Následující příspěvek je věnován správě majetku (facility managementu) ve spojení s veřejnými institucemi, konkrétně samosprávou měst, obcí a jimi zřizovaných organizací. Termíny správa a spravovat v kontextu facility managementu vyjadřují, že někdo má nějaký majetek, který obhospodařuje a měl by se o něho i starat. A že to není úkol nijak lehký!

Města, ač na první pohled vypadají jako kompaktní a celkem jasně vymezené jednotky, mají totiž neskutečně složitou vnitřní strukturu. Málokomu unikne složitá struktura městských úřadů, které se člení na nejrůznější odbory, do toho vstupují o. p. s. či s. r. o. organizace založené městem, nemluvě o akciových společnostech s různě velkou účastí (akciovým podílem) města. A jakou to má spojitost se správou majetku? Všechny tyto jednotky se o městský majetek nějakým způsobem starají. Technické služby o úklid chodníků a komunikací, některé městské teplárny zajišťují dodávky tepla a teplé vody, podobně vodovody a kanalizace s rozsáhlou agendou správy majetku.

Labyrint softwarových řešení

I když se jedná o velké množství organizací, které se velmi často tváří jako samostatné jednotky, přesto je spojuje majetek, který je de facto městský a zmíněné subjekty by se o něj měly starat – spravovat ho. A oni tak také činí a pomáhají jim k tomu všelijaké softwary. A možná jich je až moc. Pokud bychom obrazně řečeno vzali veškerý majetek města a začali počítat programové aplikace, které nad ním pracují, pak bychom se bezpochyby dopracovali k několika stům… A právě zde tkví pověstný zakopaný pes. Každému je hned na první pohled zřejmé, že takové množství nejrůznějších programů nelze navzájem propojit či zastřešit jednotným řešením, a tak se často stává, že, jak se říká, levá ruka neví, co dělá pravá.

Nelehká náprava

Stav, kdy v jedné instituci (bez ohledu na to, zda se jedná o velkou soukromou firmu nebo o město) fungují stovky programů a aplikací, se stává pomalu neudržitelným. To si ostatně řada manažerů, ale i radních začíná uvědomovat a volají po změně. I z tohoto důvodu nejvíce prosperují IT firmy, které nevyvíjejí nové aplikace, ale snaží se popropojovat a sjednotit „chaos“ a přesycenost informačních systémů. A že se nejedná o nijak jednoduchou a lacinou záležitost, dokládají příklady ze zahraničí, kde (na rozdíl od nejmenovaných českých registrů) nově zavedené systémy fungují a optimalizují nejen výkon státní správy, ale i správu majetku svěřeného státu.

Kde začít?

Pragmatická otázka, na kterou se hledá odpověď jen těžko. Předně si musíme stanovit, co všechno patří městu a o co by se mělo město starat. Jenomže řada našich měst ani neví, co vlastní… Chybí to základní – pasporty majetku. Někde je sice mají zpracovány, ale pozapomnělo se na aktualizace. Za příklad mohou posloužit nejrůznější investiční akce, na kterých se spolupodílela svými dotacemi Evropská unie, zvelebily se parky, postavila se dětská hřiště, opravila se náměstí. Přestože se mnohé změny promítly i v pasportech, často se ex post zjišťuje, že nově zanesené informace nejsou kompletní a že chybí například údaje o lavičkách, keřích, odpadkových koších apod. A to není vše. Při nejrůznějších opravách se mnohdy nalezne kanalizační větev, která není nikde zanesena a město si ji pak se správcem kanalizace přehazuje jako horký brambor. Prvním krokem by tedy měla být analýza toho, zda mám k dispozici kompletní evidenci majetku, který je ve vlastnictví města. Jelikož se ve valné většině jedná o majetek, který se nachází v konkrétním prostoru (domy, pozemky, chodníky, distribuční sítě), měl by být k jeho evidenci (pasportizaci) použit jedině GIS (geografický informační systém).

A další inventarizace

Majetek (nemovitý i movitý) je jedna věc, pak je třeba ještě seskupit dohromady veškeré informace, které o tomto majetku mám, a také je nutné provést analýzu informačních systémů, které nad městským majetkem pracují, a jaké informace shromažďují. Pouze důkladná a hloubková analýza poskytne návod k optimalizaci stávajícího stavu. Je totiž žádoucí, aby v nově navržené architektuře systému byly odstraněny veškeré duplicity, aby systémy spolu navzájem komunikovaly a aby jednotliví uživatelé měli dostupné pouze ty informace, které k výkonu své práce potřebují. Z výše uvedeného vyplývá, že cesta k ideálnímu stavu je poměrně dlouhá. Vzhledem k čtyřletému volebnímu období se málokdy najde vůle, aby se začalo pracovat na postupné reorganizaci a restrukturalizaci.

Chobotnice

Někteří si možná vybaví legendární seriál o boji s italskou mafií, která podobně jako chobotnice měla chapadla všude. I námi hledané systémové řešení by v ideálním stavu mělo dosáhnout do všech subsystémů a z nich čerpat důležité informace. Jejich rozsah by pochopitelně regulovala vhodně nastavená uživatelská práva.

Proč používat GIS pro správu?

Jak již bylo uvedeno, veškerý majetek se nachází v určitém konkrétním prostoru. Pro správu prostorových dat nám slouží geografické informační systémy, které umožňují celý proces správy zefektivnit a zjednodušit. V GIS pracovník ihned vidí, kde má jaký majetek lokalizován, může se dotázat na jeho stav, vlastnosti či vidět jeho umístění v širších souvislostech.

Stěžejní výhodou takového řešení je provázání databáze a mapové aplikace. Uživatel tedy vidí veškeré potřebné informace na jednom místě. Důležitou funkcionalitou GIS jsou pohledy do databáze, kdy si uživatel může nechat vyjet sestavu majetku (např. hasicí přístroje) i s jejich atributy a odkazy do mapy.

Údržba nemovitého majetku – propojení různých systémů

Spravování veřejného majetku rozhodně není jednoduchá věc. Vhodný systém pro jeho správu ale může tuto činnost výrazně ulehčit. V současné době existuje ohromné množství různých systémů, z nichž každý má na starost určitou elementární část. To není příliš efektivní. Je nutno si tedy uvědomit, že spojování různých aplikací přes různé převodní můstky má svůj význam a cíl. Tím je co nejefektivnější a nejhospodárnější nakládání s majetkem, plánování jeho oprav, revizních kontrol či jiných akcí. Je velmi žádoucí mít co nejvíce informací dostupných z jednoho místa, ať už jsou uloženy kdekoliv. Aby byl systém opravdu efektivní, měla by být jedna informace uvedena vždy pouze jednou kvůli zabránění redundanci dat.

Optimalizace

Vezměme si situaci, kdy udržujeme majetek nahodile až ve chvíli, kdy se něco porouchá. Taková správa zcela určitě není to, co se od zodpovědného hospodáře očekává. Úkolem efektivní správy je udržování majetku v co nejlepší kondici a za rozumných nákladů. Pokud máme k dispozici opravdu aktuální a přesné údaje o stavu majetku, můžeme začít plánovat jeho údržbu. Kupříkladu pokud máme zmapovány komunikace, můžeme odhadnout, kolik bude stát oprava silnice ze stavu havarijní do stavu dobrý, nebo až do stavu bezvadný. Na základě takových zkušeností nám potom GIS slouží jako podpora plánování údržby, a tím přináší i finanční úspory. Druhým příkladem může být údržba městské zeleně. V současnosti je velmi často takový majetek udržován stálým objemem financí, i když správce vlastně pořádně neví, kolik dané zeleně je, a slepě věří subdodavatelům zvyklým na určité sumy. S poctivě a kvalitně vytvořeným soupisem zeleně si může správa kontrolovat jednotkové náklady a množství odvedené práce. Samozřejmě je možné efektivněji plánovat peníze na údržbu a kontrolovat si množství odvedené práce.

Na místo závěru

Úřady ani soukromé firmy by se neměly ztratit ve spleti softwarových řešení a aplikací, kterých dnes a denně přibývá velké množství. Ukazuje se, že k zefektivnění správy majetku již nevedou do detailu vypracované programy, ale spíše komplexní programy jednotící, zpřehledňující a práci usnadňující.

Robin Rašín, Libor Hladiš
Autor článku Robin Rašín působí jako obchodní ředitel, spoluautor Libor Hladiš jako technik GIS ve společnosti MDP GEO.

rasin@mdpgeo.cz
lhladis@mdpgeo.cz