facebook
Exkluzivní partner sekce
Tematické sekce
 
Branžové sekce
Přehledy
 
Tematické seriály
 

GDPR

General Data Protection Regulation zásadně mění zpracování osobních údajů a zavádí nové povinnosti...

články >>

 

Jak uřídit IT projekt a nezbláznit se

Užitečné tipy a nástroje pro řešení problémů řízení inovací a vývoje produktů...

články >>

 

Industry 4.0

Průmysl 4.0

Jaký vliv bude mít čtvrtá průmyslová revoluce na výrobu a výrobní firmy?

články >>

 

Komplexní svět eIDAS

O nařízení eIDAS již bylo mnoho řečeno i napsáno. A proto jediné, o čem...

články >>

 

Trendy v CRM

Systémy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM) prochází v posledních letech výraznou změnou. Zatímco dříve...

články >>

 

Příručka úspěšného IT manažera

Dnes je řada IT manažerů opomíjena. Úspěšní bývají brouci Pytlíci a Ferdové...

články >>

 
Partneři webu
Compas automatizace
ERP systémy I , ERP systémy

Chcete svou firmu řídit pohledem do minulosti,

nebo raději držíte budoucnost pevně v rukou?



K2 atmitecEkonomický systém a informační systém. Dva pojmy, které se na první pohled možná mohou zdát více než podobné. Je tomu ale opravdu tak? V čem jsou jejich rozdíly? Kdy nám stačí systém ekonomický a kdy už potřebujeme využít systém informační? Pojďme si to ukázat na konkrétním příkladu.


Představte si následující situaci. Společnost potřebuje zorganizovat řízení obchodníků na cestách. Potřebuje, aby její zaměstnanci vykazovali práci přímo z terénu tak, aby jejich aktivita byla ihned viditelná na centrále či kdekoli jinde.

Konkrétně má tedy obchodník na schůzce u zákazníka například vyřešit stav salda, případně upozornit na ohrožení dalších dodávek, případně dohodnout splátkový kalendář. Základní zadání, které bez problémů vyřeší jak informační, tak ekonomický systém. Rozdíl ale bude v tom, jak s daty budeme pracovat.

Výše a skladba aktuálního dluhu z našeho příkladu jsou výstupy událostí z minulosti. Jsou to hodnoty, které někde vznikly. Nakoupili jsme, prodali a nyní konstatujeme, jaký to pro nás mělo ekonomický přínos. V tomto případě nám někdo dluží. Jedná se o jasná data, se kterými můžeme pracovat v obou typech systémů.

Samotný záznam z proběhlé schůzky ale nese spoustu dalších informací o způsobech dalšího vývoje. Obchodník na místě získá odpovědi na otázky proč dluh vznikl, jak se domluvili na společném vyřešení, kdy doplatek proběhne a podobně. Tyto informace pak v informačním systému přidá ke konkrétním dokladům, aby si všichni oprávnění mohli zjistit, kdo, co a jak dohodl. A to už jsou doplňující data, se kterými ne každý ekonomický systém umí pracovat.

V informačním systému řídím a reaguji na aktuální dění tak, abych si zajistil příznivou budoucnost. V ekonomickém systému se jen utvrzuji v tom, jaká byla minulost.

Ještě patrnější jsou rozdíly mezi připravovanými, probíhajícími a ukončenými akcemi. Připravovaná akce je například poptávka. Tu v ekonomickém systému není jak zaúčtovat. Obvykle s jejím obsahem, stavem ani hodnotou nejde pracovat. Nemůže se tedy projevit ve výstupech z ekonomického systému, protože nefiguruje na žádných účtech. Nemůže být ani v žádných položkových statistikách prodeje.

Jestliže se nabídka obchodníka zákazníkem akceptuje, vzniká objednávka. Ta po realizaci skončí konkrétním ekonomickým výsledkem a je tedy možno s ní pracovat i v ekonomickém systému. Co se ale stane, pokud zákazník nabídku neakceptuje a vybere si například jiného dodavatele? V tomto případě už bude pro ekonomický systém problém udělat statistiky o tom, které položky jsme mohli prodat, komu, za kolik a s jakou četností.

A nebude nejspíše možný ani následný rozbor, proč se tak nestalo. Tato data v ekonomickém systému chybí a není proto možné udělat ani žádná rozhodnutí, co udělat příště jinak, abychom zakázku získali. A právě toto hledání souvislostí mezi daty je zásadní rozdíl mezi určením, posláním a využitím ekonomických a informačních systémů.

V informačním systému potřebuji řídit a reagovat na aktuální dění tak, abych si zajistil příznivou nebo očekávanou budoucnost. V ekonomickém systému se utvrzuji v tom, jaká byla minulost. Potvrzuji si správný trend a výsledek.

V informačním systému eviduji a řídím i jiné než ekonomické agendy. Především jde o procesní závislosti, nejen ty dokladové. Informační systém přináší jednoznačnost, transparentnost i vynutitelnost firmou vyžadovaných postupů.

Zde se projevuje další výhoda informačního systému. Pokud totiž řídím společnost na základě ekonomických výsledků, obvykle používám více různých nástrojů a na základě reportů z ekonomiky si v pravidelných intervalech kontroluji, že má rozhodnutí jsou správná. Naopak, pokud používám informační systém, k dennímu provozu společnosti, podkladům, rozhodování a kontrole realizace zvolených kroků mi stačí jediný, vzájemně propojený nástroj.

V informačním systému proto zpravidla eviduji a řídím i jiné než ekonomické agendy. Především jde o procesní závislosti, ne jen ty dokladové. Definuji v něm firemní metodické postupy pro maximální usnadnění.

Firemní reporty se už netýkají pouze ekonomických výstupů, ale i procesů, které jsou v prodlení, které jsou pro firmu kritické apod. Velkou výhodou tak je, že informační systém přináší jednoznačnost, transparentnost i vynutitelnost firmou vyžadovaných postupů. Díky tomu se firma může vyhnout mnoha nepříjemnostem ve zpoždění termínů, neinformovanosti kooperujících oddělení nebo finančních či obchodních škodách, které se v zaúčtování nikdy nemusí objevit.

Informační systém musí obsahovat i ekonomickou část pro průběžné potvrzování dosažených ekonomických výsledků. Na rozdíl od ekonomického systému má ale sloužit především k řízení celé společnosti, všech jejích aktivit a procesů.

Je třeba si v první řadě promyslet, jestli firmu chcete řídit pohledem do zpětného zrcátka, nebo jestli při řízení raději koukáte dopředu a sledujete cestu před vámi. Ani v jednom případě nebudete mít jistotu, že do cíle dorazíte včas a v pořádku, ale pravděpodobnost úspěchu je s informačním systémem výrazně vyšší.

Pavel Motan, K2 atmitec Pavel Motan
Autor článku je obchodním ředitelem společnosti K2 atmitec, výrobce a dodavatele Informačního systému K2.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Zahrajte si s hvězdami budoucnosti

CZECH CLASSICTurnaj Czech Classic se uskuteční 16.–21. června 2019 v GR Kaskáda jako součást Pro Golf Tour, jednoho ze čtyř oficiálních satelitů European Tour. Program kromě turnaje pro profesionály a nejlepší české amatéry zahrnuje i bohatý doprovodný program včetně tradičního turnaje partnerů s nejlepšími profesionálními hráči Pro Golf Tour, tzv. Pro-Am.