Na počátku je výměna kmenových dat

Samotný popis zboží zajišťují tzv. kmenová, nebo chcete-li produktová data. Jedná se o údaje, jako je název zboží, hmotnost, způsob balení a počet kusů v balení (tzv. spotřebitelské, obchodní a logistické jednotky). Pro identifikaci zboží v rámci standardizované elektronické výměny dat (EDI) podle normy EANCOM se používá tzv. GTIN (global trade item number), hovorově stále ještě běžně nazýván jako EAN zboží. Běžně se s ním setkáváme v podobě čárového kódu na většině produktů krátkodobé spotřeby.

Za správnou identifikaci produktu je zodpovědný vždy ten, kdo jej uvádí na trh. Číselný rozsah pro vygenerování GTIN mu přiděluje organizace GS1, která tento číselník v rámci normy EANCOM, používané zejména v obchodě se spotřebním zbožím, spravuje. Pokud dochází ke změně produktu, jeho vlastností nebo například i balení, pak je nutno pro jednoznačnou identifikaci produktu přiřadit mu nové unikátní číslo GTIN.

Máme-li jednoznačně identifikováno zboží, je potřeba označit také jednotlivé články dodavatelsko-odběratelského řetězce. Pro označení těchto subjektů a jejich umístění je v rámci strukturované výměny dat používáno tzv. GLN číslo, přesněji GLN čísla. Podnik si může s pomocí GLN čísel označit nejen místo, kde se nachází, ale také všechny své sklady, prodejny či další pobočky.

GLN číslo je subjektu opět přiřazováno v rámci systému GS1 a při jeho generování stojí na začátku vždy mezinárodně platné předčíslí, které určuje zemi, ve které se subjekt či objekt nachází (pro Českou republiku je to 859), následuje tzv. global company prefix, tedy sekvence čísel společná pro všechny lokace podniku, a poté přichází na řadu čtyř- až šestimístné číslo pro jejich konkrétní identifikaci, které si definuje podnik sám ze zvoleného rozsahu. Na konci pak stojí kontrolní číslice, která je automaticky generovaná k tomu určeným algoritmem.

Předtím, než se celý logistický tok rozjede, musí nastat mezi zapojenými subjekty výměna těchto kmenových dat. V oblasti obchodu se spotřebním zbožím by se dalo říct, že je dnes automatizace jejich výměny spíše na začátku. Pořád ještě dominuje tradiční papírová forma a excelové tabulky doprovázející například proces zalistování zboží.

Velcí odběratelé se snaží s tímto neduhem bojovat například pomocí různých B2B portálů. Tím však jen přenášejí práci na dodavatele, kteří do nich pak musí naťukávat celé své produktové portfolio či ručně zadávat každou změnu. Má-li každý větší odběratel svůj vlastní B2B portál, může to pro dodavatele s větším počtem produktů představovat opravdu velkou zátěž.

První projekty v rámci České republiky, které se zabývají opravdovou automatizací a zefektivněním výměny produktových dat, se datují do roku 2002. V EDI komunikaci je možno k tomuto účelu použít zprávu PRICAT (katalog zboží a cen), její využití je však bohužel poměrně nízké. Málokterý subjekt na trhu totiž dosáhl technologické úrovně umožňující její automatizované zpracování. Pomoci v tomto mohou specializovaní poskytovatelé služeb elektronické výměny dat.

Mezi další varianty automatizované výměny kmenových dat patří tzv. datová synchronizace (GDSN – global data synchronization), která využívá standardním způsobem definovaných elektronických katalogů pro správu a ukládání kmenových dat. 

Využíváte pro elektronickou výměnu dokladů s partnery standardu EDI komunikace?

Tok zboží se začíná hýbat, transakční data začínají plout

Pokud jsou kmenová data zadána, zboží řádně označeno a partneři připraveni, přichází spolu s pohybem zboží opravdová smršť spjaté obchodní dokumentace. Objednávky, dodací listy, příjemky, faktury, příkazy k naskladnění a vyskladnění, zprávy o stavu zásob, to je jen malý výčet typů dokladů, které souvisí s výměnou transakčních dat. V rámci dodavatelsko-odběratelského řetězce jsou do ní zapojeni nejen výrobce či distributor, ale zpravidla také poskytovatel logistických služeb pro jednu či druhou stranu, a často také samotný dopravce. Všichni tito partneři by měli být schopni identifikovat zboží a přebírat a uchovávat data získaná v průběhu pohybu položek v celém logistickém řetězci.

V oblasti obchodu se spotřebním zbožím je dnes již rutinně používána elektronická výměna dat (EDI) podle normy EANCOM. Velká většina obchodní řetězců a jejich dodavatelů využívá elektronické objednávky (ORDERS). Podobně jsou na tom také další standardní doklady transformované do EDI zpráv, jako faktura (INVOIC), dodací list (DESADV) či příjemka (RECADV). Jsou to právě dvě poslední zmíněné EDI zprávy, jež jsou významným způsobem spojeny s logistickým procesem a je možno je považovat za jeho přímou součást.

EDI zpráva DESADV (despatch advice) představuje elektronickou obdobu dodacího listu a specifikuje podrobnosti o dodávaném zboží. Měla by být zasílána před fyzickou dodávkou zboží, aby umožnila příjemci včasnou přípravu na fyzickou přejímku na základě přesných informací o jeho množství, způsobu balení a dalších informací. Tato zpráva je již dnes hojně rozšířená jak mezi dodavateli a odběrateli, tak u logistických operátorů.

Zatímco zboží samotné je v logistické terminologii možno chápat jako obchodní jednotku, pak sada těchto obchodních jednotek přepravovaná vcelku představuje logistickou jednotku. V oblasti spotřebního zboží se obvykle jedná o paletu. Jsou to právě logistické jednotky, které odběratel přejímá při příjmu zboží, a tyto jsou také obsaženy ve zprávě DESADV. Čím snáze lze logistické jednotky a jejich obsah v rámci dodavatelsko-odběratelského řetězce identifikovat, tím je celý logistický proces efektivnější. Pro tyto účely se používá tzv. paletový štítek, nebo chcete-li logistická etiketa. Náležitosti logistické etikety upravuje systém GS1, který definuje informace na ní obsažené a podobu tzv. aplikačních identifikátorů (AI), které tyto informace nesou. Významným usnadněním identifikace logistické jednotky je pak využití tzv. SSCC kódů. 

SSCC pro snadnou identifikaci logistické jednotky

Kombinace elektronického dodacího listu a SSCC kódu přináší skutečně silný nástroj, který dokáže významným způsobem zrychlit příjem a naskladnění zboží, kdy je celá logistická jednotka načtena pomocí jediného naskenování čárového kódu bez nutnosti jejího rozbalení. Samotný obsah logistické jednotky je určen pomocí DESADV, kde je to právě SSCC kód, s jehož pomocí je identifikována. Logistik v takové firmě se pak může spolehnout na eliminaci chybovosti a rychlejší skladovou evidenci, a to při nákladově úspornějším průchodu zboží dodavatelským řetězcem a vyšší dosledovatelnosti zboží.

To poukazuje na velký spící potenciál pro úsporu nákladů v SCM, který však zatím není v oblasti spotřebního zboží plně vytěžován. V průzkumu, který naše společnost realizovala v říjnu roku 2011 na vzorku českých a slovenských firem z oblasti FMCG, jsme mimo jiné sledovali využívání logistických etiket. Z firem, které skladují na paletách, jich 29 procent vybavuje takovou logistickou jednotku paletovým štítkem. Ten slouží zpravidla pro načtení do skladové evidence a často se omezuje na údaje o množství. Logistickou etiketu, která obsahuje SSCC kód, využívá pouze osm procent firem, z toho pět procent u většiny svého sortimentu a tři procenta u menší části sortimentu.
 

Lze očekávat, že rozmach SSCC bude spojen především s iniciativou velkých řetězců. V roce 2011 spustily společnosti Ahold Česká republika a Henkel pilotní projekt elektronických dodacích listů s identifikací palet přes SSCC kódy. Po jeho úspěšném dokončení vyzvala společnost Ahold všechny své dodavatele k označování logistických jednotek tímto způsobem. Podobný projekt nyní připravuje společnost Makro Cash & Carry.

Zatímco důvěra v nasazení RFID technologií je navzdory vlně humbuku kolem ní stále nalomena cenovou náročností, v tomto případě poměrně snadno dosažitelné využívání SSCC a EDI komunikace umožní jak usnadnění při vychystávání a dodávce zboží, tak zrychlení při příjmu a naskladnění.

Jak firmy, které skladují na paletách, označují tuto logistickou jednotku?
 

Po kontrole příjmu zboží dnes již řada odběratelů zasílá také příjemku (RECADV), která informuje o odběratelem skutečně přijatém zboží. Tato zpráva je velmi důležitá pro dodavatele, neboť mu umožňuje ihned reagovat na eventuální nesrovnalosti a následně vystavit fakturu s jistotou, že bude protistranou akceptována. Dochází tak ke snížení počtu logistických reklamací, které často brzdí proplácení faktur kvůli drobným chybkám při příjmu zboží.

Využití identifikátorů v praxi

Na datech záleží

Uvedené nástroje významným způsobem zefektivňují plánování přejímky zboží a kapacit skladových prostor. Je potřeba si uvědomit, že základem vysoce efektivního toku informací spojeného s tokem zboží jsou správně nadefinovaná kmenová data, která stojí na počátku celého procesu. Pokud jsou tyto informace správné a korektně publikovány napříč celým řetězcem, vzniká minimum chyb při následné výměně transakčních dat, která jsou co do objemu nesrovnatelně větší. O další úspory se pak postará dobře nastavená EDI komunikace ideálně v kombinaci s využitím identifikátorů, jako jsou SSCC kódy.

Václav Kameníček
Autor je specialistou na oblast elektronické výměny dat ve společnosti CCV Informační systémy.