Mnoho malých a středních firem používá cloudový mail hosting nebo některé sociální sítě, například pro marketingové účely. Další IT službou, kterou většina firem dříve nebo později potřebuje, je ukládání dokumentů, jejich sdílení a práce s nimi. Cloudové služby zde nabízejí poměrně zajímavou alternativu klasických „on-premise“ licencí s řadou výhod. Patří mezi ně například minimalizace nebezpečí ztráty dat (cloudové datové úložiště typicky ukládají data na několika discích současně), přístup odkudkoliv díky automatické obousměrné replikaci dat mezi centrálním cloudovým úložištěm a lokálními kopiemi dat na koncových zařízeních, nebo možnost zpřístupňovat dokumenty a sdílet je nejen mezi zaměstnanci, ale také s klienty a dalšími stranami na základě definovaných práv a rolí. Moderní cloudové služby toto umožňují společně s dalšími nástroji na podporu týmové práce, jako je sdílení kalendářů a adresářů, komunikace pomocí rychlých zpráv, hlasových i video hovorů a sdílení obrazovky.

Google Apps pro podnikání vs. Microsoft Office 365

Oba „balíky“ aplikací existují v edicích pro malé a střední firmy. Google Apps nabízejí balíček aplikací obsahující Gmail, kalendář, 30GB úložiště, kontakty, nástroje pro práci s Dokumenty Google, weby (sdílené pracovní prostory pro váš tým) a internetové videohovory (Hangouts). Cena za jednoho uživatele je buď čtyři eura měsíčně, nebo čtyřicet eur ročně. Navíc Google nabízí možnost pronajmout si službu Sejf, která uchovává maily a textové zprávy pro použití v případných právních sporech. Je třeba pamatovat na to, že pro aktivaci služby Google Apps potřebujete vlastnit doménu, na které bude služba zřízena. Lze ji ale zakoupit v průběhu registrace.

Microsoft nabízí plán Office 365 Small Business obsahující e-mail (50 GB), kalendáře, sdílené úložiště (25 GB), kontakty, týmové weby na platformě SharePoint Online, internetové videohovory (Lync) s propojením na Skype za 49,20 eura za jednoho uživatele ročně pro firmy do 25 uživatelů. Dále je k dispozici Office 365 Small Business Premium taktéž pro 25 uživatelů za 124,80 eura ročně za jednoho uživatele. Součástí tohoto plánu jsou navíc i licence na kompletní offline verzi MS Office. Pro společnosti do tří set uživatelů je pak nabízen plán Office 365 Midsize Business za 147,60 eura ročně za jednoho uživatele, která navíc dovoluje integraci s Active Directory a funkcemi business intelligence. Office 365 můžete provozovat buď na vlastní doméně jako v případě Google Apps, nebo na doméně „vašefirma“.onmicrosoft.com.

Obě služby poskytují třicetidenní zkušební dobu zdarma a jsou dostupné v češtině. Ovšem nápověda služby Google Apps vede na anglické stránky. Naproti tomu lokalizace Office 365 do češtiny je kompletní, včetně nápovědy.

Správa služeb v Google Apps


Google Apps - nastavení domén

E-mail, kalendář, kontakty

Nemá smysl zde podrobně popisovat nástroje jako e-mail, kalendář a kontakty. Kdo zná Gmail, bude v Google Apps jako doma. Kdo někdy používal MS Office a Outlook, bude se orientovat v Office 365. U obou služeb lze nastavit přístup k e-mailům a kalendáři ze všech běžně používaných platforem, včetně mobilních. Google používá pro synchronizaci protokoly IMAP, POP3, CalDAV a iCal. Microsoft se spoléhá především na synchronizaci přes Exchange Active Sync, ale POP3 a IMAP jsou k dispozici také.

Úložiště dat

Google Apps nabízejí úložiště Google Drive. Jedná se o 30GB disk v cloudu umožňující sdílení dokumentů. Nastavení přístupu k dokumentům pokrývá možnosti od zpřístupnění komukoliv (viditelné i pro vyhledávače, nebo jen pro ty, kdo znají adresu dokumentu) přes možnosti sdílení v rámci firmy až po zpřístupnění dokumentu jen vybraným osobám. Administrátor účtu firmy může určit, zda zaměstnanci mohou sdílet dokumenty i mimo firmu, či nikoliv. U každého sdíleného dokumentu lze nastavit, zda je možné ho upravovat, nebo jen prohlížet. K dokumentům na Google Drive je možné přistupovat pomocí webového rozhraní nebo pomocí speciální aplikace, která je dostupná pro Windows, Mac, Android, iOS i Windows Mobile. Podobně v případě Office 365 je k dispozici 25GB disk v cloudu, tzv. OneDrive pro firmy. Složky a jednotlivé soubory lze sdílet s vybranými zaměstnanci firmy, tedy s uživateli používajícími účet Office 365 ze stejného předplatného, nebo použít složku „Sdílené se všemi“, která umožňuje sdílet soubory se všemi zaměstnanci firmy. Pokud ale chcete sdílet soubory s někým mimo firmu, musíte vytvořit týmový web v SharePoint Online a nastavit přístup pro externí uživatele. Sdílet dokument mimo firmu v Office 365 je tedy o poznání složitější než při použití Google Drive. Na druhou stranu, týmový web v SharePointu vám umožní sdílet i kalendář, úkoly, kontakty atd. Podobně jako Google Drive i OneDrive poskytuje přístup po webu a pomocí aplikací dostupných pro všechny platformy.

Správa služeb v Office 365


Nastavení domény v Office 365

Práce s dokumenty

Nejzásadnější rozdíl mezi Google Apps a Office 365 je v práci s dokumenty. Google Apps obsahují kancelářské aplikace s výstižnými názvy Dokumenty, Tabulky a Prezentace. Veškeré dokumenty musejí být uloženy v Google Drive, odjinud je kancelářské aplikace Google nemohou otevřít. Jedná se o webové aplikace běžící v internetovém prohlížeči, práce s nimi tedy vyžaduje připojení k internetu. Pro offline práci je nutné použít prohlížeč Chrome a příslušně ho nakonfigurovat. Firemní správce Google Drive ovšem může offline přístup k souborům nebo offline práci s dokumenty zakázat. Na mobilních zařízeních s operačními systémy Android a iOS je možné dokumenty pouze zobrazit, editace není možná.

Office 365 poskytuje také kancelářské nástroje běžící v prohlížeči, tzv. Office Web Apps. Jedná se o webové verze MS Wordu, Excelu, PowerPointu, OneNote, Outlooku a komunikačního nástroje Lync. Ty umožňují pracovat s dokumenty uloženými ve OneDrive. Offline práce s dokumenty je možná pouze pomocí tradiční sady MS Office, jejíž licence je součástí plánu Office 365 Small Business Premium a vyšších. Microsoft poskytuje aplikace Office pro iOS i Android, které umožňují editaci dokumentů ve OneDrive například z iPadu nebo tabletu s operačním systémem Android.

Zásadní výhodou Office 365 oproti Google Apps je podpora formátů dokumentů MS Office.

Týmové weby

Týmový web je virtuální prostor sdílený členy týmu, kde mají společný kalendář, seznam úkolů, dokumenty a kontakty. Office 365 i Google Apps umožňují vytváření týmových webů, oba nabízejí sadu grafických šablon pro přizpůsobení vzhledu stránky a nastavení přístupových práv. Mezi týmovými weby Googlu a Microsoftu je řada rozdílů, které jsou více či méně důležité v závislosti na tom, jak je chcete využívat. V podstatě lze ale říct, že oba systémy vyhoví běžným požadavkům pro spolupráci v týmu.

Jak vybrat?

Nelze jednoznačně prohlásit, že je jedna ze služeb lepší než druhá. Určitým vodítkem pro výběr může být komunikace s vašimi klienty a obchodními partnery. Pokud v jejím rámci potřebujete vyměňovat dokumenty ve formátech MS Office, potřebujete příslušné licence, a „365“ je pak vhodnější volba. Pokud ale nejste na licence Microsoftu vázaní, dokumenty vytváříte především pro interní potřebu firmy a preferujete e-mailovou komunikaci s PDF přílohami, pak pro vás budou Google Apps zajímavou alternativou.

Ondřej Červinka Autor je jednatelem společnosti WujiGrid, která se zabývá vývojem softwaru na zakázku a konzultacemi v oblasti IT pro malé a střední firmy.