Počáteční fáze rozvoje EDI, kdy většina řetězců na moderním trhu využívala elektronické komunikace pouze k výměně objednávek (ORDERS) a faktur (INVOIC) je již dávno za námi. Moderní řetězce až na výjimky dokáží nyní využívat EDI velice efektivně a komunikují takto s většinou svých dodavatelů. Došlo k zavedení celé řady nových zpráv. Kromě objednávek a faktur jsou dnes běžné také příjemky (RECADV) a dodací listy (DESADV) a v posledním půlroce se národní subset rozšířil také o vratku (RETANN). Snahou je maximální automatizace obchodních procesů při zohlednění vazeb na vnitrofiremní procesy, datová integrace s podnikovými informačními systémy typu ERP a CRM a v neposlední řadě zapojení co největšího počtu, v ideálním případě všech, obchodních partnerů.

Více partnerů a širší využití EDI zpráv

Ostatně jako jeden z dlouhodobých záměrů si jejich stoprocentní zapojení do elektronické výměny dat vytýčil například Ahold. Ten je dobrým příkladem i co se týče množství zpráv, kterými komunikuje se svými partnery. Těch je v současnosti osm a v plánu jsou dvě další – avízo o odeslání zboží (DESADV) a obchodní námitka (COMDIS). „Zpráva DESADV je pro nás důležitá, protože nám umožní rychleji přijmout zboží a snadněji odhalit nesrovnalosti v dodávkách. Zavedení COMDISu pak povede k úsporám při likvidaci faktur. COMDIS bude mít zároveň výhody pro dodavatele, protože ti rychleji zjistí, že jsme zpracovali jejich doklad. Tato informace má velký dopad na cash flow a na plánování dalších úhrad. Dále pokud na faktuře evidujeme rozdílné hodnoty, tak nám zároveň umožní provést i částečnou úhradu a touto zprávou informovat dodavatele. Nemělo by tedy již docházet k tomu, že nebude uhrazena celá faktura kvůli tomu, že obsahuje chybu jen v jedné drobné položce," říká Kamila Pospíšilová, která má ve společnosti Ahold EDI komunikaci na slovenském, ale také českém trhu na starost.

Nastupuje PRICAT

Avízo o odeslání zboží a obchodní námitky ovšem nejsou jedinými novými typy zpráv. Důležitou je například PRICAT pomáhající při přenosu kmenových dat a zalistování zboží. V praxi se výměna těchto údajů vykonává především pomocí papírových formulářů, případně textových dokumentů (DOC, PDF), v těch nejlepších případech různých datových tabulek (XLS). Jsou případy, kdy dodavatel musí tyto informace sdělovat telefonicky nebo trávit bezpočet hodin „datlováním“ údajů do portálu svého obchodního partnera, kterých je často více.

Obr. 1: Jak vypadá SSCC kód? SSCC (serial shipping container code) představuje osmnáctimístné číslo pro identifikaci logistické jednotky. SSCC číslo je zpravidla „zaneseno“ do čárového kódu, obvykle typu GS1-128 (dříve EAN-128), ze kterého jej lze snímačem jednoduše načíst. Slouží k identifikaci konkrétní logistické jednotky při manipulaci a průchodu zboží dodavatelským řetězcem.

PRICAT (Price/sales catalogue) je zpráva ve strukturované podobě, vhodné k automatickému zpracování, určená k výměně informací o produktech a cenách. Měla by to být první zpráva, kterou si dodavatel a odběratel vymění před první objednávkou. Ve zprávě je možno zaslat kompletní informace o produktech, jejich logistických variantách a několik typů cen. Příjemce zprávy odesílateli potvrzuje přijetí zprávy, takže odesílatel má hned informace o tom, zdali jeho produkty akceptoval. Při dalších změnách v katalogu se pak pošle pouze daná položka, která se mění.
Zprávu PRICAT mají ve svém portfoliu například Ahold či Coop Morava, míra využití na straně dodavatelů je zatím nízká, v budoucnu však lze očekávat růst. Aktuálně EDI zprávu PRICAT, jako jednu z možných variant, nabídl svým dodavatelům Globus, který se rozhodl komplexně vyřešit proces zalistování zboží. Předpokládá se, že od poloviny roku 2012 budou mít všichni jeho dodavatelé systém zalistování zprovozněn, a budou tak moci využít rychlého a bezproblémového přenosu produktových dat.

Přichází také ORDRSP, RETANN a APERAK

Globus byl i jedním z prvních, kdo začal využívat (v souvislosti s přechodem části dodavatelů na nový centrální sklad čerstvých potravin) EDI zprávu „potvrzení objednávky“ (ORDRSP). Tu zasílá dodavatel zákazníkovi (řetězci) jako odpověď na zprávu Objednávka (ORDERS). Jejím významem je položkové potvrzení, co z objednávky dodavatel dodá, co nedodá, případně co změní. Dodavatel může v této zprávě reagovat na jednu nebo více položek, jichž se objednávka, případně její změna týkala. Potvrzení by mělo od dodavatele odcházet nejpozději do šesti hodin od přijetí objednávky.
Další novinkou v EDI zprávách je pak tzv. vratka (RETANN), která se používá, pokud chce obchodní řetězec vrátit zboží dodavateli z určitého specifikovaného důvodu, kterým může být poškozené zboží apod., a slouží tak jako podklad pro následné dobropisování. První v jejím zavedení byl řetězec Tesco, nedávno jej následoval Ahold. Zajímavostí je, že její specifikace vznikala na půdě společné iniciativy výrobců a členů dodavatelských řetězců, tzv. ECR.
Také v segmentu DYI, kde působí řada zahraničních řetězců, které dlouho používaly jen klasickou výměnu ORDERS – INVOIC (tedy objednávky a faktury), dochází k rozšiřování EDI. První vlaštovkou je OBI, které začalo využívat v ostatních segmentech osvědčené notifikace a nyní potvrzuje faktury notifikační zprávou APERAK. Pomocí ní obdrží dodavatelé potvrzení, že jejich systém fakturu přijal ke zpracování.

První projekty s využitím SSCC kódů v EDI komunikaci

Henkel, který patří mezi průkopníky v oblasti elektronické výměny dat, a lze jej tak zařadit do úzké skupiny dodavatelů, kteří udávají směr, spouští ve spolupráci s partnerem Ahold pilotní projekt výměny elektronických avíz o dodání zboží (DESADV) s identifikací palet pomocí SSCC kódů. Jejich využití představuje jak usnadnění při vychystávání a dodávce zboží, tak zrychlení při příjmu a naskladnění, kdy je najednou převzata celá logistická jednotka (například paleta) bez nutnosti jejího rozbalení, neboť její obsah je načítán z elektronického dodacího listu podle SSCC kódu. Společným záměrem zúčastněných stran je především zrychlení příjmu zboží u odběratele. František Štika, logistics manager společnosti Henkel, k tomu říká: „Cílem je, aby příjem jednoho zcela plného kamionu zboží netrval déle než dvacet minut. Projekt zlepší sledovanost zboží v dodavatelském řetězci a také pomůže dosáhnout pružnějších a rychlejších závozů. Vyšší efektivita pak vede v konečném důsledku samozřejmě k výraznému snížení nákladů.“

Obr. 2: Ukázka prostředí moderního skladu obchodního řetězce Tempo

EDI 2.0 a software jako služba

Kromě masivního zavádění nových typů zpráv a zapojování dalších B2B subjektů však zažívá EDI významné změny i po stránce technologií. Takřka úplně se upustilo od využívání nákladných komunikačních sítí a ke slovu přišla zabezpečená komunikace prostřednictvím internetu. Jak dokladuje poptávka ze strany dodavatelů do retailu, doslova hitem poslední doby je EDI 2.0 s modelem softwaru jako služby (SaaS), přinášející kromě redukce nákladů i další přidané hodnoty. Mezi ně patří například překlady jednotlivých formátů od různých zúčastněných stran, datové kontroly a kompletace, důvěryhodná archivace či garance legislativního souladu.
Příkladem využívání outsourcingu v rámci elektronické výměny dat je služba EDI Orion, jejímž prostřednictvím měsíčně proudí miliony zpráv a avíz od tisíců společností. Uživatelem této služby je i Plzeňský Prazdroj, který představuje z hlediska objemu komunikace vůbec největšího dodavatele do retailu na tuzemském trhu. „Plzeňský Prazdroj vzhledem k prodejním objemům a zároveň k počtu obchodních partnerů klade obrovský důraz na kvalitu a úroveň služeb spojených s výměnou elektronických dokladů. Rychlá a spolehlivá komunikace s našimi zákazníky a dodavateli prostřednictvím formátu EDI je zcela klíčová jak z finančního, tak logistického hlediska,“ říká Pavel Pučelík, sales systems manažer společnosti Plzeňský Prazdroj.
Obecné směřování firem k outsourcovaným službám pak potvrzuje David Reichel, ze společnosti CCV Informační systémy, která je provozovatelem služby EDI Orion: „Vnímáme, že se zákazníci bez ohledu na velikost firmy přestali bránit uceleným outsourcovaným či cloudovým řešením, kdy neinvestují do vlastnictví aplikace, ale získávají službu s přidanou hodnotou při minimalizaci nákladů na správu EDI komunikace.“
K řešením typu SaaS směřují nejen firmy, které s EDI začínají, ale i ty, kterým se klasické řešení nasazené přímo u nich (tzv. on-premise řešení) z nějakého důvodu neosvědčilo. Rozhodně nelze říci, že SaaS je doménou pouze dodavatelů, využívá jej řada významných odběratelů, mezi některými lze jmenovat Coop Morava, dále OBI či nově CBA CZ, kde je formou služby dodáváno kompletní zajištění EDI komunikace, včetně archivace dokumentů a zpráv.

Václav Kotyk