Požadavky na nový informační systém

Dalším důležitým důvodem pro nový informační systém bylo řešení oblasti řízení a plánování výroby, kterou původní systém nepokrýval vůbec. Společnost Farmak je totiž významně proexportně orientována, přičemž její produkty a celý výrobní proces musejí splňovat zejména v oblasti kontroly a řízení kvality kritéria a normativy platné nejen v ČR, ale rovněž v zemích, do kterých Farmak své produkty vyváží, zvláště v USA. Nezbytnou podmínkou exportu je tedy provedení tzv. validace výroby, během níž probíhají testy všech procesů v oblasti výroby a certifikační orgán hodnotí, zda tyto procesy včetně používaného informačního systému splňují podmínky tzv. správné výrobní praxe v souladu s příslušnými normami a regulativy, které stanovují příslušné státní instituce.

Výběr nového řešení

V roce 2002 rozhodl management společnosti o výběru nového informačního systému. Byl zpracován poptávkový dokument obsahující nejdůležitější požadavky společnosti na nový informační systém a poskytnut vybraným dodavatelům. Vzhledem k již zmíněným náročným a specifickým požadavkům zvláště v oblasti řízení výroby a logistiky se společnost orientovala při výběru nového systému zejména na ty softwarové produkty, které jsou již v oboru, kde Farmak působí, vyzkoušené a mají dostatečně kapacitní a stabilní zázemí. V silné konkurenci ERP systémů nakonec zvítězil švédský systém IFS Aplikace a nabídka od české společnosti ALTEC, která je distribučním a implementačním partnerem IFS v ČR. Vítězná nabídka splňovala všechny předložené požadavky a dodavatel se rovněž smluvně zavázal k vysokým zárukám za dodržení termínů, nákladů a kvality celé implementace.

Průběh implementace

Začátkem roku 2004 byl vypracován v rámci zpracování projektu implementace pilotní příklad řešení procesu řízení a plánování výroby v systému IFS Aplikace a ihned poté se přikročilo k dalším implementačním pracím v souladu s projektem a metodikou implementace. Kromě modulu Údržba probíhala implementace všech klíčových modulů (Výroba, Distribuce, Finance) souběžně tak, aby nový informační systém mohl být spuštěn do plného produktivního provozu k datu 1. ledna 2005. Tak se také stalo. V prvních měsících ostrého provozu běžel systém v režimu „provozu podporovaného dodavatelem“, v jehož rámci dodavatel ještě prováděl korekce nastavení systému a drobné úpravy výstupních dokumentů a sestav. V průběhu roku 2005 byla také s podporou dodavatele a poradenské společnosti Deloitte provedena zmiňovaná validace výroby, jejíž výsledky byly ověřeny a akceptovány při inspekci americké FDA.

V oblasti hlavních modulů se podařilo plánovaný harmonogram a náklady implementace dodržet, ke zdržení však přece jen došlo, a to při implementaci modulu Údržba. Zde docházelo poměrně dlouho k ujasňování zadání. Postupně se však podařilo upřesnit jednotlivé požadavky uživatelů, zejména v oblasti, kde se propojuje evidence a správa majetku s modulem Údržba a dochází ke sdílení datové základny uživateli z různě orientovaných úseků společnosti (ekonomického a technického). Ve specifickém oboru, jako je chemickofarmaceutický průmysl, vzniká potřeba striktní kontroly a provádění preventivní údržby i na již ekonomicky odepsaných zařízeních. To vyžaduje zadat do systému nezbytná data a je nutné stanovit odpovědnosti a kompetence jednotlivých uživatelů informačního systému. Výhodou integrovaných informační systémů, jako je IFS Aplikace, je mimo jiné to, že data stačí zadat pouze jednou z jednoho místa, někdy to však vede k tomu, že uživatel musí vkládat i data, která sám ke své práci přímo nepotřebuje, a proto zadávání takových dat věnuje menší pozornost a dopouští se častěji chyb. Postupně se však podařilo nejasnosti odstranit a i v oblasti údržby informační systém implementovat ke spokojenosti uživatelů.

Hodnocení implementace

Společnost Farmak v současnosti využívá informační systém IFS Aplikace déle než tři roky, systém kvalitně podporuje její klíčové procesy a napomáhá tak k jejímu dalšímu úspěšnému rozvoji. „Společnost Farmak velmi dobře zvládla projekt implementace informačního systému, protože ho nepodcenila a od počátku mu vedení společnosti věnovalo vysokou a trvalou pozornost.

Za garanty jednotlivých oblastí byli vybráni schopní lidé, kteří problematice dobře rozuměli, řídící výbor byl iniciativní a důsledný, mimo jiné pečlivě zvažoval zákaznické úpravy vyžadované jednotlivými uživateli, aby nedocházelo k narušení důležitých datových vazeb a standardních funkcionalit. Rovněž akceptační řízení u jednotlivých modulů se prováděla důsledně a pečlivě. A v neposlední řadě jsme měli vstřícného dodavatele, který k našim požadavkům přistupoval vždy korektně a vstřícně“, říká pan Luděk Minář, generální ředitel společnosti Farmak.
K tomu pan František Čulík, generální ředitel ALTEC a.s. dodává: „Především díky vynikající spolupráci ze strany vedení a projektového týmu společnosti Farmak se nám podařilo v podstatě dodržet harmonogram implementace a nedošlo ani k překročení plánovaných nákladů. A to navzdory tomu, že bylo nutné řešit některé složitější zákaznické úpravy a také jsme museli vyhovět dodatečným požadavkům zákazníka předloženým v souvislosti s procesem validace řízení výroby.“

Dosažené přínosy

Hlavní přínosy informačního systému lze shrnout do těchto bodů:

• Díky novému informačnímu systému bylo možné dosáhnout výrazného zefektivnění a někdy i zjednodušení řízení klíčových procesů společnosti Farmak, tj. výroby a prodeje farmaceutických substancí.
• Inspekce auditorů FDA potvrdila, že výrobní a logistické procesy ve společnosti Farmak podporované a řízené systémem IFS Aplikace plně vyhovují standardům FDA a je tak splněna klíčová podmínka pro export produktů společnosti na trh USA a dalších zemí, v souladu s požadavky obsažené v Code of Federal Regulations Title 21 PART 11 Electronic records; Electronic signatures.
• Nový systém produkuje podstatně podrobnější a kvalitnější informace pro všechny úrovně řízení společnosti.
• Aktuální informace o stavu výroby, výsledcích prodeje apod. jsou k dispozici všem oprávněným uživatelům ve stejném čase, podstatně se tak omezila možnost zkreslení informací při jejich předávání mezi jednotlivými pracovníky.
• Plánování výroby je kvalitnější.

„IFS Aplikace nám výrazně pomáhají zlepšovat procesy vývoje, výroby a distribuce, především ale solidně podporují řízení a kontrolu jakosti, které patří
k nejdůležitějším parametrům v naší společnosti. Informační systém je tedy významným faktorem ovlivňujícím konkurenceschopnost naší společnosti především na zahraničních trzích.“

Ing. Luděk Minář, generální ředitel FARMAK, a.s.

Plány do budoucna
V současné době společnost Farmak realizuje projekt implementace externího systému pro podporu controllingu a finančního plánování. Bude využívat plně data vznikající během provozu systému IFS Aplikace, který představuje páteřní řešení informačního systému společnosti Farmak. Dále Farmak uvažuje o využití modulu Správa a řízení dokumentace (IFS / DMS), který je standardní průřezovou komponentou IFS Aplikací. Společnost očekává, že díky využití této komponenty se podaří zjednodušit a zpřehlednit správu rozsáhlé dokumentace, která je s farmaceutickou výrobou nezbytně spojená.