S většinou odborných názvů technických řešení bývá problém. Splývají nebo jsou zaměňována a každý si pod těmito termíny představuje něco úplně jiného. Stejně je to i s asset managementem, který jedni vnímají jako údržbu zařízení, druzí jako softwarový a hardwarový management. Jak to tedy vlastně je? Pod pojmem asset management obecně rozumíme systémy pro řízení a správu provozních zdrojů organizace, které umožňují firmám s rozsáhlými investičními celky a kontinuálními provozními procesy hospodařit s vlastním hmotným majetkem tak, aby vytvářely a zajišťovaly svůj ekonomický růst a současně byly schopny čelit vysokým nákladům na obnovu.


Ve firemním prostředí je více oblastí, které asset management pokrývá, ale nejčastějším a nejpalčivějším problémem z pohledu IT je právě oblast softwarového a hardwarového managementu, který řeší dva důležité aspekty provozu IT oddělení – používání softwaru v souladu s licenční politikou a nákladovou stránku. Co tedy může udělat správce IT, aby mohl spát s klidným svědomím? Jednoduchá odpověď: udělat si pořádek. Pořádek v adresářích, pořádek v evidenci, pořádek v pravidlech. Cesta k pořádku v IT vede přes asset management, nebo chcete-li, softwarový audit.

Jak na úklid

Základním výchozím krokem asset managementu je provedení softwarového a hardwarového auditu. Zvláště ve velkých a rozsáhlých firmách je jedním z obtížných úkolů kontrola, zda veškerý používaný software ve společnosti je užíván legálně. Organizaci tak hrozí nejen finanční postihy, ale především poškození dobrého jména. Kvalifikovaný audit mohou provést specialisté dodavatele přímo u zákazníka. Sběr dat je nastaven tak, aby co nejméně zatěžoval síť a nebránil tak normálnímu provozu. Provedení auditu je možné rozložit na předem zvolené časové období a získat tak i údaje o stanicích, které nejsou připojeny trvale. V rámci sběru dat je možné rovněž podle předem zadaných požadavků získat i ručně zadávané údaje od uživatelů. Samozřejmostí je ochrana firemních dat před únikem informací v průběhu celého auditu. Po fázi sběru dat ze sítě je možné výsledky dále zpracovat, sumarizovat podle výrobců softwaru, podle organizační struktury nebo podle jiných zvolených kritérií (např. po pobočkách), vytvářet šablony softwarových vzorů nebo data přenášet do grafů.





Nástroje pro audit softwaru mají téměř zázračný účinek. Jakmile dojte k ohlášení auditu u uživatelů, jako mávnutím kouzelného proutku se uvolní až 50 % diskového prostoru. Instalace většiny softwarových balíků je velmi snadná, ale ne vždy je možné použít nastavení od výrobce. Každá změna vyžaduje větší či menší námahu při studiu manuálu a poměrně detailní znalosti o konfiguraci vlastního firemního prostředí.
Pokud někteří zaměstnanci mají pocit, že audit je nemístným zásahem do jejich soukromí, můžeme je uklidnit, že žádná citlivá data z jejich počítače neodejdou, pokud za citlivá data nepovažují informaci, že devadesát procent diskové kapacity jejich počítače je zaplněno načerno zkopírovanými filmy.
Po fázi sběru a vyhodnocení získaných údajů přichází na řadu fyzické dohledání veškerých dokladů o nabytí softwarových licencí a jejich zavedení do systému. Systém pak velmi přehledně ukáže rozdíly mezi fyzicky nainstalovaným softwarem a zaevidovanými licencemi. Veškeré licence již zůstávají v programu evidovány pro další periodické audity. Nejedná se o pouhý seznam, ale i evidenci veškerých upgradů, downgradů, časově omezených licencí, domácího softwaru, freeware utilit atd. Pokud má být nástroj účinně implementován, pak je nutné nastavit i interní procesy tak, aby při koupi dalších licencí došlo k jejich zavedení do systému a veškerá data tak byla stále aktuální.

Mít tak pořád uklizeno

Počítače jsou čisté, software legální a zdá se, že vše je, jak má být. Ale pozor! Pokud budete právě vykonané dílo považovat za jednorázovou akci, dočkáte se za pár měsíců (někde to stihnou za pár dnů) nepříjemného překvapení, že se vše vrátilo do původního stavu. Při auditu jste získali úplnou evidenci licencí. Aby zůstala živým a platným dokumentem, je nutné ji průběžně aktualizovat. Jedním ze snadných nástrojů aktualizace je spuštění procesu auditu mimo plánované termíny a bez nutnosti pokaždé vypracovat kompletní zprávu.
Namátkové kontroly hříšníků odhalených při minulém auditu by měly přijít jen pár týdnů po jeho ukončení. Věřte, že postačí audit párkrát neohlášeně zopakovat a teprve pak můžete mít pocit z dobře odvedené práce. Uživatelé jsou v tomto ohledu totiž jako děti, které musíte párkrát plácnout, než pochopí, že „tohle se prostě nedělá“.

Monitoring využití počítačů

Pojem softwarový audit (inventarizace softwaru) pronikl do obecného povědomí již před více než pěti lety. Současné standardy softwarového managementu jdou ještě dále. Zavádějí systém, který poskytuje dokonalý přehled o aktuálním stavu firemní počítačové sítě, jejím reálném využívání, a optimalizuje investice do IT. Návratnost počáteční investice související s jednorázovou inventarizací a zavedením evidence je překvapivě rychlá.





Při plánování investic do IT jsou kromě informací o stávajícím hardwaru velmi důležité i informace o využití stávajícího hardwaru a aplikací. Bez údajů o skutečných aktivitách uživatelů nelze uspokojivě rozhodovat o oprávněnosti požadavků na upgrade nebo pořízení nového hardwaru či softwaru a optimalizovat tak investice do IT. Monitoring využití počítačů odhalí skryté rezervy a pomůže optimálně využít vyhrazené prostředky.
Každý správce IT zná velmi dobře nářky uživatelů na nevhodnost jejich stanice. Jeden má malý disk, druhý potřebuje rychlejší procesor, třetí větší paměť. Jak ale poznat, zda uživatelé tato vylepšení skutečně potřebují, nebo se jedná jen o nesmyslný požadavek? Velice jednoduše. Stačí se podívat na využití konkrétní stanice. Monitoring přesně ukáže, jak jsou využívány aplikace a po jakou dobu, dokonce je i schopen identifikovat specifické úhozy na klávesnici. Pokud uživatel potřebuje lepší procesor a paměť proto, že mu „běhá“ pomalu jeho oblíbená hra, pak asi není důvod stanici rozšiřovat.

Evidence majetku

Systémy asset managementu dokáží sledovat investiční majetek v průběhu jeho celého životního cyklu, od návrhu na jeho pořízení přes užívání až po vyřazení z investic. Odpovědní manažeři tak mohou přesněji předvídat stav zařízení a jeho výkonnost, plánovat a alokovat zdroje na pravidelnou údržbu a významně tak omezit finančně nákladné poruchy, výpadky nebo neplánovaná přerušení výroby. K rozhodování o opravách či náhradách provozních zdrojů mohou využívat údaje o historii zařízení a komponent a optimalizovat tak harmonogramy údržby.




Tento nástroj je určen především správcům prostředků IT, ale může nalézt uplatnění i v jiných oblastech, kde je nutné vést evidenci přiděleného majetku. Jednotlivým uživatelům je možno přiřazovat jak automaticky detekovaný hardware, tak i jakékoli jiné předměty, které je možno ručně nadefinovat. Stromová struktura dovoluje přehledně sledovat umístění jednotlivých předmětů na úrovni budov, vybavení kanceláří, periferních zařízení k počítačům a mobilních telefonů. Evidované objekty definuje správce systému. Univerzálnost systému dovoluje plně přizpůsobit strukturu evidence specifickým požadavkům každé organizace.
Evidence majetku je přínosem i pro personalisty, kteří tak mohou jednoduše zkontrolovat zaměstnance při výstupu z organizace, případně je možné vytvořit typové vybavení pro určitou pozici. Proces nástupu a odchodu zaměstnance se tak zjednoduší. K tomuto modelu se přiklání spousta velkých společností. Je zcela jasné, že účetní bude pro svou práci potřebovat zcela jinou stanici než programátor nebo obchodník. Pokud má personální oddělení k dispozici jasné zařazení do škatulky, požaduje od IT takto typově vybavenou stanici a celý proces se opět zrychlí. Nemluvě o úsporách nákladů. V budoucnu tak nedochází k problémům s nedostatečně, nebo naopak nadstandardně vybavenými stanicemi.

Outsourcing, nebo vlastními silami?

Audit lze v zásadě provést ve spolupráci s dodavatelem dvěma možnými způsoby. Jako první variantu lze využít jednorázový audit. Dodavatel provede zmapování veškerého instalovaného softwaru a hardwaru na stanicích a serverech a ve spolupráci s firemní administrativou zajistí dohledání licenčních dokumentů. Výsledkem je pak zpráva o stavu licencí a hardwaru ve společnosti s doporučeními na nápravu či rozvoj. V případě, že zákazník potřebuje pouze provést audit a další správu prostředí chce provádět pomocí svých vlastních zdrojů, lze tento typ auditu využít. Tuto variantu však ve většině případů nedoporučujeme. Následným přechodem na jiný způsob správy dochází často ke ztrátě návaznosti dalších kroků na získané výsledky aktuálního stavu. Samozřejmě je možné použít licenci pouze pro audit a později ji upgradovat na pronájem nebo trvalé užívání.
Druhou variantou je mapování veškerého instalovaného softwaru a hardwaru na stanicích a serverech a následné dohledání licenčních dokumentů. Výsledkem je pak zpráva o stavu licencí a hardwaru ve společnosti s doporučeními na nápravu či rozvoj. Tato zpráva je dále udržována a pravidelně aktualizována dle předem stanovených kontrolních období (jednou za měsíc, jednou za čtvrtletí či dvakrát do roka). Při každé pravidelné kontrole je pak dodavatelem vytvořen aktuální report, který mapuje změny za dané období a shrne vývoj řízení softwaru a hardwaru ve společnosti.

Autorka působí jako head of sales consultancy services & marketing director ve společnosti Getronics
(Czech Republic).