Rozsah provedených změn

Prvotní verze Národního standardu pro elektronické systémy spisové služby byla vydána v druhé polovině roku 2009 a vycházela z evropské specifikace MoReq2. Díky tomu obsahovala některé požadavky, které nebyly do té doby v českém prostředí zavedenou zvyklostí. Jednalo se například o přidělování úplných spisových znaků, a to nejen věcným skupinám jako součástem spisového plánu, ale též spisům a dokumentům. Určité problémy činilo také striktní rozdělení dokumentů a záznamů. Nejen tyto dva zmíněné příklady se staly podnětem k přípravě rozsáhlejší reformy Národního standardu. Jeho aktuální úpravu lze zasadit i do kontextu určité renesance postavení spisové služby, např. novelou zákona č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, je od 1. července letošního roku pro státní orgány elektronický systém spisové služby povýšen na informační systém veřejné správy.

Jednoznačně lze říci, že aktuální rozsah úprav Národního standardu je nejrozsáhlejší změnou tohoto předpisu od počátku jeho existence. Došlo k celkovému přeskupení kapitol a požadavků, a tedy určitému odklonu od předka v podobě specifikace MoReq2 a naopak příklonu ke struktuře, jakou má prováděcí vyhláška. Národní standard se tak stává v podstatě technickým rozšířením této vyhlášky, což jej v žádném případě nedegraduje, ale naopak to zvyšuje jeho kvality.

Jak již bylo naznačeno, byly z Národního standardu zejména odstraněny požadavky přejaté z normy MoReq2, které neměly oporu v zákoně ani ve vyhlášce a ani ve zvyklostech vedení spisové služby v českém prostředí. Dále byly zcela vypuštěny všechny doporučené požadavky, čímž došlo k celkové redukci jejich počtu téměř na polovinu původního rozsahu. Čitelnost a přehlednost Národního standardu se tak určitě zlepšila. V oblasti pojmosloví došlo zejména k vypuštění pojmu záznam a zavedení pojmů zásilka a velmi důležitého pojmu koncept jako rozpracovaný dokument, který do jisté míry nahradil předchozí pojem záznam. Dále bylo upraveno pojmosloví vztahující se k elektronickým zabezpečovacím prvkům regulovaným nařízením eIDAS. V neposlední řadě byly v novele zohledněny funkce Národního digitálního archivu a plně standardizována vazba mezi systémy pro správu dokumentů.

Nejdůležitější praktické dopady

Jak je z výše uvedeného výčtu patrné, změn je skutečně hodně. Zde se budeme detailně věnovat třem z nich, snad nejzajímavějším a nejdůležitějším. Půjde o požadavek na ztvárnění spisu, nové možnosti tvorby denních souhrnů transakčního protokolu a standardizaci vazby mezi elektronickým systém spisové služby a dalšími systémy spravujícími dokumenty. Novela Národního standardu nabyla účinnosti 4. července, ale pro naplnění některých požadavků je vzhledem k jejich náročnosti stanoveno přechodné období, které končí 1. května příštího roku. Vybrané tři významné novinky jsou právě příklady těchto požadavků.

Dlouhodobým problémem je přenos digitálních a zejména hybridních spisů, tedy obsahujících jak dokumenty v listinné, tak elektronické podobě, při postoupení celého spisu, např. druhostupňovému správnímu orgánu nebo soudu. Stávající řešení bylo takové, že se digitální dokumenty často pouze vytiskly, v lepším případě alespoň konvertovaly autorizovanou konverzí z moci úřední do listinné podoby. Nová verze Národního standardu obsahuje přidaný požadavek č. 5.3.6, který tuto situaci řeší tak, aby byly plně zachovány vazby a metadata o spisu. Citovaný požadavek ukládá, aby elektronický systém spisové služby umožnil ztvárnění spisu do jednoho dokumentu se specifickou vnitřní strukturou. Ta obsahuje nejprve metadata spisu, zejména název původce, spisový znak, skartační režim spisu, spisovou značku, předmět, zpracovatele a schvalovatele. Dále se do ztvárnění přidají uživatelské poznámky s uvedením jména uživatele a data zápisu. Poté ve struktuře následuje celý transakční protokol spisu, tedy důvěryhodný zápis informací o operacích, které ovlivnily nebo změnily daný spis. Potom následuje soupis dokumentů ve spisu, po kterém se do ztvárnění zařadí jednotlivé dokumenty číslované od jedničky a všechny jejich komponenty. Číslování musí zohlednit celkové pořadí a strukturu. Národní standard uvádí příklad, že dokumenty se označí pořadovým číslem zarovnaným zleva nulami na tři místa a každá jejich komponenta se označí pořadovým číslem v rámci dokumentu zarovnaným zleva na dvě místa, přičemž výsledné číslo je pak spojením čísla dokumentu a čísla komponenty pomlčkou, tedy např. 001-01, 001-02, 002-01, 002-02, 002-03 atd.

Tvorba transakčního protokolu je základem důvěryhodnosti celého elektronického systému spisové služby. Informace zaznamenané v transakčním protokolu umožňují dohledání, identifikaci, rekonstrukci a kontrolu operací ve spisové službě, činnosti uživatelů a také stavu jednotlivých entit, jako jsou dokumenty, spisy, věcné skupiny apod., v minulosti. Aby bylo dosaženo požadované důvěryhodnosti, je dále třeba, aby elektronický systém spisové služby obsah transakčního protokolu za stanovený časový úsek, nejdéle však 1 den, automaticky na konci tohoto časového úseku uložil jako ztvárnění dokumentu v datovém formátu PDF/A nebo XML ve struktuře dle přílohy č. 6. Toto ztvárnění opatří elektronickým podpisem nebo elektronickou pečetí a elektronickým časovým razítkem. Obdobný požadavek platil i v předchozích verzích Národního standardu, nicméně s ohledem na poměrně velká množství transakcí v rozsáhlejších systémech byla přidána možnost vytvářet uvedené souhrny za kratší časový úsek, než je 1 den. Druhou novinkou je možnost ztvárnění do datového formátu XML, který kromě jiného zajišťuje vyšší přenositelnost a následnou využitelnost uložených informací.

Aby elektronický systém spisové služby sloužil jako páteřní agenda původce, musí být provázán s jednotlivými specifickými informačními systémy, které u původce vytvářejí a spravují dokumenty. Pro tyto systémy se dříve v Národním standardu využívalo označení agendový informační systém, avšak v jiném smyslu, než tento pojem využívá zákon o základních registrech. Proto byl novelou zaveden nový bezkolizní termín informační systém spravující dokumenty. Podle definice jde o jakýkoli elektronický systém obsahující komponenty. Národní standard byl v této souvislosti rozšířen o novou kapitolu 9.1, která popisuje vazby mezi systémy pro správu dokumentů, tedy mezi z hlediska původce centrálním elektronickým systémem spisové služby a všemi dalšími specifickými informačními systémy spravujícími dokumenty, mezi které samozřejmě patří agendové informační systémy, ale také různé ERP systémy apod. Platí, že všechny systémy pro správu dokumentů provozované původcem musí plnit požadavky Národního standardu, avšak mohou je plnit i tak, že jsou integrovány s elektronickým systémem spisové služby způsobem naplňujícím požadavky kapitoly 9.1. Standardizované rozhraní je řešeno na bázi webových služeb a má dvě části, synchronní a asynchronní. Obě části musí být implementovány současně, neboť se vzájemně doplňují, přičemž synchronní funkce se využívají pouze v nezbytně nutné míře, protože jsou vždy závislé na aktuální dostupnosti obou provázaných systémů. Standardizaci tohoto rozhraní lze považovat za velmi významný krok, který umožní, aby elektronický systém spisové služby byl skutečně zastřešujícím systémem pro celkovou správu dokumentů původce. Navíc je tento přístup nezbytný pro zajištění následného elektronického skartačního řízení a přenosu digitálních archiválií do Národního digitálního archivu.