Proč předprojektová analýza?

Pojďme se společně podívat na to, jak by asi uvažoval například výrobní ředitel, dejme mu jméno třeba Jan Kovář, při rozhodování ohledně nasazení systému pro plánování výroby, tzv. APS (advanced planning and scheduling), ve své výrobní firmě.

Jan Kovář má k dispozici výsledky za poslední kvartál. Zjišťuje, že dochází ke zvyšování jednicových nákladů na výrobky a podle provedené analýzy to vypadá, že velký podíl na tom má častá a neefektivní změna výrobního sortimentu. Dalším zjištěným problémem je velmi nízký výkon výrobních linek. Pohybuje se na 45 procentech své kapacity. Naštěstí nedávno zavedli nástroj na automatické sběry dat o prostojích, a tak ví, že nejčastější příčinou bylo seřizování stroje a chyby v plánování.
Jan Kovář se tak ocitl ve velmi nepříjemné situaci. Díky současné situaci na trhu sice museli omezit lidské zdroje a vyrábějí pouze na 80 procent z celkové kapacity závodu, ale zbývající zdroje musí maximálně vytěžovat, jinak ztrácí výroba efektivitu a prodražuje se. Generální ředitel není spokojen a Jan Kovář dostal šest měsíců na zvýšení výkonu linek o 15 procent.
Díky dostupným informacím je Janu Kovářovi zřejmé, že mají problémy s operativním plánováním výroby, a proto se rozhodl prověřit, zda by pro ně bylo řešením nasazení APS systému.
Jeho první otázkou je, zda by byl APS systém vhodný pro výrobní proces v jeho závodě.

V jednom z našich předchozích článků (IT Systems 7-8/2008) je možno se dočíst o tom, že systémy pracující na bázi minimální zásoby (např. kanban) jsou vhodné pro APS systémy jen za speciálních okolností. Velkou roli také hraje typ výroby. APS systémy se například hůře uplatňují v oblastech spojité výroby. Pokud se ale na spojitou výrobu z pohledu plánování nahlíží jako na jednotlivé výrobní příkazy, i zde se dá nalézt využití pro APS systém.

Než Jan Kovář pročetl dostupné informace o APS systémech, uplynul první měsíc a on pochopil, že musí zvolit jiný přístup. Rozhodl se, že si nechá zpracovat předprojektovou analýzu pro případné nasazení systému APS.

Obsah předprojektové analýzy lze rozdělit podle dostupných teorií na studii proveditelnosti, studii příležitostí, SWOT analýzu a další součásti. V našem článku bychom se ale spíše než na tyto oblasti chtěli zaměřit na obsahovou stránku věci. Co je vlastně zapotřebí posoudit, abychom získali jednoznačnou odpověď na otázku: bude pro nás a v našich podmínkách APS systém přínosem?

Výchozí stav

Další posuzovanou oblastí kromě typu výroby je kvalita vstupů, které jsme schopni systému APS poskytnout. Mimo jiné je zapotřebí analyzovat vstupy v těchto oblastech:

• Zakázky – jsou dostupné informace o výrobních zakázkách?
• Výrobní zařízení – máme k dispozici seznam výrobních zařízení včetně možné alternace?
• Další zdroje – existuje seznam dalších zdrojů nutných pro výrobu (lidské zdroje, přípravky, nástroje atd.)?
• TPV – jsou známy výrobní postupy pro jednotlivé výrobky, kroky výrobních cest a jejich délka?
• Materiál – je potřeba kontrolovat i dostupnost materiálu?
• Odvádění výroby – jak často je výroba odepisována, jsou k dispozici i informace o rozpracované výrobě?

Není asi nutné podotýkat, že je mnohem výhodnější, pokud jsou výše uvedené vstupy k dispozici v elektronické podobě.
Nejkritičtějším místem v případné implementaci APS systému bývá právě napojení na ostatní, již existující systémy (ERP, docházkový systém, TPV, odvádění výroby atd.). Je totiž potřeba definovat, „kdy“, „jak často“ a „kterým směrem“ bude výměna dat probíhat.
V předprojektové analýze by se dále měla posoudit situace ohledně hardwarového a softwarového vybavení. Je důležité zjistit, zda budou využitelné stávající počítače a servery a na kterých pracovištích bude systém dostupný. Dále je vhodné ověřit, že stávající operační systémy splňují požadavky na kompatibilitu.
Poslední, ale velmi důležitou součástí analýzy stávajícího stavu, kterou si zde uvedeme, je analýza procesů. Předprojektová analýza musí rozkrýt, jak probíhají stávající procesy. A to jak proces předávání výrobních příkazů do výroby, tak i proces vlastního plánování. Je zajímavé, že o úzkých místech v těchto procesech se většinou ví, ale teprve po provedení analýzy se „zhmotní“. Jakmile jsme schopni úzké místo pojmenovat a definovat, je mnohem snazší nalézt řešení. Tato část analýzy je o to důležitější, že případné nedostatky v procesech je možno odstranit i bez nasazení APS systému.

Schéma výchozího stavu a navrženého řešení

Schéma výchozího stavu a navrženého řešení

Požadovaný stav

Dosud jsme se zabývali pouze stávajícím stavem v podniku. Neméně důležitou částí předprojektové analýzy je i analýza potřeb a požadavků. Klíčovým prvkem celé analýzy je správná definice požadavků uživatele. Na to, aby analytik správně pochopil a formuloval přání a potřeby klíčových uživatelů APS, je potřeba léta zkušeností z oblasti plánování ve výrobních podnicích.
Nejdříve je zapotřebí určit hlavní parametry, podle kterých má optimalizované plánování probíhat. Může se jednat o termíny dodání, zásoby na skladě, velikosti zakázek, minimalizaci seřizovacích časů, maximální využití atd.
Na první pohled snadné, ale ve skutečnosti často velmi obtížné bývá definovat oblasti, které jsou pro uživatele klíčové z hlediska plánování. Někdo například potřebuje detailní soupis materiálu na jednotlivé výrobní příkazy v čase, jiný uživatel zase materiál v APS systému vůbec řešit nepotřebuje. Může se jednat o způsob práce s alternativními plány nebo o detailní definici kalendářů pro jednotlivé výrobní zdroje. Možností je velmi mnoho a uživatel často ani nedokáže přesně formulovat své požadavky, dokud analytik nepoloží ty správné otázky.
Dalším bodem analýzy je způsob prezentace plánu, případně další výstupy (efektivita zařízení, využití zdrojů, kritická místa, denní rozpis atd.), které uživatel požaduje. Běžně se přitom vychází z již ověřených výstupů, na kterých má uživatel možnost si představit, co takový systém může poskytnout. Analýza by měla také obsahovat technické záležitosti, jako jsou rychlost a perioda vytvoření nového plánu, počty a typy uživatelů a rolí a jejich omezení.
A nyní se podívejme, co říká hotové analýze pan výrobní ředitel.

Jan Kolář sedí v zasedací místnosti. Listuje v rozsáhlém dokumentu a potřásá hlavou. V analýze je uvedeno, že systém bude schopen snížit seřizovací prostoje až o deset procent a zcela odpadnou prostoje vlivem chyb v plánu. Ze lhůty generálního ředitele už uplynuly více jak dva měsíce a on si stále není jistý, jestli APS vyřeší jeho problémy. Navíc, harmonogram je sice podle jeho představ, ale cena se mu zdá vysoká.
„Moc pěkně je to udělané,“ řekl a zavírá dokument. „Ale kde mám vzít jistotu, že to bude fungovat tak, jak se tady píše?“
Vedoucí analytického týmu se usmál a zapíná datový projektor. Na obrazovce se objevuje startující aplikace: „Jak víte, součástí naší předprojektové analýzy je i převod vašich dat do funkčního APS systému. Můžete tedy sám posoudit, jestli je to pro vás vhodné řešení, nebo ne,“ začíná s prezentací APS systému na datech z reálné výroby, která Jan Kovář poskytl. Ten na příkladech z jeho vlastní výroby konečně získává dobrou představu o tom, jak bude plánování ve skutečném provozu vypadat.
Původně předváděná demo aplikace fungovala nad daty z výroby nějakých potravinářských produktů a jeho podnik je přece automotive. Ale tohle je něco jiného. Jan Kovář začíná věřit, že vše dopadne dobře.

To nejdůležitější na konec

Ano, nesmíme zapomínat na to, že předprojektová analýza je pouze jedna z pomůcek pro rozhodování. A ne každý je ochoten plně se ztotožnit s obsahem. Pokud tedy analýzu provádí potenciální dodavatel APS systému, hlavní doporučení na závěr zní: součástí předprojektové analýzy nasazení APS systému by měla být i prezentace reálných dat v tomto systému. Jedině tím se v maximální možné míře sníží riziko pozdějších problémů a slepých uliček.

Ukázky z prostředí APS řešení Mangrow Planner

Autor působí jako key account manager ve společnosti Merz.