Získat a udržet si kvalitní zaměstnance nebylo snad nikdy tak důležité, jako dnes. A tak firmy často mluví o tom, co vše dělají pro to, aby měli jejich pracovníci radost z práce, byli produktivní a především – angažovaní. To je jistě chvályhodný cíl. Potvrzuje jej i nedávný průzkum společnosti Oracle, z něhož je patrné, že větší zapojení zaměstnanců má strategický význam pro 93 % společností.

(Ne)kvantifikovaná angažovanost

Tentýž průzkum však odhaluje, že mezi ambicí a schopností takové angažovanosti dosáhnout nebo ji posilovat zeje viditelná propast. Současné podnikové procesy zkrátka dosud nejsou optimalizovány tak, aby vedly k většímu zapojení zaměstnanců. Například 68 % zkoumaných firem zjišťuje spokojenost a zapojení zaměstnanců na základě standardních dotazníků, často pouze jednou ročně. Pomineme-li, nakolik je vypovídající průzkum angažovanosti na základě dotazníků, pak se dále dobereme k tomu, že pouze 37 % firem následně používá pro vyhodnocování také pokročilé analytické metody.

Nezastupitelná role HCM v moderní organizaci

Co HR oddělení potřebují, je přesný způsob sledování stavu svých lidských zdrojů a proaktivní přístup ke komunikaci se zaměstnanci. A stejně tak potřebují demonstrovat návratnost investic do iniciativ pro podporu angažovanosti vedení společnosti, což se pak typicky odrazí v ještě větším důrazu na posilování zapojení zaměstnanců.

To vše umožní HR specialistům a HR manažerům nástroje, jako je pokročilá analýza dat, možnosti dynamické zpětné vazby zaměstnanců a propojení těchto informací s obchodními výsledky, hodnocením produktivity atd. Vítejte ve světě moderních řešení HCM (Human Capital Management).

Vyspělé řešení HCM se v rámci řízení lidského kapitálu uplatní na všech frontách, pokrývá a zefektivňuje celý proces od A do Z. Podívejme se na některé zásadní oblasti HCM podrobněji.

Zvýšení produktivity a efektivity při náboru

Začněme u tradičního náboru pracovníků. Na tom se zdánlivě nic nemění. O čem se lze ale bavit je efektivita tohoto procesu. Dokážete například zautomatizovat větší část rutinní práce při publikaci volné pozice? Vyspělé HCM řešení ano, ať už jde o tvorbu popisu pozice přes výběr kariérních portálů pro publikaci, vlastní publikaci, integraci hodnotících dotazníků až po sběr kandidátů a výběr těch nejvhodnějších. Samozřejmostí je rychlé prohledání databáze kandidátů podle různých kritérií, a to nejen ve strukturovaných datech, ale i ve všech přílohách libovolného typu (životopisy apod.). Nad kandidáty ze všech těchto zdrojů lze poté provést automatickou „předselekci“ podle požadovaných kritérií.

Velkou úsporu času i nákladů znamená možnost automatické korespondence s kandidáty e-mailem či SMS, počínaje automatickým poděkování za zájem kandidátům s nedostatečnou kvalifikací, zprávu zaslanou při změně stavu kandidáta (iniciované náborářem) a konče třeba oznámením o obsazení pozice. Výhodou je také přesný a kompletní přehled historie interakcí s kandidáty a interního schvalovacího procesu včetně všech podkladů.

Praxe přitom ukazuje, že díky HCM systému se i zdlouhavé rutinní úkoly se stávají záležitostí minut a nárůst produktivity se může blížit až 100 %. 

Ukázka z aplikace Oracle HCM – Prediktivní analýza rizik odchodu pracovníků

Sociální sítě, výkladní skříň i zdroj dat

Zcela zásadní roli dnes hraje v oblasti HCM jejich provázanost na sociální sítě. Při vypisování nových pozic je díky tomu možné využít funkcionalitu automatické tvorby kampaní a publikaci ve formě řízených kampaní přímo z informačního systému. Na sociálních sítích si pak firma může například prostřednictvím zajímavého obsahu vytvořit komunitu followerů nebo nalézt vhodné cílové skupiny a na ty kampaň namířit. Následně je může bezplatně oslovit jako zajímavý zdroj kvalitních kandidátů (zde nebereme v potaz placené profesní sociální sítě).

Napojení na sociální sítě se ale uplatní třeba i při doporučení pozice ze strany zaměstnanců, které je považováno za jeden z nejspolehlivějších zdrojů při hledání nových talentů. Moderní informační systém pro HCM nejenže pomáhá citlivě a selektivně informovat o volných pozicích vlastní zaměstnance (podle jejich profilů), ale také umí například automaticky předběžně vyhledat potenciálně vhodné kandidáty z okruhů jejich přátel na sociálních sítích. Také vlastní přeposlání doporučení zaměstnance potencionálnímu kandidátovi je možné realizovat prostřednictvím sociální sítě (nebo e-mailu) a v případě úspěchu kandidáta může být zaměstnanci automaticky vyplacen bonus.

HCM a angažovanost pracovníků

Nábor kandidátů je však pouze jedním aspektem komplexního procesu řízení lidských zdrojů. Podstatnou roli hrají systémy HCM také v jeho dalších fázích.

Základem je, že přímí nadřízení mohou do systému pravidelně zanášet informace o plnění cílů, hodnocení zaměstnanců, jejich plánech rozvoje atd. Vedoucí pracovník má k dispozici komplexní obraz kariéry, rozvoje a potenciálu každého pracovníka. Může sledovat výkonnost, rozvoj i případné problémy podřízených, podporovat jejich kariéru a včas reagovat na vznikající potíže. Samotný zaměstnanec ihned vidí, jak se mu daří a jaké šance na další uplatnění v organizaci má.

Klíčovou roli hraje analýza dat o zaměstnancích a flexibilní možnosti reportingu, který poskytne informace pro podporu rozhodování. Analýzou dat lze například odhalit silné a slabé stránky zaměstnanců a případně nabídnout i přestup na vhodnější pozici. Nebo na základě jeho preferencí nabídnout relevantní školení. HCM systém může být dokonce přímo provázán na modul vzdělávání, kde si zaměstnanec kurzy přímo zapíše a manažer může sledovat jeho výsledky.

To vše má nemalý vliv na celkovou spokojenost zaměstnanců ve firmě. Pokud totiž mluvíme o angažovanosti zaměstnanců, pak jde nejen o to poskytnout jim možnost práce s moderními a produktivními pracovními nástroji, jako jsou mobilní zařízení a intuitivně použitelné aplikace, ale také pomoci jim při rozvoji jejich kariéry.

Postupně se tak dostáváme až do oblasti rozvoje a plánování kariéry a strategického řízení lidských zdrojů. Díky moderním analytickým nástrojům se lze dobrat také možnosti skutečně sledovat a měřit zapojení zaměstnanců a efekt investic, které mají toto zapojení podněcovat.

Navíc pokud firma začne lidské zdroje strategicky řídit, může se dostat od kariérního plánování zaměstnanců až k oblasti řízení nástupnictví v případě, že v některých oblastech zaměstnanci výrazně stárnou.

Kromě toho však lze počítat i se zefektivněním v některých ryze praktických oblastech, jako je např. onboarding a offboarding. V praxi když zaměstnanec nastupuje, potřebuje různá přístupová práva, počítač, auto, a to vše lze řídit přímo prostřednictvím HCM systému. A analogicky to funguje i naopak, takže například nevznikne situace, kdy přístupová práva do klíčové aplikace zůstávají platná i dlouho po odchodu zaměstnance.

Moderní HCM systém? Ideálně v cloudu

Jedním z aktuálně žhavých trendů je provoz HCM jako služby. Zákazník dnes typicky nemusí a stále častěji ani nechce kvůli zavedení nového infomačního systému budovat složitou infrastrukturu, když jej může využívat v cloudu. Důvodů je více: snadná implementace, transparentní náklady na bázi měsíčních poplatků podle skutečného využití služby, nebo i (což se po zmíněných argumentech často přehlíží) bezstarostný provoz a dostupnost nejnovější verze nástroje. Vůbec není nutné řešit zálohování dat či obnovu po havárii, lze je brát jako samozřejmou součást služby.

Proč je ale právě HCM systém vhodným kandidátem pro volbu cloudové varianty? Třeba už právě proto, že se nacházíme v době, kdy boj o talenty sílí a firmy potřebují rychle zefektivnit své HR aktivity. Avšak čistě pragmaticky vzato: Správa lidských zdrojů typicky nepatří ke core aktivitám většiny organizací. Přitom jen málokterá společnost je dnes ochotna investovat prostředky do řešení, které neslouží k podpoře jejího hlavního businessu. Cloudové HCM řešení je pak ideálním východiskem, a to navíc bez ohledu na velikost firmy. Je dostupné pro firmu s 50 zaměstnanci, ale bez problémů škálovatelné pro potřeby organizace s 10 tisíci zaměstnanci. To firmě navíc dává prostor ověřit si návratnost a rozhodnout se, zda si předplatné prodlouží.

Správní lidé na správných místech

Dostat správné lidi na správné místo. A na něm je udržet, spokojené a aktivně zapojené do fungování firmy. To je naprostý základ, bez kterého se žádná společnost nestane úspěšnou. Jak bude organizace efektivní a úspěšná, je dáno tím, zda dokáže najít ty pravé talenty a plně využít jejich potenciál. Informační systémy pro oblast lidských zdrojů mohou být velkou oporou v celém procesu řízení lidských zdrojů, ale také nástrojem pro podporu jejich angažovanosti.

Milan Černý Autor článku je konzultantem pro oblast HCM ve společnosti Oracle.