Počítače jako třídiče dokumentů

Už od počítačové prehistorie slouží výpočetní technika k tomu, aby práci s dokumenty a velkým množstvím informací co nejvíce usnadnila. Dnes dokážeme archivovat v elektronické podobě v podstatě všechny typy dokumentů, od běžných kancelářských spisů až po složité technické výkresy. Není problém dokumenty sdílet mezi několika uživateli, umožnit jim společnou editaci nebo třeba nastavit přesné workflow, podle něhož dokumenty ve firmě obíhají.

To samozřejmě nijak nevylučuje možnost existence jejich papírových verzí. V řadě případů je to pohodlnější (např. studium velkých technických výkresů), v řadě dokonce nezbytné (úřední dokumenty, nejrůznější podání a žádosti klientů). Dokument může být nějakou dobu zpracováván výhradně v papírové podobě, a teprve až je jeho oběh ukončen, může projít digitalizací a archivací. Nebo naopak, nejprve je vyladěn k dokonalosti elektronický dokument, který je ve finální podobě vytištěn na papír.

Skoro hodina denně

Mít namísto několika místností plných šanonů jeden server s velkou diskovou kapacitou je jistě lákavé. Kromě toho, že budete mít konečně ve firemních dokumentech pořádek, tedy pokud budete dodržovat stanovená pravidla digitalizace a archivace, získáte i řadu dalších přínosů.

Jeden z nich se týká uspořeného času. Zkoušeli jste si někdy spočítat, kolik minut denně strávíte tím, že „hledáte nějaký papír“ nebo přemýšlíte, komu ho předat, až projde vašima rukama? Klidně schovejte stopky, nejrůznější výzkumníci už tuto práci udělali za vás a zjistili, že každý zaměstnanec takto promarní 25-50 minut z každého pracovního dne. Přesný údaj se v různých výzkumech liší, i tak je to ale úděsných 105-210 hodin na jednoho zaměstnance ročně.

Stejné výzkumy naštěstí zjistily, že k odstranění větší části těchto promarněných hodin stačí dodržovat tři základní pravidla. Předně je potřeba zřídit jedno centrální místo, kde budou uloženy všechny firemní dokumenty. Samozřejmě se myslí místo elektronické, tedy nějaký systém pro správu dokumentů. Za druhé musí firma nastavit přesné postupy, jak s dokumenty zacházet. Tedy určit takové věci, jako které dokumenty (a v které fázi) je nutno digitalizovat, kdo to udělá, jak bude výsledný dokument pojmenován a co se s ním stane dál. Když už je zřízeno úložné místo a vymyšlen dokonalý systém, musí s tím být seznámeni uživatelé. Třetím bodem v boji proti zahlcení dokumenty je tak důkladné proškolení všech, kdo s dokumenty mají nakládat.

Nebojujte, vybírejte!

Pořádek nebo nepořádek v dokumentech má přímý dopad na ekonomiku firmy – a nejde přitom jen o ztracený čas vašich lidí. Řešili jste již ztrátu smlouvy? Zapomněli jste obnovit nebo naopak vypovědět smlouvu k výročnímu datu? Umíte dohledat všechny dokumenty ke každé zakázce? Přiložili jste k nějaké zakázce nesprávné dokumenty? Pokud jste výrobní podnik, máte pořádek v technické a výrobní dokumentaci, zkušebních protokolech, atestech…?

Nevěřte tomu, že váš business je tak speciální, že potřebujete mít speciální systém pro správu dokumentů, a že vám takový systém navíc přinese konkurenční výhodu. Dospělé systémy pro správu dokumentů mají za sebou více než dvě desítky let vývoje a implementace nejlepších postupů. Stačí si vybrat ten, který splní všechny vaše požadavky a v ideálním případě dokáže skloubit světy papírových i elektronických dokumentů.

Zdeněk Jiřina