Pokud pracujete pro státní instituci jako ministerstvo, magistrát, místní samosprávu nebo jakoukoliv jinou organizaci zřízenou státem na základě zákona, měli byste nejpozději k 17. prosinci 2021 dostat od zaměstnavatele možnost využívat interní whistleblowingový kanál. K tomuto datu totiž vyprší lhůta evropské směrnice o whistleblowingu, která přikazuje všem členským státům zavést komunikační kanál, kterým by například zaměstnanci, dodavatelé či zákazníci mohli anonymně oznamovat protiprávní chování na úřadech a ve firmách.

Do poloviny prosince měly také všechny členské státy EU ukotvit ochranu oznamovatelů ve své legislativě, která by se vztahovala nejen na veřejný, ale i soukromý sektor. Kvůli změně Vlády v České republice k jejímu schválení v daném termínu nejspíš nedojde. To však neznamená, že se mu firmy vyhnou, pouze dojde k oddálení jeho zahrnutí do českého zákona. Proto je dobré se touto novinkou začít zabývat už nyní, místo odkládání na poslední chvíli. Nesplnění povinnosti v daném termínu, jakmile bude zákon přijat, totiž může znamenat nemalé finanční postihy. Na co se tedy přesně připravit?

Rychlé řešení problémů bez odvet

Jednou z mnoha povinností, které firmám i státním institucím nový zákon přinese, je zavedení oznamovacího kanálu s možností podání oznámení, a to jak písemně, tak ústně. Navíc uděluje povinnost oznamovatele vyrozumět o přijetí oznámení do 7 dnů, do 30 dnů jej seznámit s výsledkem. A firmě, která podmínky nesplní, hrozí poměrně přísný postih v podobě pokuty ve výši až milion korun nebo 5 % z čistého obratu. Řada firem už léta určitou schránku, telefonní linku či e-mailovou adresu pro podněty zaměstnanců provozuje. Jenže právě s takovými kanály si již nevystačí. Tedy alespoň ne bez kompromisů. U e-mailu se bude muset organizace vzdát určitého standardu bezpečnosti a v případě telefonních linek se zase obávat o vynesení citlivých informací. Nejhůře na tom je fyzická schránka, kterou kvůli své dostupnosti lidem mimo firmu nepůjde ani použít. Nehledě na to, že zajistit informovanost oznamovatele těmito kanály o vývoji jeho případu je velmi složité a nepraktické. Proto bude lepší sáhnout po spolehlivějším digitálním řešení.

Další podmínkou je určení pověřené osoby, která by fundovaně a odborně dokázala řešit důležitá a často i citlivá témata. Ta nesmí být vázána na pokyny zaměstnavatele a současně musí zachovat nestrannost a mlčenlivost, být dostatečně znalá, aby zaručila vykonávání těchto povinností dle zákona. Vzhledem ke komplexitě této agendy je tak lepší využít některé z profesionálních whistleblowingových platforem, které pomohou splnit všechny zákonné povinnosti a dokáží snadno reagovat na případné budoucí změny.

Třetím stěžejním aspektem je pak samotná ochrana těch, kteří nekalé praktiky nahlásí. Když se například zaměstnanec rozhodl oznámit interní podvody na inspekčním orgánu, policii či v médiích, nemohl počítat se žádným zastáním. Již od 17. prosince 2021, kdy nabude platnost evropská směrnice, však budou nově všichni občané EU v takových případech chráněni. Zaměstnavatelé se jim tak nebudou moci mstít, například finančními postihy či vyhazovem. Zavedením whistleblowingového kanálu však firmy získávají nástroj, který jim právě umožní řešit tyto problémy uvnitř firmy, a zabránit tak jejich průniku do veřejného prostoru, což by firmám mohlo uškodit ještě více.

Povinnost, ale hlavně příležitost neprodělat

Podle průzkumu EY ztrácí průměrný podnik kvůli interním podvodům a nekalostem až 5 % svých příjmů. To už je číslo, které nelze přehlédnout. Data Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů („ACFE“) pak poukazují na to, že nejspolehlivějším způsobem, jak firma odhalí nekalost, podvod či neetické jednání, je prosté oznámení zaměstnanci. Podle jejího reportu za rok 2020 bylo 43 procent podvodů oznámeno právě svědky z řad zaměstnanců. Efektivitou tak oznámení razantně převyšuje nad interním auditem (15 procent), prověřením managementem (12 procent) nebo náhodu (5 procenta). Externí audity dokonce odhalily pouhá 4 procenta podvodů.

Častým argumentem proti zavedení whistleblowingového kanálu je obava z jeho zneužití či zahlcení kanálu irelevantními oznámeními. Z reportu firmy NAVEX GLOBAL ale vyplývá, že téměř polovina všech nahlášených nekalých aktivit je uzavřena jako opodstatněna či částečně opodstatněna. Zatímco v roce 2021 to bylo kolem 36 procent, v roce 2019 tento podíl narostl na 43 procent. U našeho oznamovacího systému Nenech to být je pak oprávněnost podnětů kolem 80 procent. Obavy jsou tedy liché, navíc přítomnost whistleblowingového kanálu nahrává řešení „uvnitř firmy“, aniž by oznamovatelé na problémy upozorňovali například prostřednictvím médií, policie či jiných orgánů.

Je normální chtít lepší pracovní prostředí

V českém kontextu zatíženém minulým režimem by se mohlo zdát, že celý whistleblowing je akorát sofistikovanější slovo pro práskačství. Jelikož už je ale rok 2021 a témata i problémy v práci a společnosti zdaleka nepřipomínají ty před 40 lety, můžeme doufat, že i starý mindset postupně vymizí. Stačí se totiž podívat na zahraničí, kde je whistleblowing naprosto legitimním kanálem ke zlepšování podnikání a pracovního prostředí.

Například v USA se těší oblibě díky tamnímu právnímu systému, který může mít pro firmy i jednotlivce likvidační finanční a mediální dopady. Právě těm správná prevence a komunikace předchází. Stejně to vnímají i desítky českých firem, které už se s námi do implementace vnitřního oznamovacího kanálu zapojily s předstihem, včetně nedávného navázání spolupráce s platformou Munipolis pro digitální komunikaci obcí s občany. Naše whistleblowing platforma Nenech to být (NNTB.cz) už od roku 2017 pomáhá zlepšovat pracovní i školní prostředí po celém světě. Tak to nenechte být ani vy a ochraňte svou firmu před potenciálními nepříjemnostmi. Protože u problémů odjakživa platí, že čím déle je necháte být, tím horší budou, až nakonec vyplavou na povrch.

Jan Sláma Autor článku je CEO a spoluzakladatel whistleblowingové platformy NNTB.cz