režimu,
  • převzetí funkční instalace,
  • převzetí zdrojových kódů,
  • postupy instalace do jednotlivých prostředí,
  • postupy zálohování a obnovy, testy obnovy,
  • konfigurace testovacího a vývojového prostředí.

 

Obr. 2: Cíle provozní správy

Obr. 2: Cíle provozní správy

Nejefektivnější způsob, jak mohou pracovníci získat znalosti o novém informačním systému, je jejich aktivní účast na konečné fázi jeho výroby, a to ve smyslu výpomoci a kooperace na řešení chyb a problémů pilotního režimu. Je vhodné, aby primární správu pilotního režimu zajišťovali budoucí pracovníci provozu, kteří se při řešení pilotních problémů s podporovaným systémem detailně seznámí. Vyřešení pilotních problémů je samozřejmě zajištěno i s výpomocí projektových pracovníků, přičemž odpovědnost za úspěšné dokončení pilotního režimu je na týmu, který provádí výrobu informačního systému. Výstupem procesu převzetí systému z projektu do provozní správy je protokol o převzetí. Provedením akceptace fáze zavedení je také akceptováno jeho převzetí do provozní správy. Výstupem projektové fáze zavedení jsou následující akceptační protokoly:

  • akceptace dokumentace,
  • akceptace testů,
  • akceptace pilotního režimu,
  • akceptace migrace do produkce,
  • akceptace převzetí.

 

Obr. 3: Procesy efektivního fungování informačního systému

Obr. 3: Procesy efektivního fungování informačního systému

Pro zajištění dlouhodobě efektivního fungování informačního systému je nutné v podniku zajistit procesy naznačené na obrázku 3.

Závěr

Zavedením informačního systému je myšleno provedení jeho instalace do produkčního prostředí. Proces (respektive samotné aktivity) zavedení je nutné řešit již v úvodní fázi projektu při sběru a definici požadavků, které by měl nový software splňovat. V dalších fázích jeho výroby jsou požadavky na zavedení dále rozpracovávány a analyzovány tak, abychom minimalizovali rizika bránící úspěšnému nasazení systému do produkčního provozu. Akceptaci úspěšného zavedení informačního systému je možno provést až v případě, kdy dojde k jeho akceptaci zadavatelem a faktickému předání z projektu do provozní správy. Převzetím je myšlen způsob, kdy pracovníci provozní správy převezmou odpovědnost za správu informačního systému v produkčním, ostrém prostředí.

Zdeněk Binder
Autor působí jako senior consultant ve společnosti Unicorn Systems.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Úsměv namísto podpisu a robot na místě prodavače

IT Systems 11/2020V novém vydání IT Systems se věnujeme trendům v digitalizaci bankovnictví a finančního sektoru, který je sice vnímán jako velmi konzervativní odvětví, ale ve vztahu k informačním technologiím patří naopak mezi ty nejprogresivnější. Tlak konkurence i nebankovních institucí a požadavky zákazníků totiž nutí celé odvětví, aby přijímalo nejnovější technologie.