EDI komunikace jako nutná podmínka rozvoje

Inovace v podobě zavedení EDI (Electronic Data Interchange) navazuje ve společnosti 1. day na předchozí projekt zavedení automatického vystavování objednávek na základě skladových zásob či řízení skladového personálu s využitím čteček čárových kódů. Cílem nasazení EDI a automatizace procesů je zajistit, aby probíhající expanze maloobchodní sítě nebrzdil nárůst personálních nákladů.

Společnost 1. day totiž rychle roste. V současnosti má 60 maloobchodních prodejen především na východním Slovensku a v okolí Bratislavy. Jenom za poslední rok přitom otevřela 6 malometrážních „convenience“ prodejen a při plánovaném tempu 10 až 15 nových prodejen ročně by ráda brzy obsadila všechna slovenská okresní města. Ruku v ruce s touto rychlou expanzí ovšem také geometrickou řadou roste objem dokladů a s tím související náročnost jejich zpracování. Provozním problémem je manuální přepisování dokladů do informačního systému a s tím spojená chybovost, kterou společnost 1. day momentálně odhaduje na 10 %. Porovnávání faktur s příjemkou a objednávkou tak, že si je fakturantka všechny vytiskne a kontroluje řádek po řádku, zatěžuje firemní procesy a klade čím dál větší nároky na zaměstnance společnosti.

Management 1. day se tedy rozhodl zapojit všechny své dodavatele do elektronické výměny dokladů: „ORION EDI je pro nás cestou, jak podchytit naši expanzi. Pokud chceme rozšiřovat a měnit sortiment a do dvou tří let mít nikoli 60, ale 100 prodejen, potřebujeme tyto obchodní a logistické procesy co nejvíce automatizovat. Jinak nám s růstem výrazně porostou i personální náklady. Již nyní pracují naši zaměstnanci s 2 až 3 tisíci dokladů měsíčně. Jedná se o faktury, objednávky, dodací listy nebo příjemky. Se zvyšujícím se počtem dodavatelů a prodejen se objem této práce a také obrovská chybovost násobí,“ shrnuje důvody pro zavedení strukturované výměny elektronických dokladů Martin Polák, ředitel společnosti 1. day.

Eliminace chyb jako největší očekávaný přínos

Vysoká chybovost s sebou logicky přináší i vysoký počet opravných daňových dokladů, dodacích listů apod., což stojí zaměstnance velké množství času, který by jinak mohli věnovat obchodu. Největší podíl na chybovosti přitom má jen malé procento dodavatelů, kteří se na celkovém obratu podílejí jen zhruba ze 7-8 %, což však nic neubírá na jejich důležitosti. Díky tzv. webovému EDI je však možné také tyto společnosti velmi rychle do elektronické výměny dat zapojit bez ohledu na to, jaký informační systém používají či zda ho vůbec mají. Stačí běžný internetový prohlížeč a připojení k internetu. Zapojení všech dodavatelů do elektronické výměny dokladů umožní společnosti 1. day vyhnout se obrovským problémům při měsíčních uzavírkách a vyhodnocování, které chybovost způsobuje.

Samotná automatizace přenosu informací z dokladů mezi obchodními partnery je velkým přínosem, důležitá však je také jednoduchá možnost kontroly a zpětné vazby. „Pokud je kontrola řešena papírem, tak u menší firmy, když jsou lidé spolehliví, se dá celkem zvládnout. S rostoucí firmou ale transakcí i lidí přibývá, a že někdo něco zapomene či udělá chybu, je naprosto logické. My s pomocí ORION EDI chceme předejít tomu, aby se takový problém ukázal třeba až po půl roce a už bylo těžké dohledat, jak vznikl a proč,“ dodává Martin Polák, ředitel společnosti 1. day.

Dalším horkým tématem je optimalizace logistiky. Jakožto obchodní společnost se 1. day rovněž snaží s využitím vysoké obrátkovosti zboží minimalizovat zásoby a provozní kapitál, který je v nich vázaný. Jednotlivé prodejny mají omezené sklady a centrální sklad, ze kterého prodejny objednávají 90 % zboží (zbytek zavážejí dodavatelé přímo na prodejny), má také své limity. S tím má pomoci především EDI zpráva DESADV - avízo o dodání. Takzvaný elektronický dodací list, který dodavatel posílá ještě před fyzickou dodávkou zboží odběrateli, umožní připravit se na konkrétní příjem zboží jak na centrálním skladu, tak na jednotlivých prodejnách. Společně s SSCC kódy, které již 1. day využívá, zrychlí především příjem zboží na centrální sklad o desítky procent.

První kroky k EDI

Rozhodnutí spustit EDI komunikaci se svými dodavateli udělala společnost 1. day už v polovině letošního roku. Díky několikaleté pozitivní zkušenosti partnerské společnosti Gurlex s ORION EDI vybrala právě toto řešení od CCV Informačné systémy. Po nutných úpravách skladového systému je pilotní zapojení prvního dodavatele naplánováno na začátek roku 2017, kdy budou také proškoleni všichni odpovědní zaměstnanci společnosti 1. day. Od začátku si bude 1. day vyměňovat se svými obchodními partnery elektronickou objednávku (ORDERS), avízo dodání (DESADV), příjemku (RECADV), fakturu (INVOIC) a také příslušné notifikační zprávy. Rozsah těchto zpráv (často firmy začínají pouze s ORDERS a INVOIC) umožní mimo jiné i tzv. automatickou likvidaci faktur, při které ORION EDI strojově porovnává objednávku s příjemkou a fakturou. V případě, že údaje souhlasí, je faktura předaná rovnou k zaúčtování. V opačném případě je na rozdíly upozorněna obsluha, která se postará o vyřešení.

Podmínkou pro okamžité čerpání přínosů celého projektu EDI komunikace je rychlé a plynulé zapojení co největšího počtu dodavatelů. Společnost CCV Informačné systémy, která řešení ORION EDI poskytuje jako službu (SaaS), bude též projektově řídit celý proces zapojování, tzv. roll-out dodavatelů. „Dle našich zkušeností z obdobných projektů předpokládáme zapojení všech 64 dodavatelů v horizontu 6 měsíců od úspěšného ukončení pilotního provozu,“ odhaduje Ľubomír Miškolci, jednatel CCV Informačné systémy.