Stále se zostřující konkurenční boj mezi producenty systémů je vynikající motivací pro vývoj. Systémy pro malé firmy a podnikatele tak přinášejí každý rok množství novinek a vylepšení pro vyšší komfort práce svých uživatelů. Přitom prvotní je snaha přinést něco, co jiné systémy nemají, druhotná pak alespoň co nejrychleji dohonit vývojově rychlejší soupeře. Nicméně důležitou motivací pro změny je i vůle odvděčit se stávajícím uživatelům průběžným vylepšováním softwaru a zapracováním jejich připomínek a námětů. V průběhu zhruba dvou posledních let se tedy v systémech pro malé, případně střední firmy, ač jsou stále ještě v kategorii systémů ekonomických, začaly objevovat velmi sofistikované moduly a funkcionality.
Velmi „trendy“ je například možnost fakturace prostřednictvím EDI komunikace, kterou v poslední době striktně vyžadují například obchodní řetězce, a to po všech svých dodavatelích, bez ohledu na jejich velikost. Pokud tedy dodavatelé ekonomických systémů nechtějí své zákazníky znevýhodnit, nezbývá jim, než své produkty komunikovat prostřednictvím EDI urychleně „naučit“.

Nákupy na dálku

Současná doba se také vyznačuje čím dál tím častějším výskytem nákupů přes internet, které v mnoha oblastech postupně vytlačují nakupování v tradičních obchodech. Na tuto skutečnost pochopitelně musí podnikatelé reagovat. V mnoha případech přecházejí na elektronický obchod a systém, který používají, by tedy logicky měl umět e-shopy přinejmenším podporovat, a v lepším případě jejich obsluhu také zefektivnit a usnadnit.
Relativní novinkou jsou také například funkcionality ve mzdových modulech, které se týkají zadávání údajů do statistických výkazů, sledování odpracované doby či nerovnoměrné pracovní doby a podobně. Prostřednictvím mnohých ekonomických systémů lze nyní například také vytvářet a evidovat daňové doklady pro další členské státy EU, vytvořit daňové přiznání, a dokonce v poslední době též řídit vztahy se zákazníky. Poslední zmíněné znamená, že modul CRM, který byl ještě poměrně nedávno součástí výhradně velkých ERP systémů, se postupně dostal do „výbavy“ systémů pro střední firmy a posléze i do ekonomických systémů pro ty nejmenší zákazníky.
Zajímavou novinkou posledních let, k jejímuž zavádění nutí mnohé producenty softwaru neradostná ekonomická situace jejich potenciálních zákazníků, je také možnost pořídit si i systém pro malou firmu formou pronájmu. Ten pochopitelně zahrnuje i systémovou podporu.

Dobře informovaný manažer

Co lze však považovat skutečně za převratný jev v oblasti systémů pro malé firmy, je fakt, že již i jejich součástí se stává manažerské vyhodnocování. Tato součást systému umožňuje majitelům či ředitelům získat ekonomické i obchodní pohledy na firmu za různá období, a dokonce i zpětně za časový úsek v řádu let. Mimochodem – právě tento velmi užitečný zpětný pohled dosud systémy pro malé firmy zpravidla neumožňovaly.
Pro rychlý přehled je možné využít předdefinované autorské sestavy, nebo si manažer může vytvořit své vlastní pohledy, například na oblasti účetnictví, skladového hospodářství, nákupu a prodeje či mzdových nákladů a podobně. Manažerské vyhodnocování však pomůže rychle a operativně získávat informace nejen pro strategické rozhodování, ale také pro operativní řízení firmy. Lze se tak velmi pohodlně informovat například o stavu skladů, objemu prodejů a nákupů v kusech, nákupních nebo prodejních cenách, finančním objemu za nakoupené zboží od dodavatelů nebo za prodané zboží odběratelům.

Když si systémy povídají

Je tedy jasné, že si zákazníci z řad malých firem na nedostatek novinek nemohou stěžovat. Podívejme se však nyní, jak se vyvíjí systémy pro firmy střední velikosti. Ty systémy, které již dříve hrdě nesly označení ERP, ovšem jejich funkcionalita dlouho zdaleka neodpovídala velkým ERP systémům. Trendem poslední doby je u tohoto softwaru například možnost odesílat a načítat faktury v datovém formátu ISDOC (Information System Document), což je speciální formát elektronické fakturace v ČR a současně dobrá alternativa pro ty, kdo nemají EDI. Pro mnohé uživatele informačních systémů, zejména z řad menších či středních firem, je ideálním řešením pro realizaci dnes tak nepostradatelné elektronické komunikace mezi dodavateli a odběrateli. Ovšem na rozdíl od jiných forem elektronické komunikace je tato ve formátu ISDOC jednodušší – je možné zasílání napřímo, bez účasti prostředníka. Formát ISDOC/ISDOCX je také podporován informačním systémem datových schránek. S podporou producentů softwaru umožňuje bezobslužné zasílání a přijímání faktur, takže zákazníkům šetří čas i peníze.
Na tomto projektu bylo, kromě jeho věcné stránky, velmi zajímavé a přínosné i to, že se k jeho realizaci snad poprvé dokázali spojit všichni významní čeští producenti softwaru ve snaze prospět svým zákazníkům.
Další novinkou v systémech pro menší a střední firmy, kterou si rovněž „vyžádala doba“, je komunikace s datovými schránkami. Díky příslušnému modulu v systému je možné přijímat a odesílat zprávy či ověřovat, zda je zvolená schránka aktivní, vést seznam datových schránek a archivovat zprávy.

Na data s „inteligencí“

Jedním z významných trendů současnosti je i zájem středních i menších společností o technologie a postupy z kategorie business intelligence. To znamená, že ve skupině systémů pro tyto zákazníky přibývá nástrojů pro podporu integrace a propojení BI s podnikovými systémy. Tím se tato řešení navíc stávají levnějšími a pro zákazníky dostupnějšími. Téměř všichni významní výrobci ERP pro střední a menší společnosti se touto oblastí zabývají a postupně rozšiřují své aplikace o příslušné nástroje.
Trendem v této oblasti je změna zaměření business intelligence aplikací. Posun spočívá v jejich rozšiřování směrem od čistě reportingových, zaměřených na sledování finančních ukazatelů, k taktickému a operativnímu řízení. Současně se však mění i přístup z pohledu uživatele. Z původního reaktivního reportování na proaktivní analýzy a predikce. To umožňuje, aby nástroje BI byly využívány v širší míře pro rozhodování a řízení na všech úrovních podniku. Proto lze pozorovat, že v poslední době je mezi uživateli ze segmentu menších a středních firem velký zájem o funkcionality z oblastí data warehousing, MIS, manažerské nadstavby a controlling.
Co se však uživatelé z řad menších firem musí ještě často učit, je přístup k výběru BI řešení. Zavedení business intelligence můžeme přirovnat například k výběru a zavedení CRM. Obě tyto oblasti nelze vnímat jako produkt, který má přesně stanovené funkce, u nichž lze jednoznačně vyjádřit, zda naší společnosti vyhovují, či nikoliv. V obou případech jde o řešení, tedy komplex know-how, metodiky a produktu. Nezbytnou podmínkou výběru BI je konkrétní představa o jejím použití a přínosech. Pokud v této oblasti nemáme jasno, může to být velkou překážkou úspěšného výběru a nasazení nástrojů BI.

Na obzoru světlé zítřky

Jak je tedy patrné, vývoj jde kupředu opravdu mílovými kroky. A to jak vývoj systémů samotných, tak i jejich uživatelů. Cílem všech změn je přizpůsobit systém tak, aby práce s ním byla stále efektivnější a současně i komfortnější. Aby bylo například možné systém používat ze vzdálených míst, ať už prostřednictvím přenosných zařízení, či webového klienta. Je tedy zřejmé, že to, co dřív bylo realitou u velkých firem a o čem si ti malí a střední mohli nechat jen zdát, se už stalo, či přinejmenším stává běžnou praxí napříč všemi segmenty.

Autor je vedoucím obchodního týmu Asseco Solutions v Hradci Králové.