Velmi často se při rozhovorech se zákazníky potkáváme se zdánlivě jednoduchým požadavkem: potřebuji vidět velké pivotové tabulky, tak abych mohl v datech hledat souvislosti. Je ale v roce 2013 stále ještě stále potřeba prezentovat naše data ve velkých tabulkách? Určitě existují případy užití a firmy, které potřebují vidět data v pivotových tabulkách z různých důvodů. To ale ještě neznamená, že neexistuje jiná, ve většině případů lepší varianta. V momentě, kdy se firma rozhodne použít webový analytický nástroj, který poskytuje funkci dashboardu a snaží se v něm vytvářet velké tabulky, jde v podstatě proti proudu a zahazuje velkou příležitost, kterou tyto nástroje poskytují.

Poznejte proces a definujte případ užití

Bude to znít jako fráze, ale definice procesu je základem pochopení toho, jak funguje váš byznys. Máte-li dobře definovaný proces, jste schopni identifikovat klíčové ukazatele výkonu (KPI). Definice procesu nemusí být vždy triviální záležitost a rozhodně se vyplatí věnovat této fázi dostatek času. V momentě, kdy firma identifikuje klíčové ukazatele, je třeba stanovit si cíle na dané období (podle procesu). Velké množství firem například plánuje tržby kvartálním způsobem. Sleduje pohyb a změnu stavu obchodních příležitostí v rámci procesu (pipeline analysis). Měří rychlost obchodního cyklu (sales velocity), nebo sleduje aktivitu a spokojenost se zákaznickým servisem. Nemusíme se ale omezovat pouze na obchodní data, můžeme sledovat marketingový proces a porovnávat náklady s přínosy marketingových kampaní. Můžeme sledovat dopad změny návštěvnosti produktového webu na naše tržby a návratnost investic do on-line marketingu, porovnávat on-line a off-line marketingové kampaně nebo segmentovat zákazníky. Případů užití existuje celá řada a je naprosto klíčové definovat je na počátku implementačního procesu. V rychle se měnící době potřebujeme nástroje, které nám dovolí případy užití uzpůsobovat našim aktuálním potřebám. Ty se samozřejmě můžou v čase měnit.

Dívejte se shora dolů

Na začátku tohoto článku jsem zmiňoval, že vizualizace firemních dat ve velké většině případů končí u pivotových tabulek. Jiný přístup, který je podle mě efektivnější, souvisí s definicí procesu a identifikací klíčových ukazatelů. Začněte od těchto ukazatelů, vizualizujte je a definujte několik různých pohledů na tyto ukazatele. Jednoduchým příkladem mohou být tržby firmy. Na tržby se můžeme dívat z mnoha úhlů. Možnosti vizualizace jsou různé, od jednočíselných „headline“ reportů, které nám poskytnou pohled na celkovou sumu tržeb přes grafy, díky kterým uvidíme vývoj tržeb v čase, po složitější reporty, které nám poskytnou komplexnější pohledy na naše data.

Obr. 1: Obchodní dashboard

Podívejme se detailněji na dashboard na obrázku 1. Obchodní manažer společnosti na první pohled pozná, kolik času zbývá do konce sledovaného období (opět podle definice procesu – v našem případě se jedná o kvartál). Můžeme vidět, jak náš tým plní definovanou kvótu. V dolní části vpravo můžeme vidět vývoj tržeb v čase v porovnání s cílem. Levý dolní report nám poskytne pohled na vytvořené obchodní příležitosti podle měsíců a geografické lokality. Představte si teď velkou pivotovou tabulku a úsilí, které by bylo nutné vynaložit, abychom ze stejné tabulky získali srovnatelné informace. Potřebujete detailní pohled na jednotlivé obchodní případy? Definujte drilovací cesty. Po kliknutí na aktuální uzavřené obchody si nechte zobrazit report, který poskytne detailnější pohled. Postupujte shora, nikoliv odspodu. Klasický přístup postupuje z „hromady“ dat směrem k výsledkům pomocí vzorců a sledováním odchylek. Definujte hlavní ukazatele, vzorce a odchylky předem a jděte do detailu tam, kde to dává smysl.

Obr. 2: Drill report

Sledujte změny

Už jsme získali přehled o vašich tržbách. Jak se ale tyto ukazatele změnili od posledního čtvrtletí? Jak se změnili za daný počet dní? Odpovídá to vašim představám a tomu, jak funguje byznys a jak reaguje například na sezonní vlivy? Zaměřte se opět na to, co je podstatné pro vás. Zasazujte data do kontextu.

Obr. 3

Analyzujte změnu

Potřebujete znát výkon obchodních zástupců? Definujte tento pohled předem včetně počítání odchylek od průměru. Filtrujte pomocí dashboard filtrů a sledujte výkon pouze pro jeden produkt. Postupujte opět shora a postupně filtrujte a drilujte tak, abyste se dopracovali k jádru věci a detailu.

Obr. 4: Žebříčky výkonnosti

Mobilní přístup

V době smartphonů a tabletů nesmíme opomíjet mobilní přístup k datům. Myslete na tento fakt už v momentě, kdy budete navrhovat dashboard. Mobilní přístup vám ušetří čas a v neposlední řadě je o poznání pohodlnější.

Obr. 5: Zobrazení dashboardu na iPadu

Rozhodování

Hlavním důvodem, proč firmy pořizují analytické nástroje, je podpora rozhodování a zefektivnění procesů. Velmi často, ale nečiní rozhodnutí včas nebo vůbec. V mnoha případech je to způsobeno právě špatně navrženou prezentací dat. Příčinou může být právě nedostatečně automatizovaný reportingový proces. Automatizace může zahrnovat nejenom denní aktualizaci a nahrávání nových dat, ale také distribuci dashboardů, případně upozornění na pohyby klíčových ukazatelů. Systém tak může upozornit obchodního ředitele v případě, že tržby za týden poklesly, nebo naopak překročily definovanou mez. Způsob upozornění se může samozřejmě lišit v závislosti na konkrétní implementaci, nicméně rozhodně je možné zaslat e-mail, SMS, nebo upozornit pomocí integrací do firemních komunikačních systémů.

Dashboard, a reporty na něm umístěné, by tedy měl popisovat nejenom váš byznys a poskytovat různé pohledy na data. Měl by také poskytovat „návod“ na to, co dělat a jaké kroky učinit v případě, že v datech identifikujete určité trendy nebo vzorce.

Hlavní přínosy

Největším přínosem správně navrženého dashboardu je efektivita a rychlost, kterou můžete využít k učinění obchodních rozhodnutí. Správnou definicí dashboardu, na kterém budete mít každý den aktuální data, ušetříte práci analytikům, kteří nebudou muset neustále řešit opakované definice reportů a svůj cenný čas budou moci věnovat rozvoji a zlepšování dashboardu a vypracovávat nové, opakovaně použitelné pohledy na firemní data, případně přidávat data další, a kombinovat tak různé aspekty chodu firmy. Dnes už naštěstí neplatí pravidlo, kdy musíte pro data chodit do různých systémů. Chcete-li, můžete na jednom dashboardu vidět kombinaci obchodních a marketingových dat v porovnání s vytížením zákaznické podpory. Samozřejmě za předpokladu, že tato data dávají smysl pro váš firemní proces.

Shrňme si ještě jednou několik tipů, jak stavět efektivní dashboard:

• poznejte svůj byznys proces,
• definujte případy užití,
• postupujte od pohledu shora a zanořte se do detailů tam, kde to dává smysl,
• automatizujte, využijte upozorňovacích funkcí,
• konejte akce na základě vašich dat,
• učte se a s postupem času zlepšujte reporting i byznys.

Předtím, než se ponoříte do rozsáhlých tabulek s daty, zkuste zapřemýšlet nad tím, co opravdu potřebujete, ušetříte si čas a zefektivníte svůj byznys.

Jiří Tobolka
Autor působí jako developer evangelist ve společnosti GoodData.