Naštěstí existují DMS řešení, která kromě úložiště digitálních dokumentů a informací, umožní využít všechny výhody principu čtyř očí ve svůj prospěch. Jednoduchý proces v DMS systému může tento pracovní postup nejen usnadnit, ale také ho snadno a efektivně provést ve stejnou dobu.

Představte si princip čtyř očí v kontextu firmy poskytující profesionální služby, kde dva různí lidé potřebují zkontrolovat stejný dokument, než se dostane do rukou klienta. Pokud například společnost řeší smlouvy se svými obchodními partnery, je většinou nutné, aby je zkontrolovali alespoň dva lidé. Se správným řešením pro správu informací není nutné, aby tito dva lidé byli neustále ve vzájemné komunikaci, protože systém je navržen tak, aby zvládl každý krok procesu. Jakmile je návrh smlouvy dokončen, jsou tyto informace automaticky přiřazeny k pracovnímu postupu, který okamžitě informuje strany provádějící kontrolu. K tomu dochází bez ohledu na to, kde jsou informace uloženy nebo ve kterém datovém úložišti mohou existovat. Pokud DMS dokáže spojit různorodá úložiště, vytvoří tak jediný relevantní zdroj pro informace v celém podniku.

Stejný proces platí pro jakékoliv dokumenty vyžadující schválení. Všichni spolupracovníci mohou společně vytvořit dokument a přidat poznámky k dalším změnám. Pouze poté, co je vše formálně schváleno všemi klíčovými zúčastněnými stranami, bude dokument autorizován jako klientský. To pomáhá zajistit, aby se ke klientovi dostala pouze ta nejkvalitnější verze dokumentu a zároveň bez zbytečného zpoždění.

DMS systémů existuje celá řada, ale liší se svými vlastnostmi, funkcemi i uživatelskou přívětivostí. V těch inteligentnějších lze nakonfigurovat různé postupy schvalování a vyhovět tak nejrůznějším požadavkům každého zákazníka. Struktura a členitost schvalovacího procesu je poté zcela na uživateli. Ať už je jednoduchá či složitější, tento typ automatizace pracovního postupu je skvělý způsob, jak vytvořit auditní stopu poradenských výstupů ke sledování, kdo provedl jaké změny, kdy a proč. To není jen užitečné pro sledování celkového stavu dokumentů, které procházejí vaším podnikáním – je to také naprosto nezbytné pro dodržování předpisů a dokonce i z právních důvodů.

Obecně lze říci, že organizace, které mají potíže s úspěšným zavedením principu čtyř očí, jsou ty, které ve skutečnosti nemají kontrolu nad svými údaji. Postrádají způsob, jak skutečně sledovat postup dokumentů, které jsou ve hře, což vytváří situaci, kdy mohou pracovat dva různí lidé z různých verzí dokumentu – což během cesty způsobí zbytečné chyby.

Sofistikované systémy pro správu informací jsou postaveny tak, aby k takovýmto situacím nedocházelo, ale naopak jim předchází. Komunikace a spolupráce jsou tak snadnější než kdykoli předtím a princip čtyř očí se provádí rychle a bez problémů.

Jiří Prokeš Autor článku je obchodním ředitelem CDC Data s.r.o.