Hned na úvod si pojmenujme každodenní výzvy a problémové oblasti při řízení práce lidí v týmu:

• Nejasné odpovědnosti
• Predikce poptávky
• Návaznosti činností
• Změny termínů
• Komunikace
• Dostupnost zdrojů a sledování vytíženosti
• Předávání podkladů a informací
• Sledování nákladů a návratnosti

Jak uvedeným výzvám čelit? Využijte několika základních postupů, které se již osvědčily v praxi, a najděte si vhodné nástroje, které vám níže uvedené pomohou řešit efektivně:

1. Určete odpovědnosti

Pro každý charakter práce je trošku jiný způsob, jak určovat odpovědnou osobu za dokončení úkolu. Někdy za úkol odpovídá ten, kdo jej vytvořil, někdy zase ten, kdo ho dostane přiřazený, a občas někdo úplně jiný. Je ale důležité tohle definovat hned na začátku projektu nebo v každém novém úkolu (pokud to není pro celý projekt stejné). Ze zpětné vazby od klientů vím, že úkol bez odpovědné osoby s velkou pravděpodobností zapadne a zůstane nedokončený. Další úrovní odpovědnosti je termín. Zní to trošku divně, ale úplně stačí, když si v týmu určíte člověka, který bude hlídat úkoly s blížícími se nebo prošvihnutými termíny a bude odpovědný za jejich dokončení, nebo posunutí směrem k dokončení.

2. Jak předpovídat množství práce

Na tohle by se nám hodila křišťálová koule, kterou ale nikdo z nás nemá. Budeme si muset vystačit s méně přesnými ukazateli, které ovšem k dispozici ve firmách většinou jsou. Základem je uvědomění si celé cesty od marketingu, zákaznické podpory, přes obchod až po produkci a dodání. Bez této metriky nebudete schopni efektivně a smysluplně plánovat a regulovat množství poptávky. Nutno dodat, že ne vždy je tohle jednoduché a přímočaré. Pro každý obor je totiž „vzorec“ rozdílný a je potřeba hledat a měřit důležité metriky ve vašem kontextu.

Další možností je predikce na základě historických dat. Pokud nezačínáte na zelené louce, tak se podíváte na vývoj objemu práce v předchozích letech (sezonách) a budete odhadovat objem práce v nadcházejícím období. Berte ohled na chování celého trhu a vývoj ve vašem segmentu produktů či služeb.

3. Řízení návazností a termínů

Mnohdy úkoly neexistují samostatně a je potřeba je začlenit do větších celků (projektů/kampaní/akcí). Často jedna činnost navazuje na druhou a bez jedné nelze dokončit druhou a tudíž i celek. Pro takové úkoly existuje Ganttův diagram, který tento způsob řízení významně usnadňuje. Máte-li takový řetěz činností, vždy začínejte od celku a rozkládejte ho na menší dílčí celky. Snažte se mít pouze nezbytně nutné minimum návazností (co nejmenší celky). Čím víc takových vazeb existuje, tím je řízení komplexnější a bez větších zkušeností je více a více složité. Mezi výhody patří snadné posunutí celého řetězu návazností při změně termínu a snadnější přeplánování. V menších firmách a týmech mám zkušenost s tím, že takové striktní řízení je spíše překážkou než rychlejším způsobem dokončení úkolů. Také to vyžaduje zkušenou osobu v oblasti projektového managementu. Praxe ukazuje, že to dokáže nahradit dobré nastavení osobní odpovědnosti lidí (viz bod 1) a předávání mezi osobami v životním cyklu úkolu. Hlavní výhodou je snadné pochopení takového řízení pro všechny účastníky. Stačí nastavit pár základních pravidel, jako např.: „Jakmile svou část práce na úkolu odvedeš, tak to předej na osobu B a posuň termín na XY.“ Podobná tabulka posloupností (akcí s úkolem) může existovat už v zadání úkolu. Je to jednoduché a transparentní a nevyžaduje to dlouhé zaškolení celého týmu do komplexního projektového řízení.

4. Komunikace jako lakmusový papírek

Vídám často, že komunikace je v týmech velmi často podceňovanou oblastí. Přitom na hospodářském výsledku má lví podíl. Ve firmách se často telefonuje, píšou se e-maily, používají se whatsappy, messengery atp. Čím více je komunikace fragmentovaná, tím delší čas všichni tráví dohledáváním informací. A co je dnes důležitější než efektivně strávený čas každého zaměstnance. Představte si situaci, kdy každý ve firmě tráví hledáním informací tři hodiny denně anebo – v případě efektivního fungování – pouze jednu hodinu denně. Pokud jsou informace rozstrkané všude možně, tak takových úspor opravdu lze reálně docílit. Každá firma by měla mít jedno místo, kde všichni členové týmu kdykoliv snadno a rychle najdou důležité informace, termíny a podklady pro jejich práci. Myslete na to při výběru vašeho systému na projektové řízení.

5. Management zdrojů

Zdrojem, jehož využití potřebujeme řídit, může být tiskárna, grafický designér nebo firemní auto. Celá problematika je poměrně složitá a existuje řada speciálních aplikací, které najdete pod pojmem Resources management. Mám pro vás jen pár kritérií, která při výběru aplikace pro management zdrojů sledovat:

• jednoduchost zadávání odhadů a stavu dokončenosti,
• snadná správa a kategorizace činností/odborností (např.: design, výroba, programování),
• realtime přehled celého týmu a jeho vytíženosti,
• možnost ovládání kdykoliv a kdekoliv,
• návaznost na reálně odpracované časy, přehledné porovnání s odhady a viditelnost procentuální dokončenosti.

Obecně lze říci, že reálný přínos mají pouze snadno použitelné systémy a aplikace. Cokoliv se používá krkolomně a má příliš mnoho možností použití, tak tým velmi často odmítne používat.

6. Sledujte náklady a návratnost činností

Vídám často, že se firma rozhodne udělat např. kampaň na nový produkt, vymýšlí billboardy, letáky, online reklamy, ale už se tolik nezabývá návratností všech těchto aktivit v kontextu produktu/služby, kterou prodává. Základem je rozpočet pro každý větší dílčí celek, který by měl po odečtení všech nákladů přinést ideálně několikanásobek plánovaného rozpočtu (zisk). Řeknete si, že tohle je přece úplně elementární záležitost, kterou zná a dělá každý podnikatel. Udělat to ale pořádně není tak úplně triviální, tak se na to opravdu zaměřte. Nedůsledný výpočet může znamenat v absolutních číslech nemalou ztrátu. Pokud tohle neřídíte, pak jen sázíte na pár čísel v ruletě.

Začněte od důsledného zjištění marže a ziskovosti produktu/služby a definujte množství, které chcete (jste schopní) prodat. Pak pokračujte na definování rozpočtu, který by měl být násobně menší než celkový zisk. Jakmile máte základ hotový, pak „už jen stačí“, aby všichni zaměstnanci důsledně vykazovali strávený čas (ideálně násobený nákladovou hodinovou mzdou) a dodatečné související náklady. Na konci by vám měl vypadnout přehled vydali jsme peněz vs. získali jsme peněz. Zní to jednoduše, ale nastavit proces a dodržet ho už je složitější. Na co si dát pozor:

vykazování času, peněz a nákladů musí být opravdu jednoduché pro každého člena týmu,
rozdíl realita vs. rozpočet vs. dokončenost by mělo být možné sledovat v průběhu realizace, aby bylo možné pružně reagovat na negativní vývoj,
opravdu velkou pozornost věnujte počátečnímu výpočtu marže a určení rozpočtu.

7. Bonus: Vyzkoušejte agilní přístup

Pokud to vaše situace (tým, produkty, služby) dovoluje, zkuste řídit projekty a úkoly více agilně. Agilní metody jsou vhodné pro řešení, kde je nutné pružně reagovat na změny. Základní rysy agilního přístupu jsou:

• nejvyšší prioritou je přinést co nejrychleji fungující minimální řešení problému,
• změny v zadání jsou běžné a dějí se často,
• průběžné práce zajišťují dlouhodobý a udržitelný vývoj,
• základem je jednoduchost a úzká spolupráce všech subjektů,
• v týmu jsou nastavené takové podmínky, aby se „samoorganizoval“ a zefektivňoval (standupy, průběžné vyhodnocování a zlepšování postupů).

Jan Kulda Autor článku je spoluzakladatelem společnosti Freelo Bay, která vyvíjí nástroje usnadňující správu úkolů v týmu a pomáhá firmám s procesním řízením.