facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEMS 3/2012 , Veřejný sektor a zdravotnictví

Datová tržiště ve veřejné správě

Přinesou přehled a odhalí i prostor k úsporám



gordicNení pochyb o tom, že primární funkce oborových ERP systémů se nemění: zajistit průkazné a přehledné vedení rozpočtu, podvojného účetnictví, správu závazků a pohledávek, vedení majetku, řízení lidských zdrojů a podobně. Požadavky na zajištění těchto funkcí se s ohledem na dynamiku doby, spravované objemy veřejných prostředků i stále rychleji se měnící legislativu neustále zvyšují. Lze očekávat, že se v čase napnutých rozpočtů více uplatní také nástroje pro efektivní finanční řízení, controlling a reporting. A také již poměrně dlouho známá a používaná technologie datových skladů.


Co je to datový sklad, není třeba příliš rozebírat. Jedná se o zvláštní typ databáze, která umožňuje rychle a jednoduše analyzovat data a usnadňuje vytváření potřebných výkazů a přehledů. Je budován většinou formou tzv. datových tržišť, tedy vzájemně integrovatelné „malé datové sklady“ speciálně určené pro analýzy dané předmětné oblasti.
V jejím využívání mají instituce veřejné správy dosud jisté rezervy. Není mnoho úřadů, které data tímto způsobem plnohodnotně vytěžují. Přitom zejména u těch územně správních celků, které řídí a spravují zřizované organizace (popř. na ně metodicky dohlížejí), jako jsou kraje nebo statutární města, může být výsledkem analýzy a porovnání dílčích celků odhalení neefektivního nakládání s finančními prostředky a prostoru pro úspory. Pojďme si pro inspiraci ukázat několik příkladů datových tržišť, která již byla realizována.

Ekonomika: hospodaření pod drobnohledem

V případě ekonomiky organizací, například obcí nebo krajů, se jistě na prvním místě nabízí analýza dokladů, která umožňuje sledovat a odhalovat pohyby na příjmových a výdajových účtech úřadu a analyzovat je až do úrovně jednotlivých rozpočtových dokladů. Neméně důležité a zajímavé pohledy může poskytnout tržiště příjmy a výdaje (obraty) umožňující přehled o čerpání rozpočtu dle rozpočtové skladby a dle stavů konkrétních druhů dokladů sledovaných na úřadě (obr. 1). Celkový detailní obraz o organizaci vzešlý z analýzy účetních výkazů může být stejnojmenné datové tržiště – předmětem analýzy jsou závazná rozvaha a výsledovka.

Obr. 1: Analýza dat z datového skladu – rozbor příjmů
Obr. 1: Analýza dat z datového skladu – rozbor příjmů

Analýza dat z datového skladu – rozbor příjmů

Určitě zajímavým předmětem rozboru může být akviziční proces. Takové tržiště představuje komplexní analýzu rozpočtu a jeho čerpání přes jednotlivé akce a projekty. Zahrnuje vše od plánu nákupů a odprodejů přes veřejné zakázky (jaká položka plánu je soutěžena kterými zakázkami), smlouvy, objednávky, fakturaci až po samotné čerpání. Pro analýzu lze samozřejmě lze použít externí subjekty, stavy a režimy veřejných zakázek, dodatky smluvních případů atd.
Pro zřizovatele příspěvkových organizací jsou vítanou pomůckou datová tržiště týkající se ekonomiky příspěvkových organizací (PO), což jsou v současnosti výkazy PO (analyzující závazné výkazy rozvaha, výsledovka, příloha od jednotlivých PO sehrávané organizací v rámci sumarizace), účetnictví PO (účetní zápisy pořizované dle jednotné účetní a rozpočtové metodiky od jednotlivých PO a sehrávané organizací v rámci sumarizace) a rozpočet PO (rozpočtové zápisy pořizované dle jednotné účetní a rozpočtové metodiky od jednotlivých PO a sehrávané úřadem v rámci sumarizace).

Důležité oblasti: doprava a školství

Ekonomika a správa dokumentů se týká všech. Pak jsou zde ale činnosti, které jsou pro tu či onu organizaci specifické. I ty jsou samozřejmě pod drobnohledem vedení a zaslouží si podrobnější analytické zkoumání, protože přes ně často protéká hodně finančních prostředků. Mezi takové oblasti patří například doprava, školství a jiné. Například tržiště správa a údržba silnic zpřístupňuje k analýze data o prováděných akcích a činnostech správy a údržby silnic nejen co do druhu činnosti, objektu, času, dodavatele, ale také území.
Tržiště lze integrovat s GIS mapou, stejně jako tržiště věnující se základní dopravní obslužnosti (ZDO). To zpřístupňuje k analýze data o procesu ZDO, o jeho nastavení vůči jednotlivým dopravcům, ale také monitorování ujetých kilometrů, přepravených osobách, poskytnutých slevách žákovského jízdného atd. na jednotlivých spojích, linkách a od dopravců.
Zřizovatelé středních a základních škol ocení datové tržiště, díky kterému mohou získat přehled o činnosti školských zařízení v regionu. Navazuje na zmiňovaná tržiště příspěvkových organizací, významným způsobem však rozšiřuje oborovou problematiku. Datovými zdroji jsou například data zjištěná v rámci statistického zjišťování MŠMT, informace získávaná o zaměstnancích, žácích nebo o činnosti škol a školských zařízeních na základě dotazníků

Data pro vedoucí i pro občany

Technologie datových skladů umožňuje připravit dashboardy neboli nástěnky, kde je výstup tvořen samostatnými pohledy na data. Každý pohled tak má samostatné ovládací menu pro bližší nastavení. Konkrétní podoba celé nástěnky a umístění každého pohledu je čistě na každém uživateli. Grafy i tabulky mohou být plně interaktivní a podporovat tzv. analytická workflow. To jsou předpřipravené „cesty“, kudy lze data analyzovat. Tato workflow jsou výhodná zejména tam, kde si mohou analýzu provádět sami manažeři nebo zastupitelé.
Ve zvoleném příkladu (obr. 2) si analytik vybral pro začátek analýzy položku Kapitálové výdaje celkem za vybraný rok. Pak kliknul v našem případě na největší výseč, tzn. Investiční nákupy, a zobrazil se mu další graf, spojený linkou. Dále ho zajímaly, které organizační jednotky realizují jaké investiční nákupy – tedy jednoduše vybral pouze jiný směr analýzy: „přeskočil“ do organizačních jednotek. Z vybrané organizační jednotky (výseč Odbor dopravy) přeskočil na konkrétní investiční akce (ORG). Lze tak připravit například grafickou mapu rozpočtu organizace – což může být velice zajímavý a názorný prvek směrem ke zvyšování informovanosti občanů.

Obr. 2: Kapitálové výdaje vybraný rok – rozpadový strom
Obr. 2: Kapitálové výdaje vybraný rok – rozpadový strom


Takovýto graf představuje typické analytické workflow. Výsledek lze exportovat například na analytický portál, kde se prováže s příslušnými reporty, které nabídnou detailnější scorecards.

Vladimír Přech
Autor působí ve společnosti Gordic.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.