DMS totiž není pouze úložiště dokumentů. DMS je prostorem pro spolupráci při současném sdílení informací. To zajišťují jak standardní funkcionality DMS, tak i další funkce v podobě chatu (někdy označovaného jako „feed“), vkládání hashtagů, grafických anotací apod.

DMS se tak může stát celofiremní platformou, třeba i jedinou, pro spolupráci a sdílení informací. Copak vás nezdržuje přeskakování do různých aplikací, jen abyste dotáhli svoji činnost do konce? Až se zavedením workflow ovšem dostává nasazení DMS skutečný smysl a je plně využit jeho potenciál.

Digitalizace a workflow

Ve většině organizací jsou každodenní operace doprovázené množstvím papírování. Dokumenty jsou předávány z jednoho oddělení na jiné, jsou v neustálém pohybu, což vyžaduje schválení nebo změny v každém kroku. Workflow je nedílnou součástí plnohodnotného využití bezpapírových kancelářských procesů, ačkoliv je tato problematika u zákazníků často upozaděna a není na ní kladen takový důraz. Je ale páteří bezpapírové kanceláře. Odhaluje neefektivitu firemních procesů závislých na papíru, celkově výrazně zvyšuje úroveň produktivity a inovace. Lze ho přirovnat k mapě pro organizační procesy, prostřednictvím které lze nahradit potřebu e-mailu, osobních setkání či telefonních hovorů. Zaznamenáním a uložením kroků workflow vytvoříme tzv. auditní stopu. Ta popisuje, sleduje a eviduje, jakých úkolů bylo dosaženo, kým a v jakém čase. Záznamy se uchovávají během celého životního cyklu dokumentu a dochází k propojování souvisejících dokumentů. Automatizace procesů pomocí workflow umožňují manažerům soustředit se na rozvoj a růst společnosti. Workflow je přínosem pro organizaci jakékoli velikosti, typu a rozsahu. Schvalovací postupy lze využít prakticky neomezeně. Kromě jejich využití u základních agend, jako jsou smlouvy, faktury a objednávky, je žádoucí použít schvalovacích postupů také v oblasti personalistiky (např. pro schvalování cestovních příkazů, žádostí o dovolené apod.), obchodu (evidence zakázek, …), projektové dokumentace či zpracování zpráv datových schránek.

Rovněž lze schvalovací postupy uplatnit pro automatickou kontrolu dokumentů, zda jsou opatřeny platným elektronickým podpisem, např. v souladu s evropskou směrnicí „eIDAS“. Workflow zaručuje efektivní spolupráci na projektech, pomáhá organizacím dodržovat konzistentní obchodní procesy a zvyšovat výkonnost a efektivitu organizace řízením úkolů. Uživatelé ví, kdy mají práci dělat a manažeři sledují plnění úkolů v rámci pracovních postupů. Jsou zasílána upozornění, pokud úkol v pracovním postupu trvá déle, než bylo plánováno. Manažerům umožňuje rychle identifikovat problémy nebo jim dokonce předcházet. Workflow je důležité také z hlediska bezpečnosti. Přílohy s citlivými informacemi jsou posílány formou odkazu do úložiště, kde s nimi mohou bezpečně pracovat pouze uživatelé, kteří mají povolený přístup.

Workflow při tvorbě objednávek a schvalování faktur

Schvalovací proces dokumentu je zpravidla nastaven tak, aby byl dokument po schválení automaticky předán příslušné osobě, včetně oznámení o zaslaném úkolu, např. formou e-mailu. U našich zákazníků vytváříme postup schválení s přidělenou pracovní odpovědností. Např. pokud objednávka nepřesahuje cenu určité výše, dokument se automaticky předá ke schválení vedoucímu účetního oddělení. V opačném případě je objednávka odeslána ke schválení i finančnímu řediteli. Pokud firma nevyužívá DMS systém, zaměstnanec zpravidla vyplní formulář žádosti, včetně specifikace položky a nákladů. Tento formulář předá svému vedoucímu, který jej schválí a poté odešle účetnímu oddělení k posouzení. Po schválení se vytvoří objednávka a odešle se zpět zaměstnanci, který žádost inicioval. Celý tento proces je časově náročný a náchylný na ztráty dokumentů. V případě využití technologie DMS uživatel vygeneruje v systému příslušný formulář ze šablony. Po jeho vyplnění se dokument automaticky odešle ke schválení. Ostatním, kteří potřebují být informováni, je umožněno kontrolovat, případně provádět povolené změny. Dokument se tak okamžitě dostane do správných rukou. Pokud uživatel neprovede v definovaném termínu akci, funguje zde tzv. eskalace, která zaručí, že úkol je převeden na jiného uživatele, zpravidla nadřízeného. Ten rozhodne o následujícím kroku. Zaručíme jistotu dodržení termínů. Obdobně proces funguje u schvalování faktur. Faktury přicházejí do organizace nejčastěji v tištěné podobě nebo jako PDF připojené k e-mailu. Digitalizace zjednodušuje a výrazně snižuje čas přidělený na zpracování faktur a vytěžování dat. Navíc zaručuje nulovou chybovost. Technologie obsahují inteligentní algoritmy se samoučením, což ušetří velké úsilí již ve fázi implementace. Po vložení faktur do systému je automaticky spuštěn schvalovací proces, jehož součástí je i spárování s již vloženou objednávkou, smlouvou, případně jinými dokumenty. Finálním krokem je přenos vytěžených dat např. do účetního systému.

Jak jste na tom vy?

Pokud jsou dokumenty elektronicky spravovány a doprovázeny workflow, práce s nimi probíhá rychleji a efektivněji. Firmy méně plýtvají časem a preventivně se vyvarují mnoha chybám. Posláním správné definice workflow je nalézt úzká místa, která zpomalují podnikání, negativně ovlivňují cíle a růst organizace a mohou mít dalekosáhlé finanční dopady. Firmy nedostatky často přehlížejí a mnohdy je to zapříčiněno pouhým odmítáním nových technologií. Čas je cenný a každá ušetřená vteřina je jednoznačnou výhodou, která se přímo promítá do zvýšené produktivity.

Ing. Petr Polanský Autor článku je manažerem marketingu ve společnosti EXON, jejíž kolektiv se na vzniku článku spolupodílel.