Všichni to dobře známe: přijdeme ráno do obchodu či kavárny a očekáváme, že nám k snídani prodají čerstvé pečivo, které si namažeme čerstvým máslem. Málokdo z nás, spotřebitelů, si však uvědomí, co vše je nutné k tomu, aby naše, tak samozřejmé, požadavky mohli výrobci toho všeho denně splnit. Většina spotřebitelů to samozřejmě vědět ani nepotřebuje. To ale neplatí o tvůrcích IT řešení pro potravinářské společnosti. Ti naopak musí všechny procesy vedoucí k tomu, že housky jsou ráno na krámě, znát velmi přesně. Protože pekárny, mlékárny, zpracovatelé masa ani ostatní výrobci potravin už dnes prostě nemohou existovat bez specializovaného ERP systému.


„Potravinářství“ je velmi široký pojem. Zahrnuje řadu oborů, jejichž procesy se poměrně dost liší. Jinak se vyrábí pečivo, jinak maso, jinak pivo… Jejich požadavky na konkrétní funkcionality ERP řešení jsou tedy pochopitelně v lecčems různé. Mnohé jsou však naopak společné a jedno je zcela jisté: všechny tyto firmy pro podporu své činnosti nutně potřebují specializovaný informační systém. Na co přesně?

Sušenka přesně z této mouky

Na výkonnost a konkurenceschopnost výrobců potravin má velký vliv jejich schopnost pružně a okamžitě reagovat na požadavky zákazníků. Každý z nich, kromě toho, že chce výrobky denně, včas a v požadovaném (navíc často proměnlivém) množství, je velmi citlivý na kvalitu a složení výrobků. Je to logické. Potraviny mohou přímo ovlivnit zdraví spotřebitelů. Proto také jejich výroba podléhá mnoha normám, požadavkům na certifikace a také na přesnou evidenci a dohledatelnost a jednoznačnost výrobků a surovin. To v praxi znamená, že v případě jakéhokoli problému je možné, pomocí záznamů v informačním systému, přesně identifikovat, že právě tento výrobek (například sušenka) byl vyroben přesně z tohoto pytle mouky, od tohoto dodavatele. A tento výrobek byl dále distribuován těmto zákazníkům, v rámci této konkrétní dodávky.
Tím však výčet kritérií, která musí systém splňovat, zdaleka nekončí. Další jeho důležitou vlastností je umožnit výrobě rychlost. Musí umět minimalizovat, a především optimalizovat jednotlivé etapy výroby a tím naopak maximalizovat délku prodejní etapy. Řada dodavatelů je totiž nucena svým dodavatelům garantovat dodávku „nejdéle do…“, což je problém, který většinu ostatních branží nijak nepálí.

Etiketa – vizitka zboží

Další požadavek potravinářů vychází z toho, že mnoho výrobků musí s sebou ke spotřebitelům nést různé specifické údaje, které bývají zaznamenány například na obalu či etiketě. Tyto údaje jsou pochopitelně na každém výrobku jiné. Patří mezi ně například datum výroby, expirace, identifikace výrobku, údaje o výrobci… A právě informační systém by měl dokázat zajistit, aby se u výrobků všechny potřebné údaje automaticky evidovaly a aby bylo možné s nimi pracovat napříč informačním systémem až po fázi tisku na obal. Je však poněkud zarážející, že v mnohých potravinářských firmách mají dodnes systém, který to nedokáže, a pracovníci jsou pak nuceni zajišťovat tyto výstupy ručně, pomocí nějakého samostatného „softwareku“.
Bez čeho se však dnes určitě neobejde žádná potravinářská výroba, to je podpora čárových kódů. Není třeba ani zdůrazňovat, že také tohle patří k prvořadým úkolům informačního systému. A aby to nebylo tak jednoduché, mají potravináři navíc stanoveno, že jejich kódy budou ve formátu EAN 128. Jedná se o poměrně nový formát, ale zejména v obchodních řetězcích je poměrně striktně vyžadován. Jeho předností totiž je, že u tohoto typu kódu může být součástí i vlastní definice jeho obsahu, včetně integrace krátkých textových zpráv.

Když si počítače povídají

Když už hovoříme o práci s informacemi, nemůžeme samozřejmě vynechat ani dnes často využívanou EDI komunikaci. Zkratka slov electronic data interchange znamená „elektronická výměna dat“. Je to schopnost systému komunikovat mezi dvěma nezávislými subjekty – například dodavatelem a odběratelem – bezpapírovou formou. Je tedy zřejmé, že cílem je nahradit papírové doklady elektronickými, ovšem samozřejmě v souladu s legislativou. Jedná se především o objednávky, faktury, dodací listy, …, přičemž v naší zemi je tento systém komunikace vyžadován především obchodními řetězci ve styku s dodavateli. Jejich požadavek je zcela na místě, neboť vychází z logiky věci – EDI komunikace přináší rychlost zpracování velkého objemu dat a minimalizaci chybovosti. V této souvislosti však nezapomeňme ani na novinku, tzv. ISDOC (Information System Document). Jde o formát elektronické fakturace v ČR, který je alternativou pro ty společnosti, které chtějí přistoupit k elektronické fakturaci, ale formát EDI pro ně není z nějakého důvodu vhodný.
Vraťme se však od komunikujících počítačů ke komunikaci s živými zákazníky. Každá obchodní společnost dnes velmi ochotně zohledňuje trendy v potřebách odběratelů a současně se snaží přizpůsobovat jim svoji cenovou politiku. Vedle standardních slev vázaných na odběratele, skupinu zboží či velikost dodávky je však zejména u potravinářských firem cena vázána na různé termínované či akční ceny, objednané množství či formu objednání (například přes e-shop). A to vše samozřejmě musí dokázat zajistit právě jejich ERP systém.

Vyrábět doma, prodávat kdekoli

U distributorů potravinářského zboží, kteří dodávají své výrobky do maloobchodní sítě je čím dál rozšířenější tzv. ambulantní, nebo také mobilní podej. To znamená, že zavážka zboží je spojena s osobním jednáním, jehož výsledkem je jednak samotný prodej, jednak také sběr dalších objednávek. K tomu prodejci využívají mobilní zařízení PDA, chytré telefony či mininotebooky, které spolu s čtečkou čárových kódů a tiskárnou obvykle tvoří vybavení obchodního zástupce. Aby však mohli pracovat v terénu skutečně efektivně, je třeba, aby bylo zařízení on-line napojeno na interní informační systém. Pak je možné velmi dobře využívat možnosti, které přináší. Mezi ně patří nejen již zmíněný prodej a úkony s ním úzce související. Obchodní zástupce může navíc také realizovat na místě například marketingový průzkum či vyřídit různé vratky, reklamace apod. Součástí toho, co toto zařízení dokáže, může být i poskytnutí prodejci informací o odběrateli. Například saldo, stav předchozích objednávek a odebraného zboží a podobně. A konečně – díky možnosti napojení na GPS navigaci pak vedoucí pracovníci mohou získat ucelený přehled o pohybu a aktivitě svých obchodních zástupců.
Zpět od prodejců k vlastní výrobě. Jde totiž o to, že jedním ze stěžejních požadavků potravinářů je i provázanost obchodních a výrobních modulů. Jak už jsem zmínil, v potravinářství je nesmírně důležitá rychlost výroby, neboť je třeba včas stihnout lhůty dodání podle aktuálních objednávek s ohledem na dobu expirace. To mimo jiné znamená, že výrobní moduly musí umět zohlednit požadavky obchodu při plánování výroby. To lze řešit například optimalizací dle stanovených kritérií, která zajistí správné pořadí výrobních dávek například dle barvy, chuti, složení apod. Tím lze docílit seřazení dávek tak, aby se například denní produkce pudinku vyráběla od nejsvětlejších odstínů po nejtmavší, čímž se minimalizují výrobní prostoje spojené s čištěním výrobní linky.

Vážíme, měříme, snímáme… vyrábíme

Velmi důležitou věcí je napojení ERP na technologická zařízení nejrůznějšího typu. Jen namátkou mohu jmenovat vážní systémy, laserové snímače či různé typy výrobních linek. Dnes se totiž ve velké potravinářské výrobě nedělá téměř nic lidskýma rukama. Nejrůznější zařízení lisují, suší, hnětou, pečou… A všechna v sobě mají příslušná čidla, jejichž prostřednictvím se provedené úkony načítají do systému, který chod výroby řídí. Například váha, přes niž projede surovina či výrobek, hlásí údaj do systému, kde se automaticky porovnává s normou. Stejně automaticky pak probíhá například řízení času, po který je směs míchána, či třeba evidence počtu výrobků sjíždějících s linky. S lehkou nadsázkou mohu říci, že výroba každé housky, lžičky pudinku nebo pochoutky pro vašeho domácího mazlíčka by měla být detailně definována recepturou a informační systém, jako přísný šéfkuchař, by měl nekompromisně pohlídat, aby vznikla přesně v té správné chuti, velikosti a kvalitě a aby byla dodána včas do vaší oblíbené kavárny či do prodejny.

Autor je šéfem týmu Helios Orange Hradec Králové společnosti Asseco Solutions.