facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEMS 11/2014 , HRM/HCM - Řízení lidských zdrojů

Inovace v personálních systémech



OKsystemKonzervativním systémům pro řízení lidských zdrojů odzvonilo. Současné HRM systémy už nejsou určeny výhradně personalistům, ale jsou do nich zapojeni všichni zaměstnanci, externisti i vedoucí pracovníci. Přední dodavatelé se proto ve svých systémech snaží nabídnout nejen rozšířenou paletu funkcí, ale také možnost přistupovat k nim prakticky odkudkoliv přes webový prohlížeč nebo mobilní zařízení.


Moderní personální systém musí podporovat kompletní cyklus práce personalisty, od výběrových řízení a náborů (i hromadných) s automaticky generovanými pracovními smlouvami, mzdovými výměry a dalšími dokumenty potřebnými pro nástup nebo výstup zaměstnance. V průběhu pracovně-právních vztahů se klade důraz zejména na vyžádání a evidenci pracovních pomůcek, průběžné sledování požadavků na zdravotní prohlídky, povinná školení, sledování vzdělávání zaměstnanců, pravidelná hodnocení navázaná na odměny a systém benefitů, mzdové a platové postupy atd.

Zvlášť cenný je pro každého personalistu systém průběžného upozornění na důležité termíny, jako jsou končící pracovní poměry, zkušební doby, požadavky na zdravotní prohlídky, zákonná školení, certifikace apod. Správný personální systém by měl být doplněn konfigurovatelnou elektronickou nástěnkou, na které lze sestavit kombinace informačních panelů.

Vedle těchto relativně běžných funkcí se do personálních systémů v posledních letech promítají trendy, které ovlivňují IT jako celek. Kromě využití služeb cloudu nebo propojení více agend do jednoho systému mezi ně patří rozšíření možností HRM systému o další specifické agendy a moduly. Mezi rozšiřující moduly patří bezesporu například manažerské informace nebo správa čipových karet.

V případě manažerských informací se obvykle jedná o rozsáhlý soubor připravených sestav, které lze uživatelsky dále rozšiřovat a upravovat pro konkrétní potřeby dané firmy. Datové zdroje lze interpretovat formou grafů a jednoduchých dashboardů, které lze zpřístupnit pomocí webové samoobsluhy manažerům, liniovým vedoucím a dalším pověřeným osobám. Tyto reporty má tedy každý připravené podle svých požadavků a kdykoliv aktualizované.

Firmy vyžadují také správu čipových karet přímo v HRM systému. Jedná se o aplikaci, která je určena pro personalizaci a správu životního cyklu identi?kačních a čipových karet. Čipové karty jsou zaměstnancům vydávány za účelem šifrování, autentizace elektronického podpisu, ale také pro širokou škálu bezkontaktních aplikací, například pro docházkový nebo přístupový systém, stravování a další. Správu čipových karet mohou doplňovat další navazující funkce, například správa klíčů. Ta umožňuje generovat a bezpečně archivovat kryptografické klíče a obnovovat klíče při součinnosti bezpečnostních správců. Další funkcí může být správa certifikátů, která podporuje automatické vytvoření žádosti o certifikát při vydání čipové karty, jeho nahrání na smart čipy a následně umožňuje centrální evidenci a správu používaných certifikátů.

Další novinkou, která je spojena s inovací přístupu k datům, je používání mobilního telefonu pro práci s HRM systémem. Ti zaměstnanci a manažeři, kteří tráví většinu pracovní doby na zahraničních i tuzemských pracovních cestách, mohou pořizovat docházkové záznamy prostřednictvím tabletu nebo mobilního telefonu s využitím nativní mobilní aplikace, případně s využitím mobilního webového prohlížeče. Kombinace mobilního a desktopového klienta poskytuje zcela nové možnosti pro procesní koncepci personálních systémů. Dodavatelé HRM systémů se snaží do mobilního telefonu přenést ty funkce, které jsou nutné a vyžadují reakci, popřípadě schválení nadřízeného. Jedná se především o zadání docházky, žádost a případně schválení nepřítomnosti (služební cesta, dovolená atd.). Neméně důležitá je funkce přítomných osob, kdy přes mobilní telefon můžeme zjistit přítomnost zaměstnance na pracovišti.

Rozšířit, urychlit, zlepšit

Inovace v HRM systémech jsou přirozeně hnány poptávkou. Dodavatelé musí vyvíjet a udržovat svůj systém v souladu s aktuálními trendy a potřebami zákazníků. V důsledku se tak rozšiřuje nejen funkční záběr těchto aplikací, ale hledají se také cesty, jak zkvalitnit práci s těmito aplikacemi a jak urychlit procesy s nimi spojené. Na důležitosti nabývá možnost pracovat s personálním systémem odkudkoliv, a to i prostřednictvím mobilního telefonu. Příkladem systému tohoto typu je personální systém pro řízení lidských zdrojů OKbase.

OKsystem Jana Benáková
Autorka je obchodní ředitelkou společnosti OKsystem.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.

Inzerce

Digitalizace výroby je podmínkou úspěchu

IT Systems 9/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili především na výrobní podniky, které v posledních letech čelí v Evropě řadě překážek. Boj o udržení konkurenceschopnosti je pro ně stále složitější. Přestože těch, kteří by průmysl nejraději úplně vymýtili a chodili po rozkvetlých loukách, je jen hrstka, podařilo se jim přesvědčit velkou část veřejnosti, že čím více nařízení budou muset firmy splňovat, tím lépe se jim bude podnikat.