V tomto obchodním modelu pro dodavatele nedává velký smysl vyjednávat s každým zákazníkem individuální podmínky spolupráce. Praktičtější je, když dodavatel určitou část pravidel připraví samostatně a následně ji aplikuje na své smluvní vztahy se všemi zákazníky odebírajícími dané řešení. Cílem tohoto textu je představit výhody využití obchodních podmínek, jejich základní náležitosti i specifika, která by si dodavatel při jejich aplikaci měl pohlídat.

Jak využít obchodní podmínky

Standardně se vztah dvou subjektů při poskytování softwaru řídí smlouvou, tedy dvoustranným právním jednáním, které stanoví práva a povinnosti obou stran v rámci určitého plnění. Obchodní podmínky jsou oproti tomu jednostranně určeny dodavatelem, což s sebou nese určitá specifika pro jejich použití.

Předně je potřeba zajistit, aby obchodní podmínky byly součástí smlouvy. Smlouva by proto měla obsahovat jasnou a přesnou identifikaci a začlenění obchodních podmínek, ideálně jako přílohy, případně odkazu na jejich znění dostupné online.

Obchodní podmínky se však v čase mohou měnit, proto smlouva musí obsahovat ustanovení, které toto reflektuje. Takové ustanovení bude obsahovat povinnost dodavatele informovat zákazníka o změně obchodních podmínek stanoveným způsobem v určité lhůtě před tím, než změna nabude účinnosti. V případě, že zákazník se změnou nebude souhlasit, musí mít možnost změnu odmítnout a smlouvu vypovědět, přičemž do ukončení smlouvy se na něj bude vztahovat znění obchodních podmínek před příslušnou změnou. Tyto povinnosti jsou zásadní a vyplývají i ze zákona, konkrétně § 1752 občanského zákoníku.

Obchodní podmínky přitom nemusí být aplikovány zcela rigidně – nic nebrání, aby se dodavatel a zákazník ve smlouvě dohodli na modifikaci či vyloučení některých ustanovení obchodních podmínek.

Vhodné oblasti pro úpravu v obchodních podmínkách

V praxi je obvyklé a užitečné do obchodních podmínek zahrnout následující oblasti:

• práva duševního vlastnictví;
• nakládání se zákaznickými daty a obsahem;
• podmínky pro hlášení a odstraňování vad (SLA);
• povinnosti zákazníka při používání softwaru;
• obecné platební podmínky;
• limitace odpovědnosti za újmu.

Licenční podmínky

Ošetření práv duševního vlastnictví má v praxi podobu licenčních podmínek pro poskytovaný software. Z povahy věci půjde o licenci nevýhradní – dodavateli tedy zůstane zachována možnost se softwarem dále libovolně nakládat a poskytovat k němu licence dalším zákazníkům. Jakkoli je licence ze zákona nevýhradní, pokud není sjednáno jinak, je vhodné nevýhradní licenci sjednat výslovně, aby se předešlo výkladovým sporům.

Dále je vhodné licenci vymezit časově. Její trvání je většinou vymezeno dobou trvání příslušného smluvního vztahu (zvláště je-li platba založena na subskripčním modelu), ale není to nezbytné a licence může být udělena rovněž např. na celou dobu trvání majetkových autorských práv.

Dalším významným prvkem licence je její územní omezení. Územně neomezené licence jsou časté, podle konkrétního obchodního modelu může však dávat smysl i omezení např. na území určitého státu či souboru států. V případě územně omezených licencí může být pro vyloučení pochybností vhodné pamatovat i na specifikaci omezení na vzdálené přístupy k softwaru ze zemí mimo území, na které je udělena licence.

V neposlední řadě je namístě určit licenci i množstevně. Podle typu softwaru půjde např. o počet instalací, počet uživatelských účtů, počet souběžně přihlášených uživatelů apod. Tento aspekt licence bývá někdy předmětem licenčního monitoringu, který může dodavatel technicky provádět i vzdáleně a automatizovaně. Podmínky pro něj by však měly být uvedeny v obchodních podmínkách, stejně jako důsledky situace, kdy zákazník nedodrží sjednané limity. To je často řešeno požadavkem na doplacení nadlimitně využívaných licencí, avšak s přirážkou k základní ceně.

Zákaznická data, uživatelský obsah

Zatímco uvedené představení licencí směřuje k duševnímu vlastnictví dodavatele, relevantní je také duševní vlastnictví zákazníka, případ­ně jeho data a další obsah. Obchodní podmínky jsou vhodným mís­tem, kde lze upravit pravidla pro nakládání s daty zákazníka, přičemž konkrétní pravidla se budou značně odlišovat podle typu softwaru.

Obvyklé bývá zachování vlastnických a jiných práv zákazníka k jeho datům, tedy dodavatel v této části obchodních podmínek omezuje sám sebe, aby tak posílil důvěru zákazníka v odebíraný produkt. Zej­mé­na v případě cloudových řešení by zákazník měl mít vždy kontrolu nad svými daty a tím, jak s nimi dodavatel nakládá, včetně práva na vrácení a smazání dat při ukončení smluvního vztahu s dodavatelem. To však současně nevylučuje možnost dodavatele ponechat si určitá data tak, aby naplnil zákonné povinnosti, které se na daný typ dat mohou vztahovat – i to by měly obchodní podmínky specifikovat.

Některé typy softwaru pracují s uživatelským obsahem, tedy dodavateli neznámými daty, která uživatel může do softwaru nahrát a v některých případech např. i sdílet s jinými uživateli. Dodavatel potřebuje od zákazníka získat jednak oprávnění k případnému užití takového obsahu, jednak záruky chránící dodavatele před případným porušením práv třetích osob k danému obsahu. Opět jsou obchodní podmínky vhodným místem pro specifikaci souvisejících práv a povinností.

Hlášení a odstraňování vad

Dodavatel ke svému softwaru bude zpravidla poskytovat určitou podporu, případně i v různých úrovních a za různých podmínek. Podmínky podpory mohou být specifikovány v obchodních podmínkách nebo i v samostatném dokumentu, se kterým je však třeba po právní stránce zacházet stejně jako s obchodními podmínky, tj. začlenit ho do smlouvy.

U komplexních softwarových řešení bývají servisní podmínky velmi rozsáhlé a složité, avšak základ pro jednodušší aplikace může být stručný. V první řadě je potřeba vymezit komunikaci stran, tedy jakým způsobem bude zákazník ohlašovat vady softwaru. Může jít o e-mail či specializovanou aplikaci, případně (zvláště pro urgentní případy) telefon.

Další podstatnou náležitostí servisních podmínek je provozní doba podpory, tedy kdy se očekává, že dodavatel bude reagovat na nahlášené vady. Obvyklé označení režimů používá počet hodin a počet dní v týdnu, např. 8/5 pro standardní pracovní dobu či 24/7 pro non-stop režim. Mimo režim 24/7 je potřeba specifikovat také konkrétní časy, kdy je podpora k dispozici.

Konečně je potřeba také specifikovat doby, ve kterých je dodavatel povinen reagovat na hlášení zákazníka, případně vyřešit vady. Důležité jsou nejen hodnoty těchto dob, ale také jasné specifikace okamžiků, od kdy do kdy se doby počítají (a kdy naopak neběží). Hodí se rovněž konkrétní doby odlišit podle kategorie vady a tyto kategorie náležitě určitě vymezit. V praxi se setkáváme s tím, že dodavatelé běžně poskytují závazky na dobu reakce. Závazky na dobu vyřešení vady jsou sjednávány spíše výjimečně.

Výhody a nevýhody využití obchodních podmínek

Obchodní podmínky jsou užitečným nástrojem pro sjednocení pravidel používání určitého řešení napříč různými zákazníky dodavatele. Mohou představovat i určité zjednodušení v rámci kontraktačního procesu, alespoň pokud je dodavatel v postavení, které mu umožňuje příliš neustupovat případným požadavkům zákazníka na individuální změny podmínek. Další výhodou je snadná, neformální a rychlá možnost změny obchodních podmínek.

Dodavatel využívající obchodní podmínky by však měl myslet i na jejich nevýhody. Předně změny podmínek jsou sice snadné, ale zpravidla budou umožňovat zákazníkům vypovězení smlouvy a s tím související ukončení obchodního vztahu. Pokud dodavatel zákazníkům v jednotlivých smlouvách často umožňuje se od obchodních podmínek odchýlit, vznikne nepřehledná situace, kdy navzdory existenci obchodních podmínek dodavatel nemusí mít dobrý přehled o konkrétních pravidlech obchodních vztahů s konkrétními zákazníky.

Přes uvedené nevýhody lze obchodní podmínky považovat za velmi užitečný nástroj formulace určitých pravidel, práv a povinností souvisejících s užíváním softwarového řešení dodavatele. Jestliže dodavatel má produkt, který je s to nabízet s minimálními změnami různým zákazníkům, měl by pro takový produkt uvažovat o využití obchodních podmínek.

Mgr. et Mgr. Ing. Jan Tomíšek, CIPP/E Autor článku je advokátem a partnerem ROWAN LEGAL. Věnuje se softwarovému právu, elektronickému podepisování a identifikaci, kybernetické bezpečnosti, ochraně osobních údajů a ochraně spotřebitele. Mimo oblast IT se specializuje na přípravu legislativy a stavební právo. Vedle působení v advokacii je externím doktorandem na Ústavu práva a technologií Právnické fakulty Masarykovy univerzity.

Mgr. David Sláma Autor článku je advokát v advokátní kanceláři ROWAN LEGAL. Věnuje se oblasti práva ICT, duševního vlastnictví či ochrany osobních údajů, a to s přesahem do veřejného sektoru.