Velkému množství produkčních společností roste v poslední době počet zakázek. S tímto pozitivním vývojem jsou bohužel většinou spjaté i určité komplikace. Konkrétně jde o to, že se firmám v zakázkách zmenšuje objednací množství a rozšiřuje se sortiment položek, ze kterých si zákazníci pro své objednávky vybírají.

Tento stav, více menších zakázek, širší sortiment, vede často ke zhoršování klíčových metrik: snižuje se plnění termínů, klesá efektivita a v důsledku pak i procento ziskovosti. Jako konkrétní příklad je možné uvést pesimistický, ale relativně častý jev, že firmě vzroste obrat o několik desítek procent, zisk ale nevzroste prakticky vůbec nebo dokonce klesá (není bohužel výjimkou ani to, že se firmy dozvětšují až ke krachu).

V této situaci obrací čím dál větší počet firem svoji pozornost k nástrojům pro pokročilé plánování výroby (APS), o kterých už mnohokráte slyšely a které slibují v této oblasti téměř zázraky. Dnes už prakticky neexistuje výrobní společnost, kterou by nenavštívil některý z obchodníků a nesliboval kouzla, která se začnou dít po vyslovení tajemné formule „Advanced Planning and Scheduling“.

SW vaši firmu nezachrání

Pod vlivem sympatického obchodníka tak výrobní firmy často dospějí k přesvědčení, že když investují několik milionů do pořízení a implementace APS, problém s efektivitou a plněním termínů se vyřeší. To, co za své peníze (při kvalitní volbě dodavatele) dostanou, je ale systém, který pro ně pravidelně a správně vytváří optimalizované plány výroby, nákupu a expedic.

Bohužel řešení problému „nízká efektivita a špatné plnění termínů“ není „máme vždy optimální plán“. Pouhá existence optimálního plánu a jeho pokročilých analýz, které APS zajišťuje, situaci s nízkou ziskovostí a nespokojenými zákazníky nezachrání.

Implementovaný APS systém, stejně jako všechny ostatní podnikové softwary, totiž podporuje reálné business procesy, které ve firmě probíhají. Aby mohl software pomáhat, musí nejprve bezchybně fungovat podkladový proces. A to je kámen úrazu. V málokteré výrobní společnosti je dnes možné s jistotou prohlásit, že kompletní proces plánování je pro dnešní svět nastaven správně.

Problém je nutné hledat v tom, že existující plánovací procesy byly nastaveny pro svět, ve kterém optimální plán nebyl k dispozici, a tudíž se procesy musely obejít bez něj. Firma fungovala sub-optimálně, ale fungovala. Tím, že se najednou optimální plán (skrze APS) objeví, se ve firmě se zaběhlými procesy nestane nic – jednoduše proto, že s jeho existencí nikdo v rutinním běhu světa nepočítá. Původní proces tak probíhá dále beze změny.

Musíte změnit proces

Při snaze zvýšit výkonnost výrobní firmy pomocí APS by tedy logicky mělo dojít nejprve ke změně plánovacího procesu a až po jeho optimalizaci by měl být nastavován podpůrný SW. Standardní přístup implementace APS je bohužel přesně opačný. SW se nastavuje tak, aby nějak odpovídal stávajícím (historickým, neoptimálním) procesům. Tento přístup je v lepším případě dražší a složitější, v horším případě vede k nulovým výsledkům.

Abychom argument na nutnost změny procesu podpořili i z jiného směru, zacitujme nyní z některé z informačních brožur APS systémů, kde si můžeme přečíst, že APS systém zajistí:

• Simulované termíny dokončení všech objednávek (při optimálním využití dostupných zdrojů)
• Návrhy nákupních objednávek (při dodržení JIT logiky)
• Návrhy navýšení kapacity zdrojů (abychom vše mohli stihnout včas)
• Fronty práce (jak využít dnes dostupné zdroje pro maximalizaci plnění termínů při nejvyšší možné efektivitě) 

Všimli jste si? Všechny ty slibované výsledky jsou jen data. Velice chytře a sofistikovaně spočtené informace, které ale pro zajištění přínosů vaše firma musí koordinovaně a na denní bázi používat. Bez plánovacího procesu, do kterého by denně vstupovaly, nejsou na nic.

Je tedy potřeba jednoznačně říci, že APS samo v oblasti špatného plnění termínů a nízké efektivity nic nevyřeší. A je jedno, jak sofistikovaně SW nastavíte nebo kolik milionů do něj investujete. Skutečné vnímané business problémy můžete vyřešit jedině tím, že přenastavíte procesy. Pro takto přenastavený proces, je následně možné (většinou i nutné) nastavit a použít APS jako podpůrný nástroj.

Vyšší ziskovost – jak tedy?

Minulé řádky možná vyznívají na první čtení pro APS pesimisticky, ale při bližším pohledu tomu tak vůbec nemusí být. V žádném případě neříkáme, že APS softwary nefungují, nebo že nemohou pomáhat v poměrně obtížné situaci, ve které se firmy dnes ocitly (firmám rostou obraty, ale nerostou zisky).

Pro zajištění skutečných přínosů je však potřeba současně s implementací APS i změnit procesy plánování a řízení celé výrobní firmy. Postup jistě není nelogický, je však málokdy vidět.

Jaké kroky tedy doporučujeme výrobním firmám na cestě k vyšší ziskovosti?

1. Audit procesu plánování
2. Procesní optimalizace
3. Implementace APS SW pro nový proces

Z mé zkušenosti vyplývá, že tento přístup vede k nečekanému výsledku. Když se totiž procesní kroky 1 a 2 provedou důkladně, je nastavování SW v kroku 3 do té míry přímočaré a jednoduché, že se vše zrychlí a k business přínosům se může firma dostat v řádu několika málo měsíců. Proti běžné intuici tedy platí: „tím, že řešíme větší úlohu, se můžeme dostat k přínosům pro firmu rychleji“.

Jak nastavit proces?

Proces, proces, proces. To je dosavadní vyznění článku. Zatím ale nezaznělo, jak by optimalizovaný proces plánování měl vypadat. Přesná odpověď na tuto otázku je samozřejmě velice závislá na specifičnosti jednotlivých výrobních závodů, proto na tomto místě můžeme nabídnout pouze obecné požadavky na funkční proces plánování. Proces plánování výroby a nákupu v produkčních společnostech musí pokrývat následující oblasti:

1. Přijetí objednávky
2. Zajištění zdrojů
3. Řízení zdrojů
4. Komunikace se zákazníkem

V rámci těchto oblastí je při analýze aktuálního stavu nutné si klást otázky: Jak určujeme termíny, které potvrdíme zákazníkovi? Jak přesně a kdy určujeme potřebu zdrojů (směnnost na strojích, kooperace, materiál)? Jakým způsobem, kdy a od koho se pracovník u stroje dozví, jakou zakázku má zahájit, když předchozí práci dodělal? Kdo a kdy identifikuje, že plnění termínů zakázek je v ohrožení a jakým způsobem tuto informaci komunikuje se zákazníkem?

Když si ujasníme současný stav, je prostor pro zlepšení a můžeme provést procesní optimalizaci. Typicky situace po pozitivní změně vypadá následovně:

1. Termíny pro zákazníka určujeme se zohledněním dostupných kapacit, dostupných materiálů, dříve přijatých objednávek a jejich priority.
2. Denně opakovaně ověřujeme, že máme dostatečné kapacitní a materiálové zdroje pro všechny potvrzené objednávky. Pokud zdroje nesedí, okamžitě je situace řešená.
3. V rámci výroby existuje pro všechna pracoviště zákaznicky optimalizovaná fronta práce, která jednoznačně určuje: „Co dělat teď?“
4. Denně opakovaně ověřujeme, zda jsou všechny zákaznické termíny zvládnutelné. V případě identifikace hrozícího zpoždění realizujeme nápravné opatření nebo včas komunikujeme se zákazníkem.

Závěrem

V tomto článku jsem popsal dnešní nejčastější motivaci výrobních firem pro úvahy o investici do APS, tedy situaci rychlého nárůstu zakázek, která v kombinaci s rozšiřováním sortimentu vede ke špatně plněným termínům, poklesu efektivity a snížení procenta ziskovosti. Při takto motivovaných implementacích APS je často vidět chyba v tom, že je nástroj budován jako podpora stávajícího plánovacího procesu. To vede k významně horším a nečekaně i pomalejším výsledkům, než když je nejprve redesignován proces plánování pro nové tržní prostředí a teprve poté je systém APS zaveden.

Ondřej Komenda