Sledovat údržbu lze z několika hledisek: náklady na preventivní údržbu, nutné neplánované zásahy, hodnota položek na skladě náhradních dílů, prostoje, vytíženost strojů atd. Souhrn těchto aspektů představuje ve finančním vyjádření velké částky, které jsou bez podpory specializovaného informačního systému těžko sledovatelné a řiditelné. Jen hodnota a množství náhradních dílů, které firma skladuje, mohou představovat tisíce položek a desítky milionů korun. Útvary údržby často zaměstnávají desítky pracovníků.
Procesy při řízení údržby je možno rozdělit na nastavení statických dat neboli definice strojů (karta stroje), parametry údržby a následně dynamické, tedy provádění a plánování preventivní údržby, řešení nutných operativních zásahů, řešení skladových pohybů na skladech údržby, hlášení odvedené práce atd. V neposlední řadě výkaznictví a reporting o těchto procesech.

Evidence strojních zařízení

Je běžné, že výrobní firma má ve vlastnictví desítky až stovky výrobních zařízení, nástrojů a přípravků, které je nutno evidovat a sledovat. Vedle číselného označení a názvu stroje je v případě řízeného procesu nutné evidovat do informačního systému další specifické parametry pro údržbu. Přičemž parametry jsou typ stroje, poloha stroje, zda se jedná o stroj klíčový, výrobce, výrobní číslo stroje, rok výroby, rok uvedení do provozu, nákladové středisko, na kterém se v účetnictví sbíhají kumulativní náklady na stroj, a další. Přínosné je grafické zobrazení stromové struktury ve smyslu firma / hala / část haly / linka / stroj, což usnadňuje především u firem, jejichž výrobní haly se rozkládají na mnoha hektarech, lepší orientaci. A to i pro pracovníky mimo segment údržby. Samozřejmostí je připojení technické dokumentace zařízení v elektronické podobě, pokynů pro provádění údržby, fotografií či jiných elektronických dokumentů.

Preventivní údržba

Pravidelná údržba se provádí dle předem definovaných parametrů. Nejčastěji je definována časovým faktorem, jako je například týdenní, měsíční či čtvrtletní údržba stroje. U zařízení, jako jsou lisy a výrobní linky, je pro provedení údržby rozhodující počet zdvihů (cyklů), což ale předpokládá monitorovat a přenášet data z technologických zařízení do systému údržby. Užitečné je, aby podnikový informační systém podporoval kombinaci obou předchozích způsobů. Zde se jedná o analogii provedení garanční prohlídky automobilu – kontrola po najetí příslušného počtu kilometrů, nebo po jednom roce. Dalším impulzem pro provedení údržby může být očekávaná událost, jako je například přestavění linky.
Pro provedení preventivní údržby je vhodné definovat pracovní postup neboli sled kroků, které v rámci údržby budou provedeny. Je třeba zvolit požadovanou kvalifikaci pracovníků, použitý materiál pro preventivní údržbu a definovat, zda je údržba prováděna vlastními zaměstnanci, nebo externí firmou. Pokud jsou tyto parametry zadány, lze efektivně plánovat práci jednotlivých kvalifikací, včas objednávat externí zásahy, a především mít ve správný čas, tedy ne dříve ani pozdě, náhradní díly na skladě.
Stejně jako výrobní zařízení by měl podnikový informační systém podpořit provádění údržby i u movitého majetku a jeho příslušenství. Příkladem je pravidelná kontrola výtahů, jeřábů a produktovodů. Ke každé budově je vhodné připojit výkres budovy, inženýrských a telekomunikačních sítí. Následné procesy jsou analogické jako u výrobních zařízení, ale jedná se zejména o časové hledisko pro provedení servisního zásahu.

Analýza nákladů na údržbu

Systém pro řízení údržby by měl automaticky vyhodnotit náklady na provedenou údržbu, a to v rozlišení, zda se jedná o náklady na pravidelnou údržbu, nebo nutné neplánované náklady. Poměr plánovaných a neplánovaných nákladů může sloužit jako rozhodující kritérium, zda dále udržovat zastaralé výrobní zařízení, nebo jestli je ekonomičtější zakoupit zařízení nové.
Náklady je vhodné sledovat a vyhodnocovat minimálně v následující struktuře a v detailu pravidelné údržby a neplánovaných zásahů:

• náklady na mzdy – odpracované hodiny pracovníků údržby s detailním popisem, kdo a kdy konkrétní pracovní příkaz na údržbu vykonal – díky evidenci je možné zpětně identifikovat případné provedení nekvalitní práce,
• materiál – množství použitého materiálu na údržbu,
• servisní zásahy – náklady na zásah externí firem.

Kvalitní systém pro řízení údržby musí poskytnout celou řadu analýz. Může to být přehled top zařízení, u kterých dochází k častým neplánovaným zásahům, z pohledu časového (největší prostoje), a hlavně finančního. Analýza prostojů a jejich vlivů na proces výroby, porovnání plánovaných nákladů na údržbu se skutečností.

Řízení údržby se vyplatí

Při výběru a procesně řízeném nasazení systému na řízení údržby se celkové náklady na údržbu mohou snížit až o dvacet procent. Snížením počtu oprav a neplánovaných odstávek může být dosaženo zvýšení produktivity výroby a prodloužení životního cyklu zařízení o desítky procent. Návratnost vložených investic se pak nepočítá na roky, ale v mnoha případech na měsíce.

Autor je produktovým manažerem společnosti Minerva Česká republika.