Vzhledem k tomu, že s předstihem avizovaný termín oficiálního ukončení podpory tohoto HR systému se začal nezadržitelně blížit, narůstá v poslední době počet organizací začínajících aktivně pátrat po náhradě za dosluhující řešení. Odkaz, který za sebou zmíněný personální systém nechává, se tak promítá v první řadě do požadavků, které jsou předkládány potenciálním novým dodavatelům a také do mantinelů diskuse, kterou jsou ochotni tito zákazníci o svých požadavcích vést. Výměna podnikového HR systému, se kterým organizace žila dlouhou dobu, se dá označit za generační a nezbytně evokuje otázku, zda ten který zákazník bude těžit z pokroku v této oblasti, nebo zůstane myšlenkově v devadesátých letech minulého století.

Technologický pokrok a informační kultura

Předně je třeba říci, zda a jaký nastal v HR systémech pokrok. Kdo se chce dnes dozvědět informace o trendech v oblasti personálních systémů, snadno najde příležitost. Odborné časopisy, konference či komornější akce určené pro specialisty, manažery a členy vedení organizací všech velikostí a oborů nabízejí dostatek podnětů. Kdo k tomu navíc sleduje různé blogy, navštěvuje virtuální konference či webináře v češtině i angličtině, má jasnou představu, která témata hýbou světem HR systémů. Ať už to dnes jsou všudypřítomné sociální sítě, mobilní aplikace nebo cloudová řešení, bývají tyto technologické „zázraky“ označovány za trendy směřování HR systémů. Otázkou je, zda trendy, tak jak jsou prezentovány, jsou známkou reality a probíhajících změn v oblasti HR systémů, nebo spíše odrazem „zbožných přání“ na straně dodavatelské. Kloním se spíše k druhé možnosti. Zdá se mi, že pokud se podaří některou z technických novinek propašovat do reálného HR systému, nestává se trendem, ale spíše jakousi marketingovou perličkou dodavatele říkající: tohle my dokážeme. I přesto je zřejmé, že technologický pokrok, který by mohl ovlivnit využívání HR systémů, je nezpochybnitelný. Daleko důležitější pro dosažení pokroku, než rozběhnout do provozu technologickou lahůdku, je ale transformovat informační kulturu v organizaci. Aby organizaci přešla technologická lahůdka takříkajíc do krve. Děje se tak?

V tomto smyslu je přístup organizací velmi konzervativní, neboť základy dnešního stavu HR systémů jsou položeny hluboko. Dosti o tom vypovídá i používaná terminologie. A tak zatímco angličtina přímo hýří pestrou terminologií tak, aby se dala vyjádřit zralost oboru HR technologií, čeština uvízla na všeobjímajícím termínu „personalistika“. Tento termín se stal součástí odborné terminologie v devadesátých letech a přetrval všechny časy dobré i zlé. Stále patří ke standardní výbavě většiny podnikových informačních systémů třídy ERP modul zvaný mzdy a personalistika. Specializovaní dodavatelé HR systémů se zpravidla odlišují tím, že nabízejí mzdy, personalistiku a řízení lidských zdrojů. Poslední léta se v odborném jazyce pokouší zdomácnět další odborný termín tím, že nabídka dodavatelů personálních systémů se rozšiřuje o samoobslužný modul. Řada potenciálních zákazníků však neunese ani tuto terminologickou pestrost a stále se vrací k nesmrtelnému termínu personalistika. Významná část profesionálů, ať už personalistů nebo informatiků, vyznává přesvědčení, že mzdy a personalistika, vnímané jako siamská dvojčata, jsou základem HR systémů a vše ostatní je navěšeno okolo nich. Samoobsluha se moc neuchytila, neboť vzbuzuje představu nákupního vozíčku, portál evokuje výraz pro webové stránky, kam se vkládají životopisy a e-personalistika je slabý soupeř na jazykovém poli odbornosti, který se neuchytil. Je tedy vůbec reálné naroubovat na personalistiku nějaké HR technologické trendy? A dává to vůbec smysl?

Čekání na Godota

V roce 1994 se mi dostal do ruky pozoruhodný článek s názvem „Čekání na inovaci v personálním útvaru: Godot implementuje HR informační systém“. Tehdy se v článku psalo, že zavádění HR systémů je trend, který z personálních útvarů dělá partnery vedení, poskytovatele informací pro rozhodování a který mění povahu práce lidí z personálního útvaru. Zároveň jsou zde zmíněny, jako reakce na změny, které si implementace HR systému vyžaduje, různé úrovně odporu a ambivalentnost postojů. Když si procházím nedávné a současné požadavky na HR systémy, mám často pocit, že posun za dvě desetiletí lze bez lupy mnohdy jen těžko rozpoznat. Důraz je kladen na mzdy jako středobod celého řešení, na který se nabaluje personalistika, docházka, řízení lidských zdrojů a sem tam nějaký samoobslužný přístup pro vedoucí pracovníky či zaměstnance. Poučnou ilustrací jsou v tomto směru třeba debaty na sociálních sítích, zda elektronické výplatní pásky zavést či nezavést, zda webináře a ostatní on-line aktivity jsou nebo nejsou přínosem a podobně. Na jednu stranu je skvělé, že se takové debaty na sociálních sítích vůbec otevírají, na druhou stranu však je dosti bolestné, v jak starých kolejích jede přes všechny „trendy“ myšlení tolika personálních útvarů. Pozoruhodné jsou také argumenty proti samoobslužným funkcím HR systémů. Od bezpečnosti údajů přes nedůvěru k lidem (špatně vyplní údaje, …) až po obavu ze ztráty vlastní práce.

„Godot implementuje HR informační systém“ tedy vyjadřuje, před dvěma desetiletími stejně jako dnes, jakousi paralelou k absurdnímu dramatu Samuela Becketta, ambivalentní postoje personalistů k HR technologiím. Samotné čekání na HR systém tak dokonalý, že jako mávnutím proutku změní život, paralyzuje jejich vlastní kroky a rozhodnutí zasadit se o zlepšení vlastním přičiněním. Ta nedůvěra a obava lidí z personálních útvarů je srozumitelná a nanejvýše pochopitelná. Pro organizaci se však situace stává obtížnou, pokud na stejnou hru přistoupí i útvar informatiky. Bohužel je to častější a snadnější, než by se mohlo zdát. Jelikož informatici jsou „z druhého břehu“ než personalisté, nelámou si často hlavu s tím, co se v této oblasti odehrává. A personalisté jim to nikterak neusnadňují. Pokud informatici nejsou obzvláště komunikativní a empatičtí, rádi se spokojí s konceptem, že HR systém vlastně není nic jiného než mzdy a personalistika. Není pak nijak řídkým zjevem, že HR systém i sami vybírají podle svých představ.

Jde o koncept

Nutně vyvstává otázka, zda je vůbec v HR systémech nějaký rozdíl, který by se neopíral jen o výčet technologických fines? Jde skutečně o rozdíl, nad kterým by stálo za to se zamýšlet? Troufám si tvrdit, že ano, že rozdíl není v detailech, ale v konceptu. Když v roce 1987 založil Dave Duffield a Ken Morris společnost PeopleSoft, jejich stejnojmenný produkt se stal mezníkem a později legendou právě díky svému konceptu, platnému dodnes. Protože nešlo jen o evidenční systém, ale o systém plánovací, nese dodnes visačku prvního systému pro řízení lidských zdrojů. Tentýž Dave Duffield, stratég firmy PeopleSoft, založil v roce 2005 společnost Workday, která opět posunula laťku – stejnojmenný systém pro řízení lidského kapitálu je provozován výhradně jako cloudové řešení. Samoobslužný přístup pro zajištění on-line procesů je jeho nativní součástí, nikoliv jen nějakým doplňkovým modulem. Naopak mzdový software může být použit od řady dodavatelů ve formě tzv. payroll engine. Mzdy a personalistika již dávno přestaly být středem světa HR systémů. Workday trhá rekordy v prodeji.

Vraťme se na začátek k požadavkům, které svým potenciálním dodavatelům předkládají dlouholetí zákazníci dosluhujícího HR systému a k mantinelům debat, které se o těchto požadavcích s nimi dají vést. Jednoduše řečeno, na požadavcích se většinou nezapře původ jejich vzniku. Jak strukturou, tak specifickým jazykem. Když jsem se během jednoho takového jednání s potenciálním zákazníkem zeptal, jak jejich požadavky vznikly, bez okolků mi to prozradil – opsali ze svého, bezmála dvě desetiletí starého HR systému oblasti a funkce, které dlouhá léta využívají. Mantinely debat o takto nastavených požadavcích jsou různě pohyblivé. Zazní-li hned na začátku jednání oblíbená mantra o siamské dvojici mzdy a personalistika, je více méně jasné, že žádný pokrok se konat nebude. O to více je potěšitelné, když po úvodních schůzkách a prezentacích zarezonuje v týmu potenciálního zákazníka názor založený na poznání, že jejich organizace může těžit z pokroku, když nový HR systém nebude jen přesnou kopií toho starého, ač vytesán z nové technologické matérie. Uvědomí si, že pokud jim dříve šlo o centralizaci zpracování všech HR oblastí, dnes dává technologie příležitost ke skutečné on-line spolupráci všech zúčastněných – personalistů, manažerů, vedení, zaměstnanců, uchazečů i dodavatelů. Chce to jen nezůstat myšlenkově v devadesátých letech.

František Mika
Autor je ředitelem společnosti MMI.