Ekonomický systém a informační systém. Dva pojmy, které se na první pohled možná mohou zdát více než podobné. Je tomu ale opravdu tak? V čem jsou jejich rozdíly? Kdy nám stačí systém ekonomický a kdy už potřebujeme využít systém informační? Pojďme si to ukázat na konkrétním příkladu.

Představte si následující situaci. Společnost potřebuje zorganizovat řízení obchodníků na cestách. Potřebuje, aby její zaměstnanci vykazovali práci přímo z terénu tak, aby jejich aktivita byla ihned viditelná na centrále či kdekoli jinde.

Konkrétně má tedy obchodník na schůzce u zákazníka například vyřešit stav salda, případně upozornit na ohrožení dalších dodávek, případně dohodnout splátkový kalendář. Základní zadání, které bez problémů vyřeší jak informační, tak ekonomický systém. Rozdíl ale bude v tom, jak s daty budeme pracovat.

Výše a skladba aktuálního dluhu z našeho příkladu jsou výstupy událostí z minulosti. Jsou to hodnoty, které někde vznikly. Nakoupili jsme, prodali a nyní konstatujeme, jaký to pro nás mělo ekonomický přínos. V tomto případě nám někdo dluží. Jedná se o jasná data, se kterými můžeme pracovat v obou typech systémů.

Samotný záznam z proběhlé schůzky ale nese spoustu dalších informací o způsobech dalšího vývoje. Obchodník na místě získá odpovědi na otázky proč dluh vznikl, jak se domluvili na společném vyřešení, kdy doplatek proběhne a podobně. Tyto informace pak v informačním systému přidá ke konkrétním dokladům, aby si všichni oprávnění mohli zjistit, kdo, co a jak dohodl. A to už jsou doplňující data, se kterými ne každý ekonomický systém umí pracovat.

Ještě patrnější jsou rozdíly mezi připravovanými, probíhajícími a ukončenými akcemi. Připravovaná akce je například poptávka. Tu v ekonomickém systému není jak zaúčtovat. Obvykle s jejím obsahem, stavem ani hodnotou nejde pracovat. Nemůže se tedy projevit ve výstupech z ekonomického systému, protože nefiguruje na žádných účtech. Nemůže být ani v žádných položkových statistikách prodeje.

Jestliže se nabídka obchodníka zákazníkem akceptuje, vzniká objednávka. Ta po realizaci skončí konkrétním ekonomickým výsledkem a je tedy možno s ní pracovat i v ekonomickém systému. Co se ale stane, pokud zákazník nabídku neakceptuje a vybere si například jiného dodavatele? V tomto případě už bude pro ekonomický systém problém udělat statistiky o tom, které položky jsme mohli prodat, komu, za kolik a s jakou četností.

A nebude nejspíše možný ani následný rozbor, proč se tak nestalo. Tato data v ekonomickém systému chybí a není proto možné udělat ani žádná rozhodnutí, co udělat příště jinak, abychom zakázku získali. A právě toto hledání souvislostí mezi daty je zásadní rozdíl mezi určením, posláním a využitím ekonomických a informačních systémů.

V informačním systému potřebuji řídit a reagovat na aktuální dění tak, abych si zajistil příznivou nebo očekávanou budoucnost. V ekonomickém systému se utvrzuji v tom, jaká byla minulost. Potvrzuji si správný trend a výsledek.

Zde se projevuje další výhoda informačního systému. Pokud totiž řídím společnost na základě ekonomických výsledků, obvykle používám více různých nástrojů a na základě reportů z ekonomiky si v pravidelných intervalech kontroluji, že má rozhodnutí jsou správná. Naopak, pokud používám informační systém, k dennímu provozu společnosti, podkladům, rozhodování a kontrole realizace zvolených kroků mi stačí jediný, vzájemně propojený nástroj.

V informačním systému proto zpravidla eviduji a řídím i jiné než ekonomické agendy. Především jde o procesní závislosti, ne jen ty dokladové. Definuji v něm firemní metodické postupy pro maximální usnadnění.

Firemní reporty se už netýkají pouze ekonomických výstupů, ale i procesů, které jsou v prodlení, které jsou pro firmu kritické apod. Velkou výhodou tak je, že informační systém přináší jednoznačnost, transparentnost i vynutitelnost firmou vyžadovaných postupů. Díky tomu se firma může vyhnout mnoha nepříjemnostem ve zpoždění termínů, neinformovanosti kooperujících oddělení nebo finančních či obchodních škodách, které se v zaúčtování nikdy nemusí objevit.

Informační systém musí obsahovat i ekonomickou část pro průběžné potvrzování dosažených ekonomických výsledků. Na rozdíl od ekonomického systému má ale sloužit především k řízení celé společnosti, všech jejích aktivit a procesů.

Je třeba si v první řadě promyslet, jestli firmu chcete řídit pohledem do zpětného zrcátka, nebo jestli při řízení raději koukáte dopředu a sledujete cestu před vámi. Ani v jednom případě nebudete mít jistotu, že do cíle dorazíte včas a v pořádku, ale pravděpodobnost úspěchu je s informačním systémem výrazně vyšší.

Pavel Motan Autor článku je obchodním ředitelem společnosti K2 atmitec, výrobce a dodavatele Informačního systému K2.