Outsourcing je pojem, který je složen ze slov out (vnější) a source (zdroj) a znamená uskutečňování činností pomocí vnějších zdrojů. Metoda outsourcingu se provozuje již od sedmdesátých let a v létech osmdesátých se stala pro mezinárodní koncerny součástí podnikových procesů pro vybrané podpůrné oblasti. Nejvíce je v poslední době outsourcing skloňován v oblasti IT. Ocení jej společnosti, které zjistily, že vlastní vývoj a údržba jejich informačního systému je pro ně z ekonomického hlediska nevýhodná. Využívají služeb počítačových firem - poskytovatelů outsourcingu, kterým předají odpovědnost za návrh, budování a správu jejich informačního systému.




Obecný popis outsourcingu IT
V posledních letech, kdy finanční prostředky investované do IT stále rostou, je třeba začít lépe řídit jejich efektivní využívání. IT oddělení se stávají nenasytným žroutem rozpočtů společností, z nichž se finančním ředitelům točí hlava. Velmi často si kladou otázku, jsou-li tyto investice oprávněné a jak tyto náklady optimalizovat. Je jasné, že nároky na řízení IT oddělení jsou odlišné u malé firmy čítající pár desítek zaměstnanců a u nadnárodní korporace s tisíci zaměstnanci v různých částech světa. Nicméně obecné principy, dle kterých by firmy měly postupovat, jsou v obou případech velmi podobné. V první řadě je důležité si uvědomit, že IT oddělení není ve firmě pouze na údržbu počítačů a softwaru, ale musí plnit především podpůrnou úlohu v aktivitách celé firmy. Firma je sdružením mnoha procesů. Moderní technologie mají za úkol je zjednodušit, zautomatizovat a zefektivnit takovým způsobem, aby se mohla firma dobře rozvíjet, zvyšovat produktivitu a optimalizovat čas pracovníků. V těchto případech může mnohým pomoci právě outsourcing. Outsourcing IT znamená pro vedení společnosti stanovení a definování vlastních podnikových procesů. Musí určit, které procesy jsou pro společnost základní a které mají pouze podpůrný charakter, a tyto procesy umět vyčlenit mimo společnost. Všechny podpůrné procesy mohou být předmětem outsourcingu, splní-li další kritéria, jako je například schopnost naprosto jasné definice rozhraní outsourcovaného procesu. Outsourcing přináší společnosti výhody z několika hledisek:

Ekonomické přínosy
Tyto výhody ocení zejména vedení společnosti. Stále však u většiny podniků v ČR převládá názor, že outsourcing IT je mnohem nákladnější než provoz ve vlastní režii. Na první pohled se tak může zdát, že z finančního hlediska je výhodnější zajistit provoz definovaných oblastí pomocí vlastních zdrojů. Každý ovšem velmi často kalkuluje pouze přímo viditelné náklady a dochází tak k opomenutí dalších faktorů. Jsou to služby v oblasti konzultací a vývoje informačního systému, kterých bezesporu každá organizace využívá. Dále prostředky, které firma vynaloží při hledání a monitorování nových technologií, čas strávený testováním a konzultacemi, likvidace starých technologií. V neposlední řadě jsou to organizační náklady, mezi které především zahrnujeme režii (pracovní místo), mzdové náklady, pojištění a školení zaměstnanců. Významné náklady jsou spojeny i s vytvářením plánu a strategie IT na další rok. Eliminace rizik spojených s kolizí nebo výpadkem informačního systému tak přínosy outsourcingu jen umocňují.

Personální výhody
Klíčovou výhodou je záruka dostupnosti týmu odborníků, kteří jsou seznámeni s informačním systémem zákazníka (většinou jej navrhovali a realizovali). Společnost, jejímž hlavním podnikatelským záměrem není IT, většinou nemůže dlouhodobě zaměstnávat tým expertů a nabízet jim osobní a profesní růst. Outsourcingem tak jeho uživatel získává nepochybně výhodu v zastupitelnosti všech odborných pracovníků, jejich různorodost v úrovni a oblasti zkušeností. Člověk, jehož jedinou pracovní náplní je daná činnost, pak zcela určitě udržuje znalosti nejnovějších technologií a má nepochybně bohaté praktické zkušenosti s danou problematikou. Fakt, že každému, kdo využije outsourcing, odpadnou starosti s hledáním odborných pracovníků, jejich udržením a vzděláváním nebo problémy spojené s odchodem daného zaměstnance, opět nabádá k využití zdrojů třetích stran.

Výhody údržby a správy
Jde především o převedení administračních procesů na poskytovatele outsourcingu. Ten tak zodpovídá za budování a udržování výpočetního střediska, za řízení výpočetního střediska a zpravidla připravuje audit informačního systému.

Bezpečnost poskytovaných služeb IT Bezpečnost je pro většinu společností jedním z nejdůležitějších kritérií pro výběr partnera v jakékoliv oblasti. Při poskytování outsourcingu IT služeb je důvěryhodnost a spolehlivost dodavatele zřejmě prvním kritériem, které bude při výběru zvažováno. V případě outsourcingu se pracovníci poskytovatele dostávají do kontaktu s daty, která jsou pro danou organizaci kritická (účetní data, adresáře obchodních partnerů a zákazníků, elektronická korespondence, smluvní vztahy, ale i sdílené diáře a samozřejmě osobní údaje o zaměstnancích). Důležité je vlastní zabezpečení dat před neoprávněným přístupem. Tím máme na mysli nejen zcizení dat (v elektronickém světě se jedná zejména o kopírování, i když ani úplnou destrukci nelze vyloučit), ale též záměrné pozměnění, a zejména obecnou dostupnost dat. Tím se dostáváme do problematiky zabezpečení dat proti napadení zvenku i zevnitř. Outsourcing by měl řešit obojí. Nicméně pro ochranu dat je dobré vždy využít kombinaci všech dostupných prostředků, od firewall na internet i na stanicích přes antivirovou ochranu serverů a stanic až po detekci průniku, šifrování a nástroje HW a SW auditu.

Dělení outsourcingu - každý to vidí jinak
Způsobů, jak rozdělit outsourcing, je samozřejmě mnoho. Pojďme se podívat na jeden z nich.

1) Kompletní outsourcing infrastruktury
Kompletní outsourcing je služba, kdy poskytovatel na sebe přebírá veškeré zdroje (jak technické, tak i lidské) a plnou zodpovědnost za celý IS. Součástí těchto služeb je například správa desktopů a serverů, správa sítě, managed service desk, asset management, continuity management, COE support atd. V ČR byl do této chvíle zájem o komplexní outsourcing minimální, ale v poslední době zaznamenáváme zvýšený zájem o tuto komplexní službu.

2) Outsourcing lidských zdrojů
Dalším typem outsourcingu, který je nabízen, je zapůjčení kvalifikovaného personálů pro provozní zajištění projektů. Tyto zdroje jsou zákazníkovi k dispozici 24 hodin denně. Jedná se o služby zkušených projektových managerů za účelem operativního (každodenního) řízení projektu dle navržených metodik projektu (s možností převzetí odpovědnosti za úspěch projektu). A v neposlední řadě alokování administrátorů, kteří se starají o IT prostředí zákazníka.

3) Outsourcing servisních služeb
Poskytovatel outsourcingových služeb by měl být schopen pomoci při vývoji a implementaci vhodné strategie informačních technologií a podporovat tak obchodní aktivity zákazníka. Přebírá tím odpovědnost za provoz celé IT infrastruktury zákazníka, správu jeho desktopové infrasturktury, tiskových technologií a serverového prostředí. Zde je hlavní rozdíl oproti komplexnímu outsourcingu v tom, že IT zůstává ve vlastnictví zákazníka.

4) Outsourcing logistických služeb
Jedná se o služby týkající se dovozu a distribuce především náhradních dílů, kde je pro většinu firem důležité mít potřebné díly včas na pravém místě, případně vedení bezpečnostního skladu pro poprodejní servis. S tím jsou rovněž spojené všechny služby potřebné pro celní propuštění náhradních dílů do volného oběhu.

5) Outsourcing provozu aplikací (ASP)
Pro automatizaci procesů prostřednictvím pronájmu aplikací formou vzdálené služby je využíván nejčastěji internet. Aplikace ASP jsou řízeny vzdálenými službami, od vzdáleného help-desku až po externí zajištění vytěsněných aktivit. O ASP roste zájem i u firem středních a velkých. Zde se však nejedná o vytěsňování některých aktivit, tedy o realizaci outsourcingu formou modelu ASP, ale zejména o selektivní využívání aplikací krabicového typu. Pro ostatní podniky, které uvažují o vytěsnění IS/IT služeb, lze doporučit cestu "klasického" outsourcingu. Pro pozdější využití ASP modelu se tím dveře nezavírají.

Závěrem
Základní výhodou outsourcingu IT služeb je tedy skutečnost, že klient má k dispozici profesionální servis s kvalitami, které by z vlastních zdrojů získával s neporovnatelně vyššími finančními náklady, a navíc může využít možnosti sjednání jasných pravidel a garancí. Důkazem o tom, že outsourcing představuje pro organizaci přínos, je jeho stále rostoucí popularita i v tak velmi choulostivé oblasti, jakou je výpočetní prostředí zákazníka.

Autorka článku, Linda Mácová, působí ve společnosti Getronics (Czech Republic).