„Dobrá zpráva je, že dnes již existuje mnoho nástrojů a technologií, které umožňují digitalizaci firemních procesů. Jedním z nich je koncept bezpapírové kanceláře, který nabízí řadu výhod,“ říká ing. Lucie Římalová, business analytička systémů HELIOS ve společnosti Asseco Solutions.

Lucie Římalová

Přechod na bezpapírovou kancelář přináší řadu výhod

Přechod na bezpapírovou kancelář a využívání prvků umělé inteligence (AI) přináší i sektoru veřejné správy mnoho benefitů. Zvyšuje efektivitu procesů a zlepšuje přístup k informacím, podporuje udržitelnost.

Využívání nejmodernějších prvků umělé inteligence a digitálních nástrojů umožňuje zpracovávat a následně analyzovat obrovské množství dat rychle a přesně, zásadně snižuje chybovost. Ta je problémem zejména u rutinních úkolů, které vyžadují dodržování stejných postupů. Právě automatizace těchto procesů výrazně šetří čas a energii.

Automatizace odstraňuje rutinní procesy

Umělá inteligence může zcela automatizovat některé procesy, jako je zpracování a kategorizace dokumentů, vyhledávání informací nebo správa databází. To vede k rychlejšímu a efektivnějšímu vyřizování žádostí, správě evidencí, případně generování reportů. Pro zaměstnance ve státní správě to znamená snížení administrativní zátěže a zvýšení produktivity práce.

Další výhodou zavádění nejmodernějších technologií ve státní správě je elektronická archivace a správa dokumentů. Digitalizace umožňuje snadný a rychlý přístup ke všem potřebným informacím bez komplikovaného procházení fyzických složek. Tím se zkracuje doba hledání a zvyšuje se přesnost poskytovaných dat.

Lepší a rychlejší služby občanům

Elektronická komunikace a sdílení dokumentů usnadňují spolupráci mezi různými odděleními v rámci jednoho úřadu, ale i různými institucemi. To vede k větší efektivitě i transparentnosti.

„Díky využití AI může veřejná správa poskytovat občanům lepší a rychlejší služby. Například inteligentní chatboty mohou odpovídat na běžné dotazy občanů, zpracovávat jejich žádosti a poskytovat informace 24/7,“ dodává Lucie Římalová.

Zapojení umělé inteligence do procesů ve veřejné správě ale nutně neznamená, že se budou nahrazovat samotní referenti. Spíše se má jednat o jejich podporu a optimalizaci práce. Mohou se více věnovat kreativním úkolům, strategickému plánování a profesnímu rozvoji.

Podpora udržitelnosti

Přechod na bezpapírovou kancelář v neposlední řadě znamená i zodpovědnější přístup k ochraně životního prostředí a zdůraznění udržitelnosti ve veřejném sektoru. Omezení používání papíru na mini­mum vede ke snížení spotřeby energií, vody i dřeva při jeho výrobě. Snižuje se tím uhlíková stopa a šetří se cenné zdroje naší planety.