Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, si vyžádal na Ministerstvu obrany ČR (jakožto tzv. veřejnoprávním původci) organizační a projektové zajištění příjmu a odesílání datových zpráv, jejich oběh, vyřizování a následně ukládání.


Zvládnutí datových schránek v podmínkách resortu znamenalo realizovat značně rozsáhlý projekt. Ministerstvo obrany patří k největším orgánům veřejné moci v zemi, resort představuje řádově třicet tisíc zaměstnanců, přes dvě stě organizačních složek a útvarů a 26 datových schránek. Změny zasáhly pochopitelně především elektronický systém správy dokumentů. Od roku 2005 je v prostředí MO ČR provozována a přírůstkově rozvíjena Automatizovaná spisová a archivní služba (dále jen ASAS), jejímž gestorem a metodickým garantem je Odbor bezpečnosti MO. ASAS je vybudována na produktu GINIS SSL firmy Gordic a na jejích metodických základech. Aktuálně je v systému administrováno více než tři tisíce pracovníků a v těch lokalitách, kde je implementován, zabezpečuje svým rozsahem kompletní výkon spisové služby až do úrovně referenta.

Kooperace základem úspěchu

Jedním z předpokladů pro úspěšné vyřešení dopadů zákona č. 300/2008 Sb. a jím vyvolaného skokového nárůstu elektronických dokumentů z vnějšího prostředí do spisové služby MO se stalo vytvoření projektu ASAS-DS, který představoval rozšíření aplikačního programového vybavení ASAS o funkcionalitu datových schránek (DS). Účelem projektu bylo zejména:

• zprovoznit rozhraní ASAS na Informační systém datových schránek (ISDS),
• zavést autorizované konverze dokumentů,
• upravit výkon metodiky spisové služby MO,
• zajistit plnou podporu elektronického úřadování a metodiky ASAS pro výhradně elektronické dokumenty, včetně elektronického podpisu.

Obr. 1: Základní cílové schéma ASAS-DS
Vzhledem ke krátkému období na realizaci zákona, ke složitosti a velmi širokému rozsahu vzájemně provázaných oblastí byl pro úspěšné zvládnutí legislativních požadavků nezbytný rychlý a koordinovaný postup všech zodpovědných složek resortu, zejména Odboru bezpečnosti MO (gestora projektu ASAS-DS) a Sekce informačních a komunikačních systémů MO, zodpovědné za architekturu, technologie a provoz. Základem úspěšného řešení byla analýza tehdejšího stavu ASAS a implementace datových schránek v souladu s dopady zákona č. 300/2008. Ta byla provedena v průběhu dubna a května 2009 a poskytla důležitý výchozí rámec pro realizaci potřebných projektových kroků. Ty lze rozdělit do tří kategorií:

• nutná opatření k zajištění naplnění zákona,
• opatření, jejichž realizace byla existencí zákona vyvolána nepřímo,
• plánovaná opatření, které přispějí k dosažení plánované cílového stavu ASAS-DS.

Více než jen rozhraní

K zajištění naplnění zákona k datu jeho účinnosti bylo nutné především vytvořit interface na informační systém datových schránek (ISDS), což zahrnovalo rozšíření funkcionality podatelny a výpravny ASAS o příslušné rozhraní – vzniklo tak centrální příjmové, výpravní a konverzní místo. Dále došlo k vytvoření vazby kartotéky externích subjektů ASAS na datové schránky, administraci přístupu ASAS k ISDS a také k rozšíření využívání elektronického podpisu v ASAS ve vztahu k ISDS. Užití elektronického podpisu se nyní přímo týká téměř šesti set osob.
Pro zajištění autorizované konverze byl systém ASAS-DS rozšířen o oblast konverzního pracoviště pro autorizovanou konverzi. Byly provedeny změny ve spisovém a skartačním řádu ministerstva a dalších souvisejících interních normách. Metodika práce se spisovou službou byla doplněna o postupy práce s dokumenty v elektronické podobě a v oblasti neautorizované konverze dokumentů byla vytvořena skenovací pracoviště, která mají na starosti digitalizaci došlých papírových dokumentů. Nezbytnou součástí projektu je také zajištění podpory koncových uživatelů, ať už formou prezenčního školení, nebo pomocí e-learningu (elektronického vzdělávacího systému), a uživatelský hotline. V důsledku implementace rozhraní na datové schránky byly provedeny také nezbytné úpravy provozního prostředí, posílení komunikační datové sítě a rozšíření úložiště elektronických dokumentů ASAS-DS.


Obr. 2: Týdenní graf přijatých datových zpráv na Ministerstvu obrany ČR

Datová schránka s předstihem

Jak lze u takto složitého a rozsáhlého projektu očekávat, ne vše probíhalo zcela hladce. Potíže se vyskytly zejména v oblasti plošného školení koncových uživatelů, a to kvůli jejich značnému počtu. Problémy byly ale otevřeně řešeny, takže na ostrý start systému ISDS byl resort připraven včas. Datové schránky byly aktivovány 19. 10. 2009, tedy dvanáct dní před rozhodným termínem. Dnes, po více než třech měsících ostrého provozu, si můžeme říct, že datové schránky v resortu ministerstva obrany fungují. Za toto období došlo k nárůstu počtu elektronických dokumentů o více než tisíc procent.
Kromě výše uvedeného se ministerstvo obrany intenzivně věnovalo i otázkám, které sice přímo z daného zákona nevyplývají, ale jejichž řešení bude nezbytné v souvislosti s rozvojem e-governmentu v následujících letech. Opatření realizovaná v roce 2009 v rámci projektu ASAS-DS lze v této souvislosti chápat jako důležitý krok při realizaci cílového řešení ASAS – tedy komplexního systému správy a řízení dokumentů v resortu obrany.

Autor pracuje ve společnosti Gordic.