Polovina českých firem si veškeré dokumenty stále tiskne a dává přednost šanonům před elektronickou správou. Jak je přesvědčit k tomu, aby přešly na bezpapírovou kancelář, kterou prosazuje Software602?

Naším úkolem není přesvědčovat a obracet firmy na bezpapírovou filozofii, pokud sami nechtějí. Je ale přece cílem každého majitele firmy zvýšit efektivitu výroby, obecně fungování firmy a snížit celkové náklady. Pro někoho tou motivací je i ekologický pohled. Já osobně jsem potěšen tím, že toto již není trendová záležitost, ale i osobní zodpovědnost každého z nás. A v této chvíli jsme připraveni nabídnout každému vhodné řešení. Podnikající fyzická osoba s jednou či pěti fakturami měsíčně samozřejmě nepotřebuje zavádět systémové řešení a specializované aplikace. Ale i tento podnikatel ocení bezpapírovou kancelář ve formě typizované šablony faktury a její elektronické vytvoření, podepsání a odeslání, například datovou schránkou. Nebo kvalitní převod dokumentů do PDF a jejich archivaci. Záleží na každém, jaké má potřeby a požadavky. A zda chce být ve své práci efektivnější.

Jaké firemní procesy dokážete automatizovat a digitalizovat? Asi všichni si dokážou představit elektronické účetnictví, ale s tím přijdou do styku jen někteří zaměstnanci.

Typickým procesem, se kterým přicházejí do styku všichni zaměstnanci je dovolenka. Toto je jeden z prvních procesů, který je nasazován v rámci pilotních nebo zkušebních procesů v každé firmě. Nejde jen o to, jednoduše požádat o dovolenou, ale i o návaznost na ekonomické a další systémy a jednoznačná auditovatelnost procesů souvisejících např. s bezpečnosti práce, což je důležité např. pro pracovníky HR.

Jistě známe papírovou dovolenku a úskalí s tím spojená. Nemožnost zastihnout svého nadřízeného v kanceláři. Spolehnutí se nato, že to později podepíše. Výsledkem pak může být, že zaměstnanec je na dovolené, ale de facto je stále v pracovně-právním vztahu a jeho zaměstnavatel nese odpovědnost za úraz či jiné škody vyplývající ze situace.

Naši klienti dále oceňují inteligentní cestovní příkazy, schvalování faktur, nákupní požadavky, interní žádanky, interní směrnice, evidence smluv a další.

Pro řadu firemních procesů existují online řešení zdarma na internetu. Proč by si firmy měly zvolit aplikace a nástroje zrovna od Software602?

Samozřejmě drobný živnostník, který zhotovuje tři faktury měsíčně si jistě vystačí s jednoduchým řešením a nevadí mu občas odkliknout nějakou tu reklamu.

To, co nabízí Software602, je komplexní řešení pro práci s elektronickými dokumenty a procesy. Pomáháme našim klientům i se vstupní analýzou a přinášíme jim zkušenosti z desítek podobných projektů, které jsme realizovali už dříve.

Bezpapírovému řešení kanceláří se věnujeme pětadvacet let, v podstatě nejdéle na českém trhu. Máme velké zkušenosti s projekty, jako jsou datové schránky a CzechPOINT. Jsme kvalifikovaný poskytovatel služeb vytvářejících důvěru podle evropského nařízení eIDAS. Snažíme se nenabízet rychlé řešení na jeden proces, ale jednoduché řešení, které je modulární a může růst společně s požadavky firmy. Na trhu je spousta poskytovatelů bezpapírových řešení, ale těžko budete hledat někoho, kdo by se tomu věnoval tak komplexně a dlouhodobě jako my.

Ne každý chce využívat unifikovaná řešení, dokážete se přizpůsobit specifickým požadavkům klientů a upravit své produkty podle jejich představ?

Naše řešení vychází z letitých zkušeností a požadavků klientů, které jsme do našich řešení implementovali. I proto jsme připraveni veškeré požadavky klienta probrat a prodiskutovat a na základě našich zkušeností nabídnout odpovídající řešení nebo zajistit úpravu a modifikaci stávajícího procesu tak, aby mohl pracovat jednoduše, přívětivě a digitálně.

Jak se takové úpravy klientům prodraží? Dejme tomu v porovnání se základní cenou nějakého produktu.

Je to samozřejmě jistý nadstandard, ale rozhodně se nebavíme o násobcích základních cen. Záleží na individuálních požadavcích té které firmy. Čím složitější řešení, tím samozřejmě vyšší náklady na realizaci.

Firmy či úřady si mohou vybrat, zda vaše řešení budou využívat na svých serverech nebo z cloudu. Čemu dávají vaši klienti přednost?

Dosud převažoval požadavek na instalaci našich řešení přímo na firemní server, ale postupně se zvyšuje podíl klientů, kteří je využívají z cloudu. To je podle nás budoucnost, na kterou se chceme ještě více zaměřit. Cloud postupně získá navrch nad implementací aplikací na firemní servery. Možná to ani nebude tak dlouho trvat. My jsme na to připraveni.

Češi stále více požadují možnost práce z domova. Nedávný průzkum společnosti LMC prokázal, že až třetina zaměstnanců českých firem by kvůli tomu neváhala vyměnit působiště. Na druhou stranu zaměstnavatel potřebuje mít kontrolu, zda je práce na Home Office efektivní. Dokážete s tím nějak pomoci?

Zajisté. Jedním ze základních nástrojů, který nabízíme, je flexibilní workflow pro interní firemní procesy a agendy. Je to řešení připravené na míru dané organizaci včetně napojení na její stávající systémy. Zjednodušuje práci manažerům i řadovým zaměstnancům a umožňuje mít procesy vždy pod kontrolou a dostupné odkudkoli.

České republika nedávno oslavila deset let existence Integrovaného systému datových schránek (ISDS), na kterém se Software602 podílí jako subdodavatel. Jak jsme na tom s možnostmi elektronické komunikace dejme tomu v porovnání s takovými lídry digitalizace, jako je Estonsko?

Jsme na dobré cestě. Ještě se u nás sice nedá založit firma na dálku pár kliknutími myší jako v Estonsku, ani se elektronicky neřeší soudní pře do určité nižší částky (v přepočtu do sedmi tisíc korun, pozn. red.), ale máme datové schránky a možnost kvalifikovaného elektronického podpisu, či eObčanku takže řadu záležitostí s úřady už vyřešíte z počítače nebo mobilu. Těchto možností bude postupně přibývat.

Dá se říci, kdy se Estonsku se svými řešeními digitalizace státní správy přiblížíme?

Jsem optimista, ale na druhou stranu je třeba říci, že Estonsko je s digitalizací naprosto nejdál a nechalo za sebou takové hegemony, jako je Německo, Británie, Francie nebo dokonce USA. Je otázka, kam až bude chtít naše státní správa v digitalizaci zajít. Zda například budeme mít možnost elektronicky hlasovat ve volbách nebo zapisovat novorozence do matrik jako v Estonsku.

Co pro to udělá Software602?

Jsme samozřejmě připraveni poskytnout potřebná řešení. Neustále monitorujeme situaci ve světě a konkrétně Estonsko sledujeme dost podrobně. Ostatně, sám jsem si vyzkoušel na dálku založit v Estonsku firmu a funguje to naprosto skvěle. Rádi bychom se podíleli na něčem podobném i u nás.