Hlavní strana -> Časopis IT Systems -> Rok 2025 -> IT Systems 10/2025 -> Osm důvodů,
IT SYSTEMS 10/2025 , Cloud a virtualizace IT , IT Security

Osm důvodů,

proč zálohovat data v Microsoft 365 a Google Workspace

Štěpán Bínek

Mnoho uživatelů se domnívá, že Microsoft 365 se stará o vše, od ukládání dat po vylepšení kybernetické bezpečnosti. To však není pravda. Prostředí Microsoft 365 nebo Google Workspace mohou být zranitelnější více, než si kdo myslí. I když Microsoft 365 a Google Workspace jsou stále populárnější, je důležité si uvědomit, že tyto platformy neobsahují funkce pro zálohování a obnovu dat. 


Zajištění nepřetržitého přístupu…

Hlavním cílem společnosti Microsoft v rámci Microsoft 365 je za udržet maximální dostupnost služby. Zajišťuje uživatelům neustálý přístup k datům prostřednictvím replikace dat a geografické redundance mezi datovými centry. Pokud dojde k výpadku datového centra, uživatel bude přepnut na jiné a nezaznamená žádný výpadek v přístupu k datům.
Stručně řečeno, společnost Microsoft je zodpovědná za zpracování uživatelských dat a zajištění nepřetržitého přístupu k nim. Aby data byla zabezpečená a v nepoškozeném stavu, za to je zodpovědný uživatel. Kdo nese a kdo nenese odpovědnost za ztrátu či narušení dat, uvádí Microsoft i ve své licenční smlouvě.
Uživatelé mají v Microsoft 365 uloženy soubory a dokumenty související s různými aplikacemi a platformami: Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Access, Teams, Exchange, OneDrive, SharePoint a Outlook. Především Outlook má mnohdy pro jednotlivé pracovníky a podniky kritický význam.

…neznamená 100% ochranu dat

Zejména pokud se e-mailová služba využívá pro pracovní projekty, je ještě důležitější zajistit její bezpečnost. Pokud například dojde k poškození datového souboru určeného k migraci do Microsoft 365, služba synchronizuje obsah účtu i s poškozeným souborem. V takovém případě mohou uživatelé čelit omezenému přístupu k datům, ztrátě dat, a zvýšeným bezpečnostním a regulačním rizikům. 
S rostoucí frekvencí a závažností kybernetických útoků, zejména ransomwaru, čelí poskytovatelé řízených služeb i podniky reálnému riziku neplánovaných výpadků a potenciálně fatální ztráty dat. Množství způsobů, jak přijít o data v cloudových službách, se neustále zvyšuje.
 
Zde je osm důvodů, proč je pro Microsoft 365 a Google Workspace nutné zajistit standardní řešení pro zálohování a ochranu dat 
  1. Náhodné smazání dat – IT týmy či jednotliví uživatelé mohou omylem smazat různé dokumenty z OneDrive nebo e-maily s přílohami – zejména pokud jsou starší nebo již nejsou relevantní. Bez účinného řešení zálohování mohou být tyto změny nevratné, což představuje skutečný problém, pokud budou tato data v budoucnu potřebovat.
  2. Chybná správa duplicitních souborů – Většina společností vytváří v rámci běžného procesu spolupráce velké množství duplicitních souborů. Když se však pokusí odstranit starší verze nebo duplikáty, může se stát, že omylem smažou klíčové soubory. 
  3. Záměrné poškození – I když se to stává zřídka, je možné, že nespokojení zaměstnanci mohou záměrně změnit nebo smazat důležité soubory. Než se vyjeví rozsah škod, může být příliš pozdě na jejich obnovu.
  4. Phishingové a ransomwarové útoky – Kyberzločinci vytvářejí realističtější e-maily, které mohou oklamat nic netušící zaměstnance. Stačí jedno kliknutí a získají přístup k datům, která mohou buď odcizit, nebo zašifrovat jako součást ransomwarového útoku. 
  5. Odchody zaměstnanců – Když zaměstnanci odcházejí z firmy, správci IT by měli zálohovat jejich data z Microsoft 365 či Google Workspace. To často nebývá pravidlem, což může vést k potenciální ztrátě důležitých dat. 
  6. Ztracená nebo odcizená zařízení – Mnoho společností, zejména malých a středních podniků, umožňuje zaměstnancům používat vlastní zařízení. Tento model sice šetří peníze a usnadňuje zaměstnancům práci, ale v případě ztráty nebo odcizení zařízení může vést ke ztrátě firemních dat.
  7. Přepis souborů – V případě, že zaměstnanci přepíší důležité údaje, mohou způsobit společnosti skutečné problémy, zejména pokud není možnost obnovit původní verze souborů.
  8. Limitované možnosti zálohování – Ačkoli existují alternativní způsoby, jak zálohovat e-maily z aplikací Microsoft Outlook nebo Gmail a další data z Microsoft 365 nebo Google Workspace, většinou jsou spíše manuální, časově náročné a zdlouhavé.
Proto se doporučuje mít i spolehlivou zálohu cloudových dat na fyzické lokalitě či mimo firmu. V případě katastrofy lze obnovit systém do bezpečného stavu, synchronizovat účet Microsoft 365 a pokračovat v práci. Pokud není kopie dat v bezpečném úložišti, může i jediný poškozený soubor způsobit chaos ve firemních datech uložených na koncových zařízeních a v prostředí Microsoft 365.
 
Štěpán Bínek
Autor článku je manažerem prodeje cloudových řešení Acronis ve společnosti ZEBRA SYSTEMS.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.