Implementace systému pro document management

Většina organizací usilujících o zkvalitnění a zefektivnění svého působení uvažuje o cestách, jak rozšířit, urychlit a zlevnit jimi poskytované služby externím i interním zákazníkům. Po zvážení obchodní strategie je jistě na dalším místě přenos a sdílení informací vstupujících do soustavy firemních procesů. Nynější stav informačních technologií dovoluje podpořit oblast document managementu (DMS) a workflow (WF) mnoha prostředky.

Obecně uznávané studie uvádějí návratnost vložených investic u obdobných řešení kratší než jeden rok. Dle zkušeností z českého prostředí předpokládáme hranici návratnosti mezi 18 až 24 měsíci. Dále uvádíme jen heslovitě základní a referencemi podložené přínosy, se kterými lze počítat v případě úspěšné realizace projektu DMS a WF:

• 50% úspora nákladů na reprografii,
• minimálně 20 minut úspory pracovního času na jedno spuštěné jednodušší workflow (při rozsáhlejším použití je úspora samozřejmě výraznější),
• další úspory simulací a definicí firemních a parciálních procesů,
• systematický přístup k dokumentům,
• prokazatelnost a bezpečnost podnikových toků informací,
• úspora místa na lokálních discích,
• levnější správa sítě, snazší backup/restore, nižší náklady na administraci klientů,
• zpřístupnění potřebných informací uživatelům v pravý čas a na pravém místě,
• lepší rozhodování, neboť je prokázáno, že 80 % informací pro řízení je získáváno z nestrukturovaných dat,
• výrazné snížení nákladů na papírové archivy.

K dosažení výše uvedených přínosů při implementaci DMS je nutné si uvědomit stav oběhu dokumentů v dané organizaci.

Zde je namístě malá odbočka, co si lze představit pod pojmem dokument. Zjednodušeně je to informace v elektronické, papírové či jiné formě, která souvisí s činností a zájmy organizace. Pod pojmem document managment system si můžeme představit řízený proces vzniku, distribuce, zpřístupnění, archivace i vyřazení dokumentu.

Teď se zkusme vrátit ke stavu dokumentů v organizaci před zahájením implementace. Jednotliví pracovníci si duplicitně vytvářejí vlastní složky s dokumenty a budují vlastní znalostní databázi. Pokud jsou informace v organizaci distribuovány, je při použití kancelářských informačních systémů a „papírových archivů“ velmi těžké sdílet data a znalostní databázi všemi zaměstnanci organizace.

Implementace DMS a WF se dotkne celé organizace a změní její interní chování. Žádný informační systém sám o sobě nepřinese výsledky bez kooperace zákazníka s dodavatelem projektu. Na druhé straně se očekává, že dodavatel systémů DMS přinese zkušenosti a v úvodní fázi projektu zákazníkovi nastíní rizika, která v sobě projekt DMS nese. Z obecných přínosů, které jsme uvedli v začátku tohoto článku, je třeba specifikovat konkrétní dosažitelné výsledky. A to zejména z toho důvodu, že některé cíle projektu mohou být protichůdné. Například „prokazatelnost a bezpečnost podnikových toků informací“ s náklady na projekt.

Oprávněně očekávané přínosy, pro které se zákazník rozhodl implementovat projekt DMS, je nutné zafixovat v úvodní fázi implementace a porovnat je i s možností zákazníka přijmout potřebné organizační a procesní opatření, které DMS uvedou do praxe. Práce s dokumentem, který není v papírové podobě, nebo v nejhorším případě na osobním počítači, je pro mnohé zaměstnance podobnou změnou, jako bylo v devadesátých letech zavedení výpočetní techniky do organizace.

Úspěšný projekt DMS je tedy závislý nejen na předpokladu, že dodavatel používá metodiku pro řízení projektu a připraví kvalitní architektonický návrh, ale zejména na práci se zákazníkem a stanovení reálných cílů a přínosů s ohledem na absorbaci takového projektu organizací.