Nemělo by nás to překvapovat. Už v roce 1988 napsal John Kotter ve své knize Leading Change, že k uskutečnění změny je nutné vědomí naléhavosti. O digitální kanceláři a moderním způsobu práce se mluví roky. Mnohé firmy přiměla k zavedení nových prvků do praxe teprve hrozba globální pandemie. Jedním z hlavních objevů, které firmy během této mimořádné situace učinily, je sama skutečnost, že práce z domova může fungovat a fyzická přítomnosti často není nezbytná.

Společnosti, které před karanténou se vzdálenou prací vůbec nepočítaly, ale přesto chtěly svým zaměstnancům tuto možnost dát, musely v rychlém tempu upravovat stávající infrastrukturu. I pro ty připravené to ale byla výzva. Jednou věcí je práce z domova, druhou přesun do vzdáleného fungování pro celou firmu ze dne na dne. Ondřej Veselý, vedoucí IT oddělení v SUDOP Praha, popisuje, jak situace probíhala u nich: „Všech 300 zaměstnanců firmy dostalo doporučení, aby pracovali z domova. Půlka zaměstnanců má notebook, takže stačilo zkontrolovat nastavení VPN. Druhá polovina ale k práci používá stolní počítače. Tam bylo nutné vše teprve nakonfigurovat. Za den a půl jsme vydali 250 nových VPN certifikátů, všechna zařízení připravili a umožnili všem přesun domů.“

Podobné příběhy se odehrávaly v celé republice a stejně, jako jsme si zvykli na nošení roušek a dodržování bezpečné vzdálenosti, zvykli jsme si i na častější užívání technologií, které nám vzdálenou práci ulehčují. Ve futuristických představách některých technologických gigantů nešlo o odklon od normálu, ale o akceleraci přirozeného vývoje. CEO Microsoftu Satya Nadella se na květnové konferenci Microsoft Build, která kvůli COVID-19 probíhala online, nechal slyšet, že „každá organizace bude stále více potřebovat schopnost přepnout veškerou činnost do vzdáleného režimu“. Není divu, že to tak vidí. Microsoft dlouhodobě masivně investuje do cloudu a jeho aplikace pro týmovou spolupráci Teams byla spolu s platformou pro videokonference Zoom jednou z nejvýraznějších hvězd období karantény. Adopce cloudových technologií je nepochybně faktorem, který vzdálenou práci podstatně usnadňuje. Řada lidí ke své činnosti nepotřebuje víc než základní kancelářské aplikace a sdílené úložiště. Není pro ně problém pracovat online i bez VPN.

U aplikací usnadňujících spolupráci pochopitelně rostl počet aktivních uživatelů nejvýrazněji. Na příkladu Teams tuto skutečnost potvrzuje Ondřej Veselý: „Většina lidí před karanténou Teams nepotřebovala, nebyl o ně zájem, vystačili si se Skypem pro firmy. Z druhé strany aplikace byla vyzkoušená a připravená k využití. Udělali jsme pro zaměstnance několik webinářů, jak Teams používat, a aktivní využití stouplo z desítek lidí před karanténou na 270 během karantény.“ Zájem o Teams podle něj trvá i nyní po návratu k normálnějšímu režimu. Doba karantény ale ukázala, že je možné tyto nástroje využít i v situacích, kde by to dříve nepřipadalo v úvahu. Vzhledem k tomu, že omezení pohybu dopadlo plošně na všechny firmy, na vzdálené schůzky si zvykli i dodavatelé a další subjekty mimo firmu.

Hlavně majitele a vedení společností trápila otázka efektivity práce v karanténním režimu. Mnoha zaměstnavatelů se nechtělo věřit, že by práce z domu mohla být stejně produktivní jako práce v kanceláři. V SUDOP provedli průzkum mezi zaměstnanci a zjistili, že pouze čtvrtina z nich má pocit, že jsou při práci z domu méně produktivní. Polovina nevnímá rozdíl oproti práci v kanceláři a čtvrtina je dokonce produktivnější. Zlepšení produktivity zažili i přímo v IT oddělení. Během karantény byl vždy jeden člověk fyzicky v kanceláři, zatímco zbytek týmu pracoval vzdáleně. „My v IT jsme paradoxně zažili zvýšení produktivity,“ přibližuje situaci Ondřej Veselý, „preferovaným kanálem pro kontaktování IT oddělení je u nás service desk. V kanceláři nás lidé často vyhledají fyzicky, což člověka vyrušuje od koncentrované práce. Jakmile se všichni přesunuli domů, tohle ustalo. Lidé si rychle zvykli zadávat požadavky přes webový portál. Díky karanténě jsme získali větší podporu vedení v prosazování service desku jako hlavního kontaktního místa.“

Některé firmy celá tato zkušenost nadchla nakolik, že práci z domova nyní prosazují jako primární způsob práce. Patří mezi ně i giganti jako Shopify či Twitter. Práce z domova má pro firmy i zaměstnance nesporné výhody. S menším využitím kanceláří ušetří společnost za nájmy, při náboru mohou vybírat ze širšího spektra uchazečů, protože nejsou omezeni místem bydliště. Zaměstnanci zase oceňují komfort a ušetřený čas za dojíždění. Facebook provedl průzkum mezi svými zaměstnanci a zjistil, že 20 % z nich silně preferuje přejít k trvalé práci z domova.

Ne všichni jsou ale tak optimističtí. Osobní kontakt je v určitých ohledech stále nenahraditelný. Jeho přínos pro komunikaci a budování vztahů nelze podceňovat. Jaká je tedy budoucnost práce z domova? Mnohem spíše než rozpuštění klasických kanceláří nás čeká hybridní model poskytující lidem větší možnosti vzdálené práce při zachování osobních kontaktů.

Jan Škrabánek Autor článku je konzultantem společnosti ALVAO.