Inventura jako ukazatel kvality i kvantity práce

Inventura je jedním z ukazatelů fungování skladu, a to nejen po stránce kvality, ale i z pohledu kvantity. Kromě toho je také důležitým indikátorem hospodaření s finančními prostředky investovanými, jak do technologií pro podporu řízení skladových operací, tak do nákupu skladovaného zboží i třeba školení samotných pracovníků. Lidský faktor významně ovlivňuje veškeré skladové operace. I při vysoké míře jejich automatizace je tedy třeba při provádění inventury klást důraz na přesnost a odpovědnost každého člena týmu. A to přesto, že v porovnání s minulostí inventura dnes už neznamená jen spoustu tištěných archů spojených s čistě manuální prací, ale došlo i k zapojení moderních radiofrekvenčních technologií a budoucnost možná přinese i využití potenciálu RFID tagů.

Je pro nás inventura důležitá?

Účetnictví firmy musí přinášet jasný, přesný a poctivý obraz toho, co je obsahem hospodářských výsledků. Z praktického pohledu se ovšem může stát, že v průběhu roku dojde k určitým pohybům majetku, které nejsou na účetním oddělení zaznamenány. Jedná se zejména o případy, kdy je na některém z pracovišť vyřazen nefunkční majetek a nahrazen novým. Účetní zaznamená nákup nového majetku, ale často nedostane informaci o tom, že má původní majetek vyřadit z evidence. Nejasnosti mohou být i kolem pohledávek. Může nastat situace, že zákazník neuhradil fakturu proto, že ji neobdržel, nebo že s jejím obsahem nesouhlasí. Inventarizace pak vyjasní i takové případy.

Někdy se také nabízí odpověď, že inventura jako taková je pouze nutný úkon, který vychází ze zákonného předpisu o účetnictví (zákona o účetnictví, konkrétně § 6 a § 31) a je tedy z pohledu zákona povinností. Ale v rámci skladu není inventura jen tímto nezbytným právním krokem a nemá jen funkci předložit výsledek o hospodaření. Výsledek inventury nám také poskytuje to, co každý adresný sklad řízený pomocí kvalitního skladového systému (WMS) potřebuje, a to je správný a přesný stav zásob pro každou z položek. Právě optimální stav zásob nám umožní zajistit zákazníkům nejvyšší možnou servisní úroveň dodávek, naplnit jejich potřeby a tím i požadovaný růst tržeb. Kvalitní služby nám pak kromě spokojenosti stávajících zákazníků mohou pomoci získat i nové klienty.

Jak provádět kontrolu zásob?

Tento článek se zabývá především inventarizací zboží v centrálním skladě. Proto i odpověď na otázku, jak provádět inventuru, budeme směřovat převážně k procesu samotné inventury na skladě. V praxi existuje několik možností, jak samotnou inventuru provádět, a také z toho vychází základní rozdělení inventur.

Průběžná inventura

Průběžnou inventurou, v praxi také nazývanou jako kontinuální, rozumíme takovou inventuru, v rámci které pomocí skladového systému provádíme průběžné počítání každé položky na skladě alespoň jednou za námi požadované období (ročně, čtvrtletně, …). K tomuto způsobu inventarizace ovšem potřebujeme podporu informačního systému. Právě informační systém nám vytváří náhodné inventurní plány a zabezpečuje kontrolu jak nad již spočítanými položkami, tak i nad položkami, které ještě na inventarizaci čekají. S informačním systémem ale neprovádíme během inventury jen kontrolu položek, pomůže nám také v reálném čase řešit nestandardní situace na skladě tak, že problematickou položku automaticky zařadí do plánu inventury na daný den. Takový příklad může v praxi nastat například během přípravy položky, kdy pracovník potvrdí menší než objednané množství, a právě u takové položky je signalizován „problém“ a tím je položka automaticky přidaná do plánované inventarizace. Tento způsob inventury se zdá být ideální, ale vyžaduje zvýšené investice v podobě další pracovní síly. Ovšem přínosem je námi již výše zmiňovaný benefit, a to spokojený zákazník.

Roční inventura

Dalším způsobem inventarizace je roční inventura, která je promítnuta jako výsledek hospodaření. I k tomuto způsobu inventarizace zboží ale potřebujeme nemalou podporu skladového systému a také jasně danou směrnici o průběhu a postupu inventury. Směrnice je důležitým podkladem, protože bez ní může nastat situace, kdy zodpovědná osoba podepíše v podstatě bez přečtení tiskovou sestavu „vyjetou“ z informačního systému, aniž by bylo zcela prokazatelné, jak a za jakých pravidel k inventarizaci došlo. Za správný výsledek také nemůže být považován ten, který je opsán z informačního systému nebo k němuž se došlo po přepočtu jednotlivcem bez kontroly v systému nebo bez kontroly dat od více skupin. Správným výsledkem se rozumí takový výsledek, kde je spočítané číslo systémově porovnáno se stavem před inventurou nebo takové, na kterém se shodlo více nezávislých „počtářů“.

Tato inventura s sebou přináší nemalé plánování a nutné dočasné změny v organizaci fungování skladu. Nejde jen o naplánování dostatečných počtů inventurních komisí, ale také o přizpůsobení celého provozu distribučního centra. Protože samotná inventura není otázkou velmi krátkého času, a musí tak dojít v době samotné inventury ke změnám například v rozvozových plánech, ale také v komunikaci směrem k dodavatelům. Důležitou částí je také plánovat pro velkou skupinu pracovníku pravidelné občerstvení a přestávky. Významnou součástí kroků vedoucích k hladkému průběhu tohoto způsobu inventarizace je příprava. Nejedná se jen o zajištění techniky pro zabezpečení bezpečnosti práce například ve větších výškách. Nezbytný je také dostatečný počet hardwarových zařízení a také proškolení pracovníků na BZOP. Dobrému provedení inventury mohou také napomoci „drobnosti“, například v podobě úklidu skladu, protože čistota a správně přerovnané zboží na paletách pomohou k snadnému přepočítaní zásob a tím eliminují neustálé dobírání se stejného (správného) stavu zásob od různých pracovníků. Dalším nutným krokem je seznámit pracovníky v rámci školení s postupy, jak zacházet s nestandardně nalezeným zbožím. Ve zkratce se jedná o přípravu rámcového postupu, co dělat „když“. Tento sepsaný postup nám pomůže zejména v závěru inventury, kdy je třeba dohledávat větší nesrovnalosti.

Dalším doporučením a v některých případech i povinností je přizvat k samotné inventarizaci zboží nejen interního ale také externího auditora. Auditor pomůže zajistit korektní výstelek, který také v závěru inventury potvrdí. Pro externí audit je možné využít řadu specializovaných firem, které se touto problematikou zabývají.

Nepravidelná inventura

Poslední způsob kontroly zásob zboží na skladě, který zde zmíníme, je nepravidelná inventura. Jedná se taktéž o fyzickou inventuru, ale na rozdíl od té pravidelné podle zákona o účetnictví je výsledek této kontroly určen hlavně pro interní potřeby firmy. Nejčastějším důvodem takovéto kontroly může být změna vedení, majitele nebo i implementace nového skladového systému, stěhování skladu a podobně.

Výsledky inventury – čísla i motivace

Výsledkem jakékoliv inventury je vždy jen číslo rozdělené na zápornou (manko) a kladnou část (přebytek). Již při samotném plánování procesu inventarizace je třeba počítat s dostatečným časem na následné vyjasnění odhalených extrémů a dohledávaní jejich příčin. V této části se inventarizace stává pro někoho opravdovým adrenalinovým, ale pro mnohé spíše psychickým tlakem. Proto je třeba v této části věnovat dostatečný prostor klíčovým pracovníkům. Ne vždy však musí výsledek inventarizace představovat jen finální číslo. Může být i impulzem pro zlepšení interních procesů firmy nebo může pomoci odhalit slabé články procesu, jako je například ochrana zboží nebo samotná manipulace s ním (příjem, příprava a expedice). V každém z těchto kroků může dojít ke zbytečnému manku či přebytku.

Jiří Douděra
Autor je konzultantem společnosti U & Sluno.