Celosvětová encyklopedie Wikipedie definuje archiv takto: instituce určená k uchovávání, ochraňování, evidování a zpřístupňování historicky cenných písemných pramenů vzniklých v rámci činnosti státních, městských a obecních orgánů či jiných právnických a fyzických osob – archiválií. Právě otázce práce s archiváliemi se budeme věnovat v tomto článku. Mimochodem, slovo archiv pochází z řeckého výrazu archeío původně označujícího vládní nebo úřední budovu.
Oblast správy záznamů je odborně definována jako record management. Často dochází ke směšování dvou odlišných termínů popisujících práci s elektronickými daty a dokumenty, a to zálohování a archivování. Proces zálohování nám zaručuje, že v případě potřeby dokážeme obnovit poškozená data, kdežto archivování zajistí uživatelům efektivnější hledání dokumentů. Archivace tedy není to samé, co digitalizace či zálohování.
V dubnu 2008 koupilo HP firmu Tower Software a vstoupilo tak do oblasti archivů, archiválií a prostředí archivářů. Tower Software vytvořila v roce 1985 první aplikaci pro správu záznamů a dala jí název TRIM Software. Nejdříve sloužila k evidenci archiválií a správě místa v archivu. V roce 1998 se TRIM Software posunul k poskytování služeb správy elektronických dokumentů a záznamů uvedením produktu TRIM Captura. Další produkt – TRIM Context – byl vyvinut v roce 2002 a v roce 2004 se společnost stala poskytovatelem řešení pro správu podnikového obsahu.

Archivace uleví lidské paměti

Zkratka TRIM označuje Total Record Information Management. Slůvko Total naznačuje spojení prostředí elektronických archivů (e-archivů) i fyzických archivů, ve kterých měl tento software svůj původ; je to důležitá součást jeho funkcionality. Jeho význam v praxi si nejlépe ukážeme na příkladu: Představte si, že vyvíjíte nový lék. Jde o dlouhodobý proces, při kterém musí látky objevené v základním výzkumu projít nejprve předklinickými a následně i klinickými zkouškami. Kvůli přísným normám klinického hodnocení je třeba uchovávat nejen veškerou dokumentaci, ale také fyzické vzorky. Když je lék úspěšný a uvedený na trh, musí farmaceutická firma vše archivovat a být schopna kontrolním orgánům předložit všechny postupy, výsledky a fyzické vzorky (nelze zdigitalizovat kapalné sérum, vzorek krve či pilulku). A zde nastupuje archivační řešení, jehož příkladem může být právě archivační architektura HP TRIM. Při kontrole či auditu se příslušný archivář podívá přes rozhraní TRIMu do archivu a snadno vylistuje příslušné dokumenty včetně záznamu, ve kterém mrazicím boxu a pod jakým evidenčním číslem je uložen fyzický vzorek. S fyzickým záznamem může být provázána i správa prostoru včetně skartačních řádů.
Z pohledu archivační architektury je definicí obsahu termínu „záznam“ dokument, vytvořený, přijatý a udržovaný jako důkaz při plnění právních závazků nebo transakcí v podnikání či udržení historické nebo jiné hodnoty. Fotografie dětí či kamarádů nemáme proto, abychom něco dokazovali, ale z prostého sentimentu. Ať se jedná o fyzický předmět či elektronický dokument, je to z pohledu archivace v prostředí archivační architektury záznam.

HP TRIM odpovídá mezinárodnímu standardu pro správu záznamů, ISO 15489, ze kterého jsou odvozeny národní normy. V USA byl TRIM certifikován ministerstvem obrany jako Security Standard DoD 5015.2 a je v souladu s dalšími významnými standardy. Odpovídá normám Evropské unie MoReq a MoReq2 (Model Requirements Specification for the Management of Electronic Records), která sjednocuje aktivity všech zemí EU v řešení problematiky správy elektronických dokumentů. Také Ministerstvo vnitra ČR a Národní archiv ČR vyvíjejí aktivity v oblasti norem MoReq2 a připravují jejich aplikaci do českého právního řádu, který se v současnosti opírá o zákon 499/2004 Sb. a vyhlášku MV 191/2009.

Přístup jen pro povolané

Kvalitní archivační softwarové řešení pokrývá celý životní cyklus záznamu – od jeho zachycení, klasifikace a zařazení přes komprimaci, uložení, ochranu či vyhledávání až po případnou likvidaci záznamu. Je přitom „viditelné“ pro pověřené uživatele a zcela skryto běžným uživatelům.
Implementačně nenáročnější je vytvořit pro konkrétní organizaci správnou klasifikaci záznamů a jejich uložení. Například z pohledu IT vytváříme archiv z běžných textových souborů. Jednoduše vezmeme každý soubor s koncovkou TXT, DOC či DOCX. Z pohledu klasifikace však mohou mít zmíněné textové soubory jinou hodnotu – jeden může obsahovat důvěrná data o rozvoji podniku na dalších pět let, zatímco druhý je nákupním seznamem na sobotní grilování s přáteli. S uložením je to podobné, jako když si koupíte skříňku do pracovny. Také se musíte napřed rozhodnout, do jaké police uložíte rodinné fotografie, do které dáte účty z banky, kam přijdou vysvědčení a jak schovat účty za koníčky, aby je manželka nenašla.
Špičkové archivační řešení by mělo být komplexním, vysoce konfigurovatelným nástrojem pro práci s dokumenty a záznamy, postaveným na jednom základním kódu respektujícím mezinárodní standardy týkající se správy a práci se záznamy. Silnou stránkou HP TRIM je možnost nastavení přístupových práv uživatelů (ACL – access control list) a řešení informační bezpečnosti s přísnou kontrolou přístupu ke všem uloženým záznamům bez ohledu na jejich typ nebo zdroj. Přistupovat k záznamům mohou jen uživatelé, kteří jsou k přístupu oprávněni – dochází tak k ochraně uložených informací proti nevhodnému přístupu či zneužití. Velmi oblíbený je v praxi rovněž dodatkový modul pro cenzuru dokumentů, který umožňuje skrýt citlivé informace a nechat je viditelné jen pro prověřenou a limitovanou skupinu uživatelů.
Další výhodou je robustní základna navržená tak, aby vyhovovala dlouhodobému ukládání digitálních dokumentů. Je obecně známo, že z hlediska životního cyklu záznamů jde o mnohem rozsáhlejší trvalou péči, než je jen pouhé uložení záznamů. Výrobci softwaru navíc situaci rozhodně neulehčují: formáty elektronických dokumentů se neustále mění, vznikají nové a zanikají staré. V rámci archivace potřebují uživatelé mít možnost zobrazovat data i po mnoha letech. Řešení HP TRIM spolu s dokumentem ukládá metadata a prohlížeče (viewer), díky tomu může uživatel archivu otevřít záznam ve formátu AutoCAD či v již zaniklém formátu (např. WordPerfect), aniž má tento software na svém pracovišti k dispozici.

Splnění regulačních požadavků

Kvalitní archivační software obsahuje i řešení pro oblast zabezpečení obsahu proti modifikaci a pro zachování věrohodnosti elektronického záznamu. Díky této funkci může uživatel dokladovat pravost dat jedním věrohodným dokumentem nebo záznamem. Takto lze snadno vyhovět regulačním požadavkům, jako jsou Sarbanes Oxley, HIPPA, SEC 17 A-4, Patriot Act, 21 CFR part 11, ISO, DoD a další.

Licence

Z hlediska licencování je HP TRIM koncipován jako základní systém s možností rozšíření o další volitelné moduly. Nejmenší jednotkou je jedna licence zahrnující základní balíček HP TRIM, který může být spuštěn buď z tlustého či webového klienta, nebo prostřednictvím HP TRIM modulu pro uživatele z prostředí SharePoint. Současná verze produktu nese označení 7.

Jana Řešátková
Autorka působí jako HP Software partner manažer pro Polsko, Českou republiku a Slovensko.