Stavebnictví je z pohledu informačních systémů velmi specifický obor. Podíváme-li se na srovnání například s řízením strojírenské výroby, je stavební výroba podstatně složitější v tom, že se neodehrává vždy na jednom místě, vstupy i pracovní procesy nelze předem jasně definovat a výrobní postupy se v jejím průběhu mění.

Příprava výroby nového modelu automobilu se připravuje rok, někdy i déle. Zpracuje se projektová dokumentace, uzavřou se pevné smlouvy na dodávky materiálů či jednotlivých dílů, upraví se výrobní linka, proškolí obsluha, nastaví se informační systém a spustí se vlastní výroba nového modelu. Po celou dobu výroby tohoto modelu se nic nesmí měnit, pouze se objem výroby podřizuje poptávce. Informační systém pak na základě poptávky hlídá, kontroluje a řídí všechny procesy výroby. Průmyslové podniky a strojírenské firmy si již bez informačních systémů neumí představit, že by v tvrdé konkurenci obstály.

Stavebnictví je na tom s využitím informačních systémů mnohem hůř. Stavbaři si pod pojmem informační systém představují většinou pouze nástroj pro zpracování účetnictví, a bohužel takto své informační systémy využívají. Pokud chtějí stavební firmy v současných změněných podmínkách přežít, musí svůj přístup k informačním systémům změnit.

Každá stavba je neopakovatelný originál

Proti strojní výrobě se stavební výroba liší především předmětem dodávky. Náklady na realizaci stavby ovlivňuje mnoho okolností, jako je umístění stavby, geologické podmínky, počasí, úroveň projektové dokumentace, ceny zdrojů, výběr subdodavatelů či složení realizačního týmu, a navíc se všechny tyto podmínky v průběhu realizace neustále mění. Proto je každá stavba neopakovatelným originálem a stavbaři si zvykli na to, že v průběhu stavby trvale improvizují a tvrdě se brání stanovení pevných pravidel. Pro řízení staveb i celé firmy nejčastěji používají pouze excelovské tabulky, do kterých ručně zapisují data, která průběžně upravují, přepisují, často i úmyslně deformují. Toto nemá s efektivním řízením stavební firmy nic společného, a proto je třeba i pro řízení staveb začít využívat informační systémy, které se ale od informačních systémů pro strojírenskou výrobu výrazně liší.

Je přitom třeba říci, že nasazení obecného ERP, CRM, DMS či jiné dílčí části informačního systému do stavební firmy mnohdy nestačí. Pomáhá sice vyřešit evidenci a zpracování ekonomických dat, ale jedná se pouze o dílčí část informačního systému stavební firmy, která k efektivnímu řízení staveb nestačí. Díky specifickému předmětu dodávky, kterou je konkrétní stavba, se všemi jejími změnami v průběhu realizace, je i efektivní informační systém pro řízení stavební firmy specifický. Komplexní informační a řídicí systém vyvinutý speciálně pro podmínky stavebních firem provazuje veškeré ekonomické, ale i technické informace o každé stavbě, a hlavně musí umět reagovat na veškeré změny v průběhu realizace stavby.

Harmonogram – základní řídicí dokument

O konečném efektu stavby, zisku, případně ztrátě rozhoduje kvalitní příprava stavby a kvalita informací, na základě kterých se každý den rozhoduje přímo na stavbě. Vzhledem ke vzájemným technologickým vazbám mezi jednotlivými pracemi je pro jejich optimalizaci velmi důležité správně v čase jednotlivé kroky nejen naplánovat, ale také je dokázat průběžně aktualizovat, koordinovat a vyhodnocovat. Toto nelze efektivně zajistit bez zpracování detailního harmonogramu výstavby. Harmonogram je proto základním řídicím dokumentem stavby. Teprve pokud jsou veškeré technické informace, včetně technologického harmonogramu stavby, integrovány přímo v informačním systému, je informační systém využitelný pro efektivní řízení staveb a slouží všem pracovníkům uvnitř firmy, nejen ekonomům.

Krize nutí stavbaře měnit způsob práce

Komplexní využití informačních systémů je u stavebních firem na velmi nízké úrovni. Výběru informačního systému pro stavební firmu se většinou věnují pouze ekonomové, kteří řeší svůj problém, jak bezproblémově zpracovávat účetnictví. Výsledkem je zpracování ekonomických dat a poskytnutí ekonomických výsledků jednou za měsíc, velmi často pouze v papírové podobě, a navíc se zhruba měsíčním zpožděním. Ostatní pracovníci, jako jsou obchodníci, rozpočtáři, přípraváři a stavbyvedoucí, také využívají výpočetní techniku, ale většinou pracují na lokálních počítačích, bez propojení na ekonomickou část informačního systému firmy. To znamená, že k jejich informacím se nikdo nedostane a všichni jsou odkázání pouze na ústní či písemné předáváním informací, které lze navíc velmi snadno upravovat a zkreslovat. Je pravda, že tato neprůhlednost většině pracovníků uvnitř firmy vyhovuje a nemají ani zájem o zveřejnění svých informací. Tento stav je velice nebezpečný. Rozhoduje se na základě nepřesných informací a stavební firmy zbytečně přicházejí o zisk. Změnit způsob práce, zpřístupnit veškeré ekonomické i technické informace, zjednodušit a zprůhlednit celý proces řízení uvnitř firmy je nepopulární činnost, a pokud se stavebním firmám v minulosti dařilo, tomuto kroku se vyhýbaly. Teprve současná krize nutí stavební firmy hledat rezervy, přemýšlet o lepším využití informačních systémů a měnit své nevyhovující metody řízení.

Přechod na procesní nákladové řízení

Stavební firma vytváří zisk, pokud je odbytová cena všech realizovaných staveb vyšší než výrobní náklady na realizaci těchto staveb, včetně výrobních a správních režií nutných k zajištění provozu firmy. Toto je velice jednoduchý a naprosto jasný princip. Dokud investoři byli ochotni platit za předražené stavby, stavební firmy neměly problém s tvorbou zisku. V současné době tlačí trh ceny stavebních prací dolů a pro stavební firmy je jedinou cestou k zisku snížení nákladů na realizaci staveb a snížení režií.

Pohled na aktuální stav rozestavěné stavby v informačním systému IPOS – informace o aktuálním stavu provádění detailních položek s informací o posunu proti původnímu plánu a s průběhem nákladů i výnosů v čase.

Komu se toto nepodaří včas zvládnout, nepřežije. Jedním z řešení této situace může být přechod na procesní nákladové řízení, které vytváří trvalý tlak na snižování nákladů a zprůhledňuje veškeré řídicí procesy související s realizací staveb. Jde o zpracování cenové nabídky, detailní kalkulaci nákladů stavby, zajištění materiálu včetně subdodávek, zpracování detailní přípravy stavby, harmonogramu výstavby, vlastní realizaci stavby a její průběžnou věcnou i ekonomickou kontrolu v čase.

Komplexní informační a řídicí systém – nástroj nutných změn

Změnit stávající způsob práce a přejít na procesní nákladové řízení není jednoduché. Tyto změny navíc musí proběhnout velmi rychle. Jak jsme již naznačili v předcházejícím textu, rychlý přechod stavební firmy na procesní nákladové řízení lze zajistit nasazením komplexního informačního a řídicího systému vyvinutého speciálně pro řízení stavebních firem, ve kterém jsou již integrovány základní principy procesního nákladového řízení. Pevné vazby uvnitř tohoto systému zajistí stavební firmě jednoduchou kontrolu dodržování pravidel procesního řízení napříč celou firmou. Jasná pravidla a jejich důsledné dodržování je to, co stavební firmy v současné době nejvíc potřebují a co by měly také od nového informačního systému požadovat.

Pokud změna informačního systému nepřinese zprůhlednění a zjednodušení řídicích procesů uvnitř firmy, jde velmi často o zbytečně vynaložené finanční prostředky. Každá změna informačního systému je bolestivá, ale pokud vede ke zvýšení zisku, nesmí se dlouho váhat.

Miroslav Novotný
Autor je jednatelem společnosti Ipos-Soft.