Začněte analýzou

Zavedení nebo obměna tiskového řešení i ve středně velké firmě by měla začít analýzou stávajícího stavu. Jejím cílem je zmapovat nároky na tisk, související procesy a intenzitu využití instalovaných tiskových zařízení. Závěry z analýzy jsou cestou pro identifikaci oblastí, kde bude snížení nákladů spojených s tiskem nejúčinnější.

Součástí analýzy je také rozklíčování nákladů, a to jak přímých (nákup tiskových zařízení, spotřební materiál, servis), tak i nepřímých (údržba prováděná zaměstnanci interního IT oddělení, objednávání a skladování spotřebního materiálu, náklady spojené s odstávkami během poruch atd.).

Od kvalitního dodavatele tiskových řešení lze chtít daleko víc než jen nízkou cenu výtisku. Součástí analýzy může být prozkoumání obvyklého obsahu a oběhu dokumentů, způsob jejich elektronického zpracování (může začít digitalizací a distribucí dat na multifunkčním zařízení), uložení do uspořádané struktury až po vytěžení údajů přímo do podnikových systémů. Jinými slovy – výstupy analýzy by neměly mluvit pouze o zlepšeném způsobu a snížených nákladech na tisk, ale měly by prokazatelně podpořit hlavní podnikání firmy v konkrétních krocích i s ohledem na možný vývoj do budoucna.

Tisk odkudkoliv, ovšem s dohledem

Základním požadavkem, který kancelářské tiskárny musí splňovat, je podpora týmové práce. Při plánování proto myslete nejen na současnou firemní politiku, ale i na předpokládané změny do budoucna (IT podporu BYOD, vyšší variabilitu zařízení zpracovávajících dokument, úložiště dokumentů a dat mimo firemní prostředí). Naprostým základem je připojení k síti: zatímco v domácím prostředí nebo opravdu miniaturních kancelářích stačí připojení pomocí Wi-Fi, pro profesionální využití a zpracování náročných tiskových úloh je nezbytné spolehlivé připojení kabelem. To dnes ale samozřejmě neznamená omezení tisku pouze na zdroje dat dostupné v rámci pevné firemní infrastruktury. Pro výrobce tiskáren se podpora cloudu stává nezbytností; kancelářská zařízení dovedou data z cloudu přímo tisknout, a pokud disponují skenerem, pak je do něj i přímo ukládat, přímo z ovládacího panelu tiskového zařízení. Výhoda pro uživatele je naprosto jasná – vyšší komfort, vyšší pružnost, jednodušší práce. Při výběru tiskárny proto dbejte na to, aby podporovala dostatek nabízených služeb, například OneDrive, Google Drive nebo EverNote.

Moderní firma se nevyhne požadavku ani na spouštění tiskových úloh z chytrých telefonů nebo tabletů. V případě využití kvalitních mobilních aplikací mají zaměstnanci možnost z chytrého telefonu spouštět a konfigurovat tiskovou úlohu anebo přímo řídit skenování dokumentu na škále tiskových zařízení, a dokonce nezávisle na tiskové technologii.

Do možností komunikace tiskárny s okolím i ve firemním prostředí patří čím dál častěji také možnost přímého propojení s mobilními zařízeními prostřednictvím technologie NFC, která pohodlně páruje například chytrý telefon s tiskovým zařízením.

IT pod zámkem nebo s klíčem v ruce?

I v malých kancelářích je zapotřebí řešit bezpečný tisk dokumentů, navíc s tím, jak roste počet lidí v kanceláři, roste i jeho význam. Sdílená firemní tiskárna je obvykle umístěna na místě dobře přístupném odkudkoli, a tedy i komukoli. K vytištěným dokumentům pak mají přístup nejen všichni kolegové, ale i návštěvníci nebo obchodní partneři, kteří mohou firmou jen procházet. Tisknout dokumenty okamžitě poté, co je uživatel odešle na tiskárnu, tedy není nejlepší nápad – měly by počkat v tiskové frontě, dokud uživatel nepřijde k tiskárně a o jejich tisk nepožádá. To může proběhnout zadáním hesla na displeji tiskárny nebo po přiložení čipové karty.

Takové bezpečnostní funkce jsou obvykle dostupné ve středních a vyšších řadách kancelářských tiskáren. Při využití správného softwaru si vytištěnou úlohu v pravý okamžik lze z tiskárny nechat vyjet nejen v sídle firmy, ale třeba i na pobočce vzdálené stovky kilometrů. Tato funkce dovoluje s dokumenty pracovat kdykoliv a kdekoliv s tím, že si je jejich autor vytiskne až po příjezdu na místo. Kdo jede například vlakem na jednání z Ostravy do Prahy, má tak k dobru ještě dvě hodiny času, které může maximálně efektivně využít k práci s dokumenty, které bude v Praze v tištěné formě prezentovat. A to bez jakékoliv instalace tiskových ovladačů či nutnosti hlásit se do firemní sítě.

Kontrola s jistotou sníží náklady

Pro firemní provoz jsou důležité také celkové náklady na tisk. Průzkumy ukazují, že 90 procent celkových nákladů na tisk a práci s dokumenty souvisí s řízením a administrací tisku (15 %), produkcí dokumentů (25 %) a manipulací s médii (50 %). Cena zařízení a spotřebního materiálu tedy hraje jen minimální roli. Tou nejlepší cestou, jak snížit náklady na tisk, je tedy moderní multifunkční zařízení, které uživatelům umožní digitalizovat, archivovat, zpracovávat a sdílet dokumenty přímo ze zařízení do takřka libovolného místa i formátu. Když k tomu přidáte možnost využívat cloud a chytrá mobilní zařízení, ve kterých si digitalizované dokumenty můžete odnést kamkoliv, je úspěch v podobě dosažení úspor na tisk zřejmý. Navíc takové zařízení lze snadno začlenit do stávající IT infrastruktury.

Nejde přitom jen o přímo viditelnou cenu spotřebního materiálu (a s tím související možnost automatického oboustranného tisku); náklady ovlivňuje také nízká spotřeba energie, zejména v úsporném režimu. Firemní tiskárna je totiž do sítě zapojena nepřetržitě, na rozdíl od tiskárny domácí, kterou si zapnete, jen když chcete tisknout.

Při širším chápání ovlivňují náklady na tisk i další položky, například výkonnější sdílené tiskárny místo individuálních zařízení u každého stolu nebo sjednocení typů tiskáren a náplní, které používají. Opomenout nelze ani pohodlné a jasné ovládání, díky kterému se u tiskárny nikdo nezdrží příliš dlouho.

A velmi výrazně ovlivňuje cenu tisku i povinnost zadat před tiskem své heslo. Pokud je totiž ve firmě zřejmé, že tiskárna dokáže sledovat, kdo kolik tiskne, náklady na spotřební materiál rázem klesají o desítky procent. Společnosti specializující se na tisková řešení nabízí například i službu, jejíž součástí je pravidelná a podrobná zpráva o využití tiskáren a následné doporučení jejich optimalizace.

Aby vás tisk nezdržoval

Týmová práce neznamená ale jen možnost sdílet tiskárnu nebo snadno ukládat digitalizované dokumenty do systému pro jejich správu. Je to i dodržování společných postupů a firemních procesů a možnost rychlé volby nejběžnějších firemních a týmových procesů. Moderní multifunkce zasahují i do této oblasti.

Jejich ovládací panel je možné přizpůsobit společnosti, v níž se používají, a jejím procesům, ať podporou stanovených způsobů práce nebo třeba nastavením barev podle firemní identity. Ovládací panel ale lze také personalizovat a vytvořit na něm ovládací prvky přesně podle potřeb pracovní skupiny, nebo dokonce i jednotlivce. Zatímco účetní tak může na displeji objevit tlačítka „Zpracování přijaté faktury“ a „Kopie“ (rozumí se černobílá), obchodníkovi zařízení nabídne „Kopie – barva“ a „Kopie – ČB“. Veškerá personalizace ale probíhá pod kontrolou IT oddělení, které jí dává systém a řád a dohlíží na to, aby vše přesně odpovídalo firemním procesům.

Zdeněk Jiřina Autor článku působí na pozici Office Product Business Developer ve společnosti Canon CZ.