Speciální projekty představují víceméně nevyhnutelnou součást existence každé organizace. Dříve či později se dostanete do stavu, kdy budete potřebovat zásadně změnit kurz nebo tempo současného směřování své organizace. A tak se i tradiční výrobní nebo retailové organizace ocitnout na prahu řízení zpravidla rozsáhlého projektu. Mezi typické příklady takových projektů patří například otevření nového trhu, náběh nového produktu či služby, instalace nového výrobního zařízení, případně jeho údržba apod. Pokud se jedná o první setkání tohoto druhu, je třeba se mít obzvláště na pozoru, protože speciální projekty nezřídka disponují několika specifickými charakteristikami:

• Nejasné vymezení vůči běžné činnosti organizace – první ze specifických znaků speciálních projektů reflektuje skutečnost, že speciální projekty se realizují takzvaně navíc. To znamená, že souběžně s jejich výkonem není zastavena nebo omezena hlavní činnost organizace.
• Striktní omezení v čase a financích – pro dokončení projektů kategorie fúze či náběh nové výrobní linky jsou zpravidla definovány nepřekročitelné lhůty pro dokončení projektů. A obdobné je to také s finančními mantinely.
• Dynamicky se měnící výstup projektu – čím více se organizace vydává do neprobádaných zón a čím méně zkušeností s řízením obdobných projektů disponujete, tím více dochází k efektu dynamicky se měnícího cíle. To znamená nafukování rozsahu směrem k dosažení maxima možného vzhledem k aktuální situaci (aktuální tržní podmínky, reálně zjištěný stav opravovaného zařízení apod.).
• Vysoká závislost na externích subjektech – vzhledem k zásadním odlišnostem mezi projekty kategorie speciálních, nebo chcete-li mimořádných akcí od běžné činnosti, nedává smysl, abyste drželi kompletní potřebnou expertízu uvnitř své organizace. Posledním ze specifik speciálních projektů je tak vysoký podíl externích dodavatelů, který ve vybraných případech může dosáhnout i sta procent. Mezi typické zástupce externích subjektů patří například konzultantské společnosti, dodavatelé strojního vybavení, servisní organizace apod.

Zajistit v takovém prostředí pořádek představuje nelehký úkol z pohledu metodických pravidel pro realizaci projektu, tak i pro podporu ze strany informačních technologií. Metodicky se můžete opřít o zavedené standardy pro realizaci projektů. Mezi řízením speciálních projektů a „standardním“ projektovým managementem panuje jednoznačná shoda přinejmenším na úrovni paretovských dvaceti procent metodických doporučení. Také speciální projekty musí projít životním cyklem, musí mít jednoznačnou definici, jasný plán, zdroje, evidenci odvedené práce, rizika, změny apod. Nicméně jisté odlišnosti zde existují. Mezi hlavní rozdíly manažerského přístupu k realizaci speciálních projektů patří zejména:

• Standardizovat proces sběru požadavků – výchozí bod každého speciálního projektu představuje objektivní evidence očekávání a požadavků. Zejména řídicí pracovníci totiž rádi nafukují rozsah projektu a mění svá očekávání. Bez jednotné evidence se zde neobejdete.
• Umožnit flexibilní plánování projektu – vzhledem k ojedinělosti projektů nemusíte nutně dbát na jednotnost struktury tak, aby se projekt dal srovnat s okolními aktivitami. Spíše je nutné se soustředit na různé způsoby plánování jednotlivých etap projektu a umožnit podpořit agilní i vodopádové přístupy.
• Zajistit, aby všechny zainteresované osoby a subjekty měly přístup k aktuálním informacím o projektu – zejména v případech rozsáhlých projektů s vysokým podílem externích subjektů se vyplatí, pokud zpřístupníte informace o projektu v reálném čase jak interním, tak i externím participujícím subjektům.
• Nastavit realistické řízení kapacit – zejména je nutné vymezit podíl průběžné činnosti na kapacitách interních zdrojů. Ohledně externích subdodavatelů je zejména u výkonných pracovníků vhodné jít za rámec podpisu kontraktu a nastavit alespoň základní řízení jejich kapacit (například stanovit kapacitu dodavatele jako celku, nebo jednotlivých týmů). Tím předejdete skrytým nedostatkům v kapacitách, které mohou zásadně ovlivnit zejména časový průběh projektu.
• Uřídit projektovou dokumentaci a další evidence – povaha speciálních projektů de facto předznamenává, že v jejich průběhu a na jejich konci vznikne nemálo projektové dokumentace. Zároveň v průběhu realizace těchto projektů pořídíte nemálo zkušeností, které se jednoznačně vyplatí přenést do dalších aktivit, kterým se do budoucna s pravděpodobností hraničící s jistotou nevyhnete. Zavedení principů řízené dokumentace a precizní evidence rizik a dalších eskalací představuje poslední z charakteristických znaků speciálních projektů. 
   

Obr. 1: Harmonogram projektu v aplikaci Microsoft Project

Zatímco metodicky se můžete opřít o tradiční standardy řízení projektů, z pohledu podpory ze strany informačních technologií je vaše situace poněkud komplikovanější. Na jednu stranu byste měli – vzhledem ke zpravidla strategickému významu projektu – nabídnout participujícím účastníkům profesionální a stabilní řešení, na stranu druhou se jedná o dočasnou aktivitu. A právě zde je potenciální problém – tradiční přístup k IT technologiím, kdy organizace nakupují licence do vlastnictví, může mít za následek de facto zbytečně vynaložené investiční prostředky. Abyste předešli tomuto riziku, je vhodné, abyste do hledáčku IT podpory zahrnuli hostované (cloudové) technologie. 

Obr. 2: Projekt v prostředí služby Project Online zobrazený na mobilním zařízení


Obr. 2: Projekt v prostředí služby Project Online zobrazený na mobilním zařízení

Cloudové služby totiž mohou účastníkům projektů nabídnout zajímavé možnosti, které zajistí profesionální podporu realizace projektu a zároveň jsou nákladově efektivní:

• Rychlé nasazení – první z přínosů nasazení hostovaných technologií představuje rychlost jejich zprovoznění. Zatímco instalace veškerých komponent profesionálního řešení zabere i několik dní, nastavení cloudových služeb zabere sotva pár hodin, a to včetně napojení uživatelských účtů, které se pochopitelně synchronizují proti adresářové struktuře, kterou používáte (typicky Active Directory).
• Profesionální podpora projektu – v rámci kvalitních služeb jsou k dispozici veškeré funkce a nástroje pro identifikaci a schvalování projektového záměru, sestavení plánu projektu, řízení kapacit interních a externích zdrojů, sdílení projektových informací prostřednictvím webového prohlížeče, vykazování odvedené práce a manažerský reporting.
• Technická podpora – díky skutečnosti, že poplatek za hostované řešení pokrývá také provoz technologie, se můžete mnohem více soustředit na realizaci vlastního projektu. Zároveň není nutné, abyste zaškolovali na správu nového systému interní IT pracovníky. Své úsilí můžete plně věnovat využívání služby.
• Přístupy externích dodavatelů – namísto složitého zpřístupňování interních úložišť a systémů představují hostované služby velmi rychlý a elegantní způsob, jak jednoduše vytvoříte zabezpečené místo pro sdílení informací. Interní uživatelé tak ukládají do hostovaného úložiště pouze ta data, která vědomě chtějí. Externisté se pak k veškerým sdíleným informacím o projektu dostanou pouze na základě zabezpečeného přístupu.
• Dočasnost – poslední a klíčovou výhodu nasazení cloudového řešení pak představuje možnost jeho pronájmu na dobu určitou. Profesionální podporu pro řízení projektu tak můžete platit pouze na dobu trvání projektu, tedy například po jednotlivých měsících. Po ukončení projektu tak jednoduše zazálohujete veškeré výstupy do svých interních úložišť a systémů a necháte hostovaný prostor dožít. Případně po uplynutí doby realizace projektu omezíte počet přistupujících uživatelů a zachováte celý systém do dalšího projektu, a to při minimálních nákladech na provoz.

Drahoslav Dvořák