Tvůrci ERP pro malé a střední firmy zareagovali a vznikl software určený pro velmi specifické potřeby personalistů. Software, který dokáže sledovat a řídit práci s lidskými zdroji od úplného začátku.

Vše začíná nutností přijmout nového zaměstnance. V tu chvíli začíná běžet sled činností, který lze souhrnně nazvat „nábor“. Sem patří například evidence volných míst a evidence uchazečů o zaměstnání či záznamy pohovorů se zájemci. Informační systém však dokáže zajistit pro personalisty podporu už ve chvíli, kdy ještě nejde o konkrétního uchazeče, ale o to, „vědět, kam sáhnout“. Zde přichází ke slovu například personální a organizační struktura s popisem míst, včetně příslušných kvalifikačních profilů, plánovaného počtu zaměstnanců či evidence vztahů podřízený–nadřízený a podobně.

Za pomoci softwaru mohou personalisté vytvářet neomezené množství pracovních pozic a detailně je specifikovat. Už ve chvíli, kdy se plánuje přijetí zaměstnance, však je nutno pomatovat na všemožné souvislosti. Na konkrétní pracovní pozici je proto třeba navázat například lékařské prohlídky, které musí zaměstnanec absolvovat, či dovednosti a znalosti, které jsou pro danou pozici požadovány. Tyto specifikace následně pomohou při vyhodnocování vhodnosti uchazečů pro danou pozici.

Aby se nám lépe vybíralo, měli bychom vědět více i o struktuře, do níž se má nový zaměstnanec zařadit. Od softwaru proto požadujeme, aby dokázal vytvořit personálního „pavouka“, kde na první pohled můžeme vidět nadřízenost či podřízenost jednotlivých pracovních pozic a jejich vzájemné vazby.

Nestačí však prostě obsadit pozici a odškrtnout si splněný úkol. Potřebujeme vědět, že jsme pro dané místo vybrali správného uchazeče. Potřebujeme proto vědět, které znalosti a dovednosti jsou pro které místo potřeba. Například může jít o znalosti jazyků nebo o schopnost programovat, či dnes už téměř samozřejmou dovednost – řízení motorového vozidla. Ale nejen to – personalisté i v malých a středních firmách dnes potřebují u mnoha zaměstnanců vědět například i to, zda umí dobře prezentovat, zda je empatický a jestli je či není týmový hráč. A samozřejmě důležitá je i doba jeho praxe. K jednotlivým místům, potažmo uchazečům o zaměstnání či zaměstnancům, pak budeme tyto znalosti a dovednosti podle potřeby přiřazovat. Samozřejmě s pomocí příslušné části softwaru.

Zevnitř, nebo zvenčí?

Vraťme se však ještě na okamžik do doby, kdy zaměstnance teprve hledáme. Ne vždy je nutné vhodného uchazeče hledat prostřednictvím poptávky na internetu či dalšími „externími cestami“. Ačkoli i zde je systém platným pomocníkem, zejména pokud je propojen s různými pracovními servery. Dokáže totiž často například evidovat text inzerátu, datum jeho zveřejnění a také jeho číslo, které budou uchazeči používat ve svých reakcích na vypsanou nabídku místa. Informační systém umí také evidovat zájemce, kteří se o podobnou pozici v minulosti ucházeli, nebo pracovníky ve vlastní firmě, u nichž existuje předpoklad, že by mohli ono místo zastávat. Právě oni jsou v mnoha případech objekty „první volby“ personalistů. Nicméně software dokáže rozlišit, zda je uchazečem o zaměstnání míněn člověk, který se o danou pozici uchází zvenčí, anebo některý ze stávajících zaměstnanců, a podle toho jej také příslušně eviduje. A – jak jinak – software také vypisuje dle daných kritérií výběrové řízení a jeho prostřednictvím lze kontrolovat, zda je v danou chvíli teprve v plánu, ještě v běhu, nebo zda už je ukončeno.

Uchazeče o zaměstnání lze v informačním systému evidovat. Údaje toho, který je ve výběrovém řízení úspěšný, pak lze obvykle přenést přímo do modulu určeného pro zpracování mezd. Nezřídka se stává, že nový zaměstnanec je přijímán současně s právě vznikající novou pracovní pozicí. V tom případě – opět za pomoci softwaru – musíme tuto pozici de facto vytvořit. To znamená, že je například potřeba určit, jaké jsou požadavky na zaměstnance, zejména pokud jde o jeho vzdělání. Jaká bude jeho pracovní náplň. A samozřejmě i to, jaký bude jeho plat, případně odměny a podobně.

S každou pozicí souvisejí i nejrůznější vedlejší povinnosti, jako absolvovat školení či lékařské prohlídky a podobně. I to se eviduje a plánuje v personálním softwaru, který velmi pečlivě hlídá, aby každý zaměstnanec absolvoval vše, co musí, a aby byli jeho nadřízení v případě potřeby informováni o výsledcích.

Evidence jednoduše a rychle

Jakmile uchazeč absolvuje výběrové řízení, je záznam o něm zanesen do systému, zpravidla pod některou z položek, jako jsou Úspěšný, Nástup do PP, Kontaktovat později, Odmítnut či Zaměstnán. Nyní přicházejí ke slovu takzvané personální složky, v případě malých a středních firem umožňující jednoduchou personální evidenci. Na podkladě uživatelem nadefinovaných složek a filtrů nebo na základě generátoru personálních sestav dávají možnost vytvářet různé sestavy personálního charakteru. Tímto způsobem můžete například u zaměstnanců sledovat a kontrolovat úroveň jejich znalosti jazyků, platnost různých průkazů a certifikátů atd.

Také je samozřejmě potřeba evidovat informace o platu, odměnách a benefitech konkrétního zaměstnance. Je tedy třeba, aby personální software byl velmi úzce provázán se softwarem mzdovým, což v systémech pro malé a střední firmy obvykle velmi dobře funguje. Ostatně, pokud by nefungovalo, nebyl by systém pro personalisty ani pro majitele příliš ideálním pomocníkem.

Jestliže byl konkrétní uchazeč o zaměstnání shledán jako vhodným pro danou pracovní pozici a firma si jej přeje zaměstnat, tzn. vytvořit z něj „normálního“ zaměstnance, jsou obvykle jeho data přenesena do mzdového modulu. V něm se vytvoří „nový zaměstnanec“ s novým osobním číslem. Do mzdové části systému se přenáší například typ mzdy, druh pracovního poměru, datum nástupu, dohodnutá výše mzdy a podobě. Navíc tam jsou ale i údaje, které přímo s platem zaměstnance zdánlivě nesouvisí. Například již zmíněné dovednosti, dosažené vzdělání či název pracovní pozice.

Valčík na rozloučenou

Poněkud neradostná kapitola nastává ve chvíli, kdy manažer není spokojen s výkonem pracovníka. To ovšem neznamená, že dotyčný hned dostane výpověď. Té by měly předcházet zejména upozornění zaměstnance, tzv. vytýkací dopisy. Pokud však nenastane kýžená změna, dojde zpravidla k výpovědi. Pak je ovšem třeba opět pomocí systému zajistit, aby zaměstnanec například odevzdal firemní vozidlo, počítač či mobil a aby my byla odebrána nejrůznější oprávnění, zmocnění a pověření. To znamená, že přichází na řadu výstupní list – pochopitelně též vygenerovaný informačním systémem.

Proč však myslet hned na odchod v důsledku nespokojenosti nadřízených. Často pracovní poměr končí odchodem do důchodu. Ani tady samozřejmě nemůže chybět osvědčený asistent personalisty – informační systém. Kdo jiný by vypočítal dobu, která zaměstnanci zbývá k odchodu do důchodu?

Jednotlivá softwarová řešení určená pro personalisty se pochopitelně poněkud liší, ale v jednom by si měla být velmi podobná – jejich tvůrci musí velmi podrobně znát potřeby firem, personalistů i zaměstnanců a z těchto znalostí při tvorbě softwaru vycházet.

Milan Juřen